Document DNA® ist eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und bietet Funktionen für eine elektronische Erfassung, Speicherung, für die gemeinsame Nutzung sowie den Abruf und das Weiterleiten unternehmenskritischer Daten und Dokumente. Diese Lösung von Exela zielt auf eine Erhöhung der Produktivität mithilfe eines Zugangs zu einem digitalen Netzwerk ab. Document DNA™ ermöglicht es Ihrem Unternehmen, automatisch und unverzüglich Dokumente über das Internet an jeden Standort zu schicken, wobei Sie auf eine Reihe von Lösungskomponenten zurückgreifen können.
Nutzen Sie Document DNA®, um Informationen jeglicher Art zu erfassen, unabhängig davon, ob diese in Papierform oder einem elektronischen Format vorliegen. SourceHOV scannt oder importiert die Informationen, sie können manuell eingegeben oder über eine vollständige OCR-Lösung erfasst werden. Anschließend werden die Informationen indiziert und in unsere Document DNA®-Datenbank aufgenommen und stehen so für einen einfachen, internetbasierten Zugriff zur Verfügung.
Document DNA® bietet eine robuste, maßgeschneiderte Workflow-Lösung, die sich nahezu für jede Anwendung oder vertikalen Markt eignet, für die bzw. den eine strukturierte Verwaltung von Geschäftsprozessen, Regeln und Routing erforderlich ist. Dazu gehören beispielsweise Forderungen und Verbindlichkeiten, Personaldienstleistungen, Rechtsdienstleistungen, Hypothekenkreditgeschäfte und vieles mehr.
Durch eine einfache, gemeinsame Verwaltung und Verwendung von Dokumenten können Sie Geschäftsprozesse noch besser ausrichten und die Kommunikation verbessern. Diese Komponente von Document DNA® ermöglicht Unternehmen die Indizierung, Organisation, Nachverfolgung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten in einer sicheren, internetbasierten Umgebung, die unbegrenzten Arbeitsraum mit einer vollständigen Versionskontrolle bietet.
Unternehmen können in der Document DNA® enthaltene Informationen oder Daten innerhalb von Sekunden elektronisch anzeigen und darstellen. Die Darstellung erfolgt intern oder extern für Endbenutzer, jedoch immer mit einem Höchstmaß an Sicherheit und Genauigkeit.
Unabhängig davon, ob Sie täglichen Zugang zu den Informationen benötigen oder die Document DNA® für die dauerhafte Speicherung, das Abrufen oder den Backup von Informationen nutzen möchten: Unsere Lösung zur Dokumentenverwaltung erfüllt all Ihre Speicheranforderungen. Für ein zusätzliches Maß an Sicherheit werden sämtliche Informationen redundant außerhalb des Standorts an unserem primären Host-Standort gespeichert, um Ihre wichtigen Informationen bei einem Ausfall zu schützen.
Merkmale und Vorteile
- Fähigkeit zur Umwandlung und Annahme nahezu sämtlicher Eingabeformate, einschließlich Text, DJDE, AFP, PCL, TIF, GIF, JPG, PDF und weiteren Formaten
- Unternehmenseigene und ausgelagerte Infrastrukturen für die Lieferung einer maßgeschneiderten und integrierten, ausgelagerten Lösung für komplexe Geschäfts- und Wissensprozessfunktionen
- Absoluter Fokus auf der Sicherheit von Dokumenten und Daten, schnellen Bearbeitungszeiten und den höchsten Genauigkeitsraten, die in der Branche erreicht werden
- Das Echtzeitnachverfolgungssystem überwacht Informationen während des Erfassungs- und Umwandlungsprozesses und stellt auf diese Weise sicher, dass sämtliche Informationen ordnungsgemäß berücksichtigt und importiert werden
- Aufnahme sämtlicher Medien in digitaler Form, unabhängig davon, ob sie z. B. in Papierform, elektronisch, per EDI, Internet oder Fax verfügbar sind
- Datenerfassung durch die manuelle Eingabe, OCR und/oder automatisierte Methoden
- Support von dynamischen Business-Rules-Eingaben, wie z. B. Listen zugelassener Lieferanten
- Internetbasierte, sichere Darstellung von Work Items für autorisierte Nutzer
- Transaktionsprüfprotokolle
- Sequentielle oder statusbasierte Prozesse
- Lieferanten-Self-Service
- Support für die Nachverfolgung von Dokumenten, Liefernachweisen (POD) etc.
- Automatische Mitteilung über ausstehende Work Items und sonstige verfügbare Dokumente
- Eingeführte Geschäftsprozessregeln, Ausnahmebehandlung und Routing
- Backend-Integration mit einer 128-Bit-SSL-Verschlüsselung, Internetdiensten und Direct Connect-Kommunikation
- Speicherung des Transaktionsverlaufs für 12 Monate (oder länger)
- Internetbasierte Nutzerschnittstelle für einen rollenbasierten Zugang und einen umfassenden Einblick in jeden Arbeitsbereich
- Sichere Möglichkeit für Unternehmen, mit Schlüsselpersonen außerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten und Dokumente sowie Teaminformationen gemeinsam zu nutzen
- Viele Nutzer können gleichzeitig am selben Projekt arbeiten, während die Versionskontrolle aufrechterhalten wird
- Erleichterte Zusammenarbeit durch E-Mails
- Speicherung und Abrufen von Dokumenten sowie gemeinsame Nutzung von Informationen
- Selbstanmeldung für Mitarbeiter, Lieferanten und Partner, mit denen Sie Informationen teilen müssen; unabhängig davon, ob 100 oder 100.000 Personen Zugang benötigen –die automatisierten Prozesse minimieren Ihre Support-Anforderungen
- Geschäftskunden haben zwecks Überprüfung jederzeit Zugang zu Liefernachweisen (POD)
- Speicherung der Abrechnungs- und Rechnungshistorien für 12 Monate (oder länger)
- Automatische Mitteilung über Verfügbarkeit von Abrechnungen, Gehaltsabrechnungen oder sonstigen Dokumenten
- Flexible Zahlungsoptionen, einmalige oder gespeicherte Profile, Kreditkarten und/oder ACH [automated clearing house – automatisierte Verrechnungsstelle]
- Funktion zur Durchsetzung von Zahlungsbedingungen/Kreditrichtlinien, automatische Anwendung von Rabattbedingungen und Unterrichtung von Nutzern über deren Berechtigung
- Auswahl einzelner Rechnungen zur Zahlung für eine Verbesserung der Zahlungsvorgänge und des Zahlungseinzugs
- Verwaltung von nahezu allen elektronischen Dokumentendateien, Bilddateien in den Formaten TIFF, JPEG und GIF, computergenerierte Druckdateien im „Line Print“-, Xerox oder IBM AFP-Format sowie am PC erstellte Postscript-, PDF-, Word- und Excel-Dateien
- Sicherheit auf mehreren Ebenen bietet einen Granularitätsgrad für den Konzern, Abteilungen, Dokumente und Zugangskontrollen
- Übermittlung von angeforderten Dateien mit einer 128-Bit-SSL-Verschlüsselung gewährleistet eine sichere Kommunikation
- Durch die Verwendung Ihres Internetbrowsers für die Darstellung der Dokumente mit dem standardmäßigen PDF-Viewer des Systems, besteht kein Bedarf an zusätzlicher Software zum Speichern und Abrufen von Dokumenten
- Jede Dokumentendatei, die in das Document DNA®-System übertragen wird, wird während des Ladeprozesses nachverfolgt und geprüft und Fehler werden automatisch in Echtzeit gemeldet