Datenschutz-Bestimmungen

1 Zweck

1.1 Zur Formalisierung der Vorgehensweise von Exela, LLC  (ebenso wie z.B. Tochterunternehmen BANCTEC GmbH nach Ziffer 1.2: „Exela“) bei der Sicherung von persönlichen Daten und der allgemeinen Privatsphäre. Exela respektiert die Privatsphäre ihrer Mitarbeiter, Kunden und Aktionäre und nimmt ihre Verantwortung hinsichtlich der Sicherheit von Informationen ernst. 

1.2 Diese Datenschutzregelung  gilt für alle Tochterunternehmen von Exela (BANCTEC GmbH), mit Ausnahme der folgenden: Lason India Pvt. Ltd., Vetri Software Pvt. Ltd., Imagenes Digitales, S.A. de C.V., Promotora de Tecnologia, S.A. de C.V., HOV Services (Nanchang), Ltd., Exela Canada Company, HOV Services (Beijing) Ltd., S-Corp Philippines, Inc., Sourcecorp de Mexico S.A. de C.V.

2 Leitlinien

2.1 Als ein führender Anbieter zur Auslagerung der Bearbeitung von Transaktionen mit einem Kundenstamm von mehr als 50 % der FORTUNE 100^®-Unternehmen aus zentralen Industriebereichen, darunter Finanzdienstleistungen, Telekommunikation, Gesundheitswesen, Versicherungen, Bauwesen, Veröffentlichungen, Finanzen und Buchhaltung, sowie Regierungsstellen, ist Exela in der Lage, persönliche Daten aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Quellen zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen. Exela fühlt sich dem Schutz dieser Daten verpflichtet und hat aus daher diese Datenschutzregelung als geltende Anleitung für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten entwickelt.

2.2 Exela erwartet von seinen Mitarbeitern, unabhängigen Auftragnehmern, Verkäufern und anderen Nutzern von Systemen und Dokumenten, die persönliche Daten enthalten können, dass diese die persönlichen Daten vor unautorisierter Bekanntmachung oder Verwendung schützen und diese persönlichen Daten vernichten oder löschen, wenn diese nicht länger für den beabsichtigten Zweck oder aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen erforderlich sind, je nachdem, welcher Fall zuletzt eintritt.

2.3 Exela erwartet von seinen Mitarbeitern, unabhängigen Auftragnehmern, Verkäufern und anderen Nutzern von persönlichen Daten, dass diese hinreichende Maßnahmen ergreifen, um die erhobenen, verarbeiteten oder genutzten personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden und durchsetzbaren Gesetzen der Länder zu schützen, in denen Exela tätig ist. Da sich die weltweiten Gesetze und ethischen Belange hinsichtlich des Datenschutzes ständig weiterentwickeln, wird Exela hinreichende Richtlinien und Maßnahmen zur Datensicherheit übernehmen, um diesen sich verändernden Normen zu entsprechen.

3 Richtlinie

3.1 Exela hält sich an sämtliche gesetzlichen Vorgaben, die es in Bezug  den Datenschutz und die Datensicherheit zu beachten und einzuhalten gilt. Dies umfasst auch Verpflichtungen, die im Hinblick auf den Datentransfer in Gebiete außerhalb der EU bestehen und die das Befolgen von dahingehenden Regeln oder den Abschluss entsprechender Verträge, etwa in Form des EU-US Privacy Shields oder der EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten zum Gegenstand haben.

3.2 Sammeln von Daten. Exelaerhebt und verarbeitet personenbezogene Daten, wenn diese freiwillig durch unsere Online-Besucher und Besucher vor Ort  werden. Die bereitgestellten Daten werden zur Durchführung von spezifischen Anfragen verwendet. Diese Daten werden nur zur Durchführung der spezifischen Anfrage verwendet, außer es wird eine Zustimmung zur anderweitigen Verwendung erteilt. Um unsere Dienstleistungen vollumfänglich anbieten zu können, kann Exela die folgenden Arten von Daten und Informationen erheben und sammeln:

3.2.1 Personenbezogene Daten. Dies beinhaltet Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Unternehmensdaten etc., so wie diese durch die Kunden und Website-Besucher von Exela angegeben werden.

3.2.2 Cookies. Wenn ein Besucher auf die Website von Exela zugreift, erhält er die Möglichkeit, der Generierung von Cookies zuzustimmen, die es ermöglichen, den Browser des Besuchers zu identifizieren. Cookies sind kleine Dateien, die vorübergehend auf der Festplatte des Besuchers gespeichert werden und es der Website von Exela ermöglichen, den Computer des Besuchers zu erkennen, wenn dieser das nächste Mal die Website von Exela besucht. Exela verwendet Cookies ausschließlich zum Sammeln von Daten hinsichtlich der Verwendung der eigenen Website. Cookies enthalten keine personenbezogenen Daten, so dass der Schutz der Privatsphäre des Besuchers gewährleistet wird. In Abhängigkeit von den Einstellungen des Besuchers akzeptiert der Internet-Browser automatisch Cookies. Der Besucher kann jedoch zu jeder Zeit die eigenen Browser-Einstellungen ändern und auf diese Website auch ohne Cookies zugreifen.

3.2.3 Nutzerkommunikation. Wenn ein Besucher eine E-Mail oder sonstige Kommunikation an Exela sendet, kann Exela diese Kommunikation speichern, um Anfragen zu bearbeiten, auf Nachfragen zu antworten und um unsere gesamten Dienstleistungen zu verbessern.

3.2.4 Zugehörige Websites. Exela bietet einige seiner Dienstleistungen über andere Websites an. Persönliche Daten, die ein Besucher auf diesen Websites bereitstellt, können an Exela übermittelt werden, um die Dienstleistung bereitstellen zu können. Exela verarbeitet diese Daten in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie und allen einschlägigen gesetzlichen Vorgaben. Die zugehörigen Websites entsprechen zwar ebenfalls sämtlichen einschlägigen gesetzlichen Regeln und Gesetzen, können jedoch von dieser Richtlinie abweichend Regelungen zum Datenschutz vorsehen. Aus diesem Grund fordert Exela alle Besucher auf, die Datenschutzrichtlinien der zugehörigen Unternehmen zu lesen und sich mit diesen vertraut zu machen.

3.2.5 Andere Websites. Diese Datenschutzrichtlinie gilt für Websites und Dienstleistungen, die Exela zugehörig sind und von Exela betrieben werden. Exela hat keine Kontrolle über Websites, die als Suchergebnisse oder Verlinkungen innerhalb unserer verschiedenen Dienstleistungen dargestellt werden. Sobald ein Besucher diese Verlinkungen verwendet hat, um unsere Website zu verlassen, muss der Besucher beachten, dass Exela keine Kontrolle über diese andere Website hat. Somit kann Exela nicht für den Schutz und die Geheimhaltung von Daten verantwortlich gemacht werden, die ein Besucher beim Besuch dieser Websites bereitstellt, und diese Websites unterliegen nicht dieser Datenschutzerklärung. Diese anderen Websites können auch ihre eigenen Cookies oder andere Dateien auf dem Computer des Besuchers ablegen, Daten sammeln oder persönlichen Daten des Besuchers abfragen.

3.3 Datennutzung. In dem Rahmen, der gesetzlich zulässig ist, behält sich Exela das Recht vor, die persönlichen Daten im Rahmen der Bereitstellung von professionellen Dienstleistungen für unsere Kunden ohne Kenntnis der betroffenen Personen zu verwenden. Wenn Exela persönliche Daten direkt von Personen der Europäischen Union sammelt, wird Exela diese über die Arten der persönlichen Daten, die Exela von ihnen sammelt, über die Zwecke, zu denen Exela diese Daten sammelt und verwendet, und über die Arten von nicht angeschlossenen Dritten, gegenüber denen Exela diese Daten offenlegt, informieren. Exela wird diese Personen auch zu den Wahlmöglichkeiten und Mitteln, falls vorhanden, informieren, die Exela den Personen zur Beschränkung der Verwendung oder Offenlegung von deren Daten anbietet.

3.4 Offenlegung und Übertragungen.  Exela wird keine personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten oder nutzen, außer wenn Exela  eine ausdrückliche dahingehende Einwilligung des Betroffenen Besuchers vorliegt oder wenn dies durch Gesetz oder andere Rechtsvorschrift erlaubt ist, etwa wenn dies für die Erfüllung eines Vertrags zwischen dem Betroffenen und Exela oder zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen, die auf Veranlassung des Betroffenen getroffen worden sind, erforderlich ist. Dies betrifft auch den Austausch von Daten mit Regierungsvertretern oder anderen Unternehmen, die Exela unterstützen.

3.4.1  Die Daten werden diesen Unternehmen nicht für Marketingzwecke bereitgestellt.

3.5 Datensicherheit. Exela unternimmt entsprechende Schritte, um alle personenbezogenen Daten, die unserer Verantwortlichkeit unterliegen, zu schützen. Um unautorisierten Zugriff oder unautorisierte Offenlegung zu verhindern, die Genauigkeit der Daten aufrecht zu erhalten und eine ordnungsgemäße Verwendung und Geheimhaltung von personenbezogenen Daten entweder für eigene Zwecke oder im Namen unserer Kunden sicherzustellen, hat Exela entsprechende physische, elektronische und verwaltungsbezogene Verfahren eingerichtet, um die persönlichen Daten, die wir besitzen, zu sichern und zu schützen. Exela kann jedoch nicht die Sicherheit von personenbezogenen Daten, die sich im Internet befinden oder über dieses übertragen werden, garantieren.

3.6  Datenintegrität. Exela erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten nur in Übereinstimmung mit dem Zweck, der kraft Gesetz oder kraft anderer Rechtsvorschrift zulässig ist oder für den diese durch den Betroffenen freigegeben wurden. Im Rahmen dessen, was für diesen Zweck erforderlich ist, unternehmen wir angemessene Schritte, um sicherzustellen, dass persönliche Daten in Bezug auf den beabsichtigten Zweck genau, vollständig, aktuell und anderweitig zutreffend sind.

3.7 Zugriff und Korrektur. Wenn eine Person feststellt, dass von Exela über diese Person gehaltene personenbezogene Daten fehlerhaft sind, oder wenn eine Person die persönlichen Daten aktualisieren oder überprüfen möchte, dann kann die Person über die nachfolgenden Kontaktdaten Exela mit ihrem Anliegen kontaktieren.

3.7.1 Exela wird jedenfalls die personenbezogenen Daten korrigieren, ergänzen oder löschen, für die eine Fehlerhaftigkeit dargelegt werden konnte. Die Person, die sich zu diesem Zweck an Exela wendet, muss hinreichende persönliche Identifikationsmittel wie beispielsweise Name, Anschrift, Geburtsdatum und mitteilen und ggf.belegen. Exela kann als Sicherheitsvorkehrung zusätzliche identifizierende persönliche Daten fordern.

3.8 Durchsetzung und Beilegung von Streitigkeiten. Exela nutzt den Ansatz zur Selbstüberwachung, um die eigene Einhaltung unserer Datenschutzrichtlinie sicherzustellen.

3.8.1 Exela ermutigt interessierte Personen, jedweden Belang unter Verwendung der nachfolgenden Kontaktdaten vorzubringen. Exela untersucht Beschwerden und Streitigkeiten hinsichtlich der Verwendung und Offenlegung von persönlichen Daten in Übereinstimmung mit den Grundlagen dieser Richtlinie und versucht, diese beizulegen.

3.8.2 Wenn Exela oder die Datenschutzbehörden der Europäischen Union feststellen, dass Exela dieser Richtlinie nicht entsprochen hat, wird Exela entsprechende Schritte unternehmen, um jedweden Nachteil zu beseitigen und um die zukünftige Einhaltung zu fördern.

3.8.5 Jede Person, für die Exela feststellt, dass sie diese Datenschutzrichtlinie verletzt, unterliegt Disziplinarmaßnahmen.

3.9 Daten, die von oder in Bezug auf Kunden oder frühere Kunden erlangt wurden, unterliegen weiterhin den Bestimmungen jeder Datenschutzerklärung für den Kunden, jedem Vertrag oder sonstigem Abkommen mit dem Kunden und den geltenden und durchsetzbaren Gesetzen.

3.10 Fragen und Anmerkungen zu dieser Datenschutzrichtlinie können an den Privacy Official (Datenschutzbeauftragter) von Exela übermittelt werden.

3.11 Formelle schriftliche Beschwerden können an den Privacy Official, 1305 Stephenson Highway, Troy, Michigan 48083, USA, übermittelt werden.

3.12 Der Privacy Official wird sich nach dessen Einschaltung an die betroffenen Personen wenden,  um die Belange und  Fragen in Zusammenhang mit dieser Datenschutzrichtlinie zu klären.

3.13 Exela arbeitet mit den entsprechenden Regulierungsbehörden zusammen, einschließlich lokaler Datenschutzbehörden, um jedwede Beschwerde in Hinblick auf die Übertragung von persönlichen Daten, die zwischen Exela und einer Person nicht beigelegt werden kann, zu klären.

3.14 Wenn eine Beschwerde von Exela innerhalb einer angemessenen Zeit nicht zufriedenstellend bearbeitet wird, können Sie die Federal Trade Commission unter https://www.ftccomplaintassistant.gov/, oder per Telefon unter 001-877-382-4317 kontaktieren.

3.14 Eine Version dieser Datenschutzrichtlinie steht auf der öffentlichen Website von Exela und im Unternehmenshauptsitz von Exela zur Verfügung

4 Definitionen

4.1 "Besucher" steht für jede Person oder jedes Unternehmen, die/das die Website von Exela besucht. Dieser Begriff kann in dieser Richtlinie synonym mit dem Begriff „Person“ verwendet werden.