Cada instituição âncora de Cleveland opera seu próprio hub de serviços de correio com sistemas, equipes e instalações diferentes. Isso causa redundâncias de equipamentos, mão de obra e fornecedores, falta de práticas de conformidade USPS, HIPPA e ACA padronizadas e processos inconsistentes de preparação, entrega e rastreamento de correspondência. Um modelo de entrega de serviço descentralizado também significa custos indiretos adicionais e uso ineficiente de imóveis. As instituições demoram a adotar tecnologias, contando com a seleção manual e outros processos manuais. A ausência de mão de obra qualificada abre portas para atrasos e erros de processamento e entrega. Finalmente, não existe um sistema de rastreamento ou procedimentos de cadeia de custódia formalizados para garantir a correspondência e segurança.

A Case Western University, a Cleveland Clinic e a University Hospitals consolidaram as operações para formar um único hub de correio centralizado, gerenciado pela Exela. A instalação oferece os seguintes serviços:

• serviços de correio entre escritórios
• coleta de correio de saída / entrada
• triagem e distribuição para transportadoras apropriadas
• indução de pacote de saída / entrada
• medição de saída e indução de postagem
• gerenciamento de postagem e relatórios
• pesquisa sobre correspondência / pacotes não entregues
• triagem básica de correio

A instalação está localizada no campus da Case Western University, em Cleveland, e incentiva a contratação de residentes locais para ajudar a estimular o crescimento econômico nas áreas vizinhas. A Exela oferece recursos abrangentes de desenvolvimento de habilidades e treinamento para facilitar a experiência e competências em tecnologia.

A facilidade é escalável para acomodar grandes volumes de correio de entrada e saída. Atualmente, a Exela processa e mede mais de 5,1 milhões de peças de correio de saída do USPS anualmente; e recebe, classifica e entrega mais de 5,2 milhões de correspondências / pacotes USPS de entrada anualmente. Ao transferir as operações para o Exela, o hub se beneficia de uma infusão de tecnologia prontamente disponível para os funcionários. A tecnologia implementada inclui:

• Tecnologia de automação de classificação de correspondência (código de barras 2D)
• Equipamento de medição de correio / relatórios (Novimetrix)
• Hardware e software de rastreamento de pacotes (Podtracker)
• Relatórios online / entrada de dados / gerenciamento de banco de dados

• Eliminou recursos redundantes, incluindo duas instalações
• 75% dos funcionários vêm de Cleveland, com uma alta concentração de bairros vizinhos
• Potencial de cerca de 20% em reduções de custos para serviços de correio existentes em instituições âncora
• Recursos redundantes reaproveitados e / ou eliminados
• Operações de correio centralizadas e fluxos de trabalho consolidados para uma utilização mais eficaz da tecnologia e implementação das melhores práticas
• Implementou melhores controles de segurança e qualidade para evitar a mistura de informações confidenciais
• Eficiência de processo alcançada, mantendo 100% de precisão
• Trabalhos preservados que atualmente executam funções de hub de correio em outros provedores
• Criou a oportunidade para uma força de trabalho altamente qualificada por meio de extensos recursos de desenvolvimento profissional

A expansão de uma organização de varejo em todo o país e o crescimento da força de trabalho colocaram uma grande pressão sobre a capacidade do departamento interno de Recursos Humanos de manter um nível suficiente de eficiência e qualidade de serviço. Gerenciar e armazenar registros em papel era uma tarefa difícil, pois o número de lojas continuava a aumentar. Em particular, eles estavam tendo dificuldade com a recertificação contínua de documentos expirados de funcionários e a capacidade de gerar relatórios oportunos para os auditores.

A solução da Exela foi digitalizar todos os registros de funcionários existentes e implementar procedimentos de integração e manutenção de registros totalmente digitais. Esta solução incluiu um fluxo de trabalho de integração personalizado para novas contratações, funcionalidade de sistema adicionada que abordou o rastreamento e gerenciamento de documentação expirada e recursos de painel dinâmico para gerentes de Recursos Humanos.

• Registros de funcionários unificados e centralizados e documentos associados

• Acesso online instantâneo a toda a documentação corporativa

• Melhor conformidade e supervisão legal

• Recursos de recuperação rápida de informações

• Fluxos de trabalho de auditoria extremamente simplificados

• Solução amiga do ambiente que apoia as iniciativas “verdes” da empresa

Um gigante da indústria de alta tecnologia estava passando por uma renovação de vários bilhões de dólares para criar um ambiente de campus colaborativo. Exela foi encarregada de transformar a experiência do usuário final para serviços de correio e logística em todo o campus. A solução fornecida deve ser hospedada no Azure.

As soluções habilitadas para tecnologia da Exela oferecem a experiência do usuário ponta a ponta, a primeira no gênero, revolucionando os serviços tradicionais de correio e logística no local. O sistema incluiu um portal do cliente one-stop (acessível via portal web e aplicativo móvel), Digital Mailroom, Intelligent Lockers, um balcão de serviço, mensageiros robóticos, ferramenta de envio e recebimento Exela, nossa plataforma de preenchimento com recursos de gerenciamento de estoque e outras atualizações de equipamento.

• O portal do cliente oferece melhor visibilidade e controle

• Análise detalhada e recursos de relatórios

• Maior comodidade e flexibilidade do sistema

• Capacidade de lidar com volumes maiores em alta velocidade

• Experiência de usuário aprimorada

Um importante Administrador de Benefícios estava lutando para manter suas operações internas de impressão e correio - sofrendo com altos custos indiretos e baixa produtividade. A empresa estava incorrendo em custos desnecessários para manter três instalações na América do Norte, com metragem quadrada desperdiçada e uma subutilização do equipamento. Estava experimentando um alto volume de estoque (mais de 5.000 itens individuais) porque não tinha recursos de impressão integrados, bem como um sistema de gerenciamento de estoque digital. Sua infraestrutura não dava suporte à automação - os funcionários tinham que acomodar manualmente trabalhos altamente personalizados para cada cliente, o que exigia tiragens adicionais e coleta e correspondência de estoque para o preenchimento do kit. Também não havia solução de recuperação de desastres / continuidade de negócios inerente. Isso significava que os materiais tinham que ser enviados fisicamente de um local para outro, o que resultou em um atraso de 2 dias. Fluxos de trabalho fragmentados e com base no manual (preenchimento de kit) levaram à baixa produtividade em todos os locais e a impressão e processamento de processamento mais lentos. Finalmente, as operações de produção não estavam sendo alavancadas para linhas adicionais de negócios.

Para enfrentar esses desafios, Exela absorveu todas as operações de processamento de entrada e saída de impressão e correio da empresa, que incluíram: produção, atendimento, gestão de correspondência de retorno, otimização postal, otimização de estoque da cadeia de suprimentos e gestão de comunicações com o cliente. Para começar, todas as operações foram migradas para o Mega Center e instalações de produção da Exela. Isso aliviou a empresa de custos indiretos excessivos com imóveis, segurança, tecnologia e infraestrutura. A implementação foi implementada ao longo de um ano para acomodar a transferência de centenas de trabalhos individuais, enquanto o teste de Aceitação do Usuário foi realizado em uma das instalações antes de qualquer trabalho entrar em operação. Para ajudar a otimizar, padronizar e unificar as operações; Exela rebateu mais de duzentos trabalhadores. Anteriormente, os processos manuais, como impressão personalizada e atividades de atendimento, eram automatizados. A Exela também conseguiu alavancar sua rede de fornecedores de amplo alcance para garantir as taxas mais competitivas e gerar economias de escala.

• Gastos totais reduzidos em 20%; economia prevista para aumentar ano a ano por meio da reengenharia de valor
• Forneceu uma solução escalonável que atende a picos repentinos de demanda e crescimento futuro
• Operações otimizadas criando fluxos de trabalho fluidos; eliminando bens imóveis e recursos subutilizados; e integração de automação
• Eliminou a necessidade de fazer investimentos de capital
• Impulsionou economias de escala utilizando o ecossistema de fornecedores da Exela de US $ 1 bilhão em gastos com aquisições
• Risco mitigado por meio de funcionários altamente treinados, documentação de processo detalhada e planos comprovados de continuidade de negócios
• Gerenciamento eliminado da força de trabalho horária
• Introduziu novos recursos de impressão em cores para reduzir o tempo, os volumes de estoque e os recursos manuais

Uma das 10 principais organizações pagadoras de saúde estava continuamente expandindo seu alcance e participação no mercado e fez parceria com a Exela para reduzir custos administrativos, melhorar o controle e a responsabilidade, melhorar as taxas de envio de EDI e aprimorar a experiência do cliente.

A Exela superou esse desafio alavancando o portal da web PCH de autoatendimento baseado em regras e aumentando o envolvimento do provedor. O sistema inteligente de identificação de documentos permite que os escritórios dos provedores direcionem os cobradores a apresentarem apelações de sinistros por meio da interface da Web do PCH. Fluxos de trabalho automatizados baseados em regras conduzem os envios de documentos ao departamento de processamento do pagador relevante para um processamento rápido e preciso. A apresentação eletrônica de notificações de pós-processamento elimina atrasos de reprocessamento para os provedores.

• Redução de 35% nos custos de processamento do pagador

• 50% + redução nos tempos de ciclo

• 20% de redução nas taxas de reapresentação

• Maior transparência para pagadores, provedores e membros

• Volumes reduzidos de alcance de membros

• Menos erros nos pagamentos