O hub de correio centralizado da Exela capacita os funcionários com tecnologia
Cada instituição âncora de Cleveland opera seu próprio hub de serviços de correio com sistemas, equipes e instalações diferentes. Isso causa redundâncias de equipamentos, mão de obra e fornecedores, falta de práticas de conformidade USPS, HIPPA e ACA padronizadas e processos inconsistentes de preparação, entrega e rastreamento de correspondência. Um modelo de entrega de serviço descentralizado também significa custos indiretos adicionais e uso ineficiente de imóveis. As instituições demoram a adotar tecnologias, contando com a seleção manual e outros processos manuais. A ausência de mão de obra qualificada abre portas para atrasos e erros de processamento e entrega. Finalmente, não existe um sistema de rastreamento ou procedimentos de cadeia de custódia formalizados para garantir a correspondência e segurança.
A Case Western University, a Cleveland Clinic e a University Hospitals consolidaram as operações para formar um único hub de correio centralizado, gerenciado pela Exela. A instalação oferece os seguintes serviços:
- serviços de correio entre escritórios
- coleta de correio de saída / entrada
- triagem e distribuição para transportadoras apropriadas
- indução de pacote de saída / entrada
- medição de saída e indução de postagem
- gerenciamento de postagem e relatórios
- pesquisa sobre correspondência / pacotes não entregues
- triagem básica de correio
A instalação está localizada no campus da Case Western University, em Cleveland, e incentiva a contratação de residentes locais para ajudar a estimular o crescimento econômico nas áreas vizinhas. A Exela oferece recursos abrangentes de desenvolvimento de habilidades e treinamento para facilitar a experiência e competências em tecnologia.
A facilidade é escalável para acomodar grandes volumes de correio de entrada e saída. Atualmente, a Exela processa e mede mais de 5,1 milhões de peças de correio de saída do USPS anualmente; e recebe, classifica e entrega mais de 5,2 milhões de correspondências / pacotes USPS de entrada anualmente. Ao transferir as operações para o Exela, o hub se beneficia de uma infusão de tecnologia prontamente disponível para os funcionários. A tecnologia implementada inclui:
- Tecnologia de automação de classificação de correspondência (código de barras 2D)
- Equipamento de medição de correio / relatórios (Novimetrix)
- Hardware e software de rastreamento de pacotes (Podtracker)
- Relatórios online / entrada de dados / gerenciamento de banco de dados
- Eliminou recursos redundantes, incluindo duas instalações
- 75% dos funcionários vêm de Cleveland, com uma alta concentração de bairros vizinhos
- Potencial de cerca de 20% em reduções de custos para serviços de correio existentes em instituições âncora
- Recursos redundantes reaproveitados e / ou eliminados
- Operações de correio centralizadas e fluxos de trabalho consolidados para uma utilização mais eficaz da tecnologia e implementação das melhores práticas
- Implementou melhores controles de segurança e qualidade para evitar a mistura de informações confidenciais
- Eficiência de processo alcançada, mantendo 100% de precisão
- Trabalhos preservados que atualmente executam funções de hub de correio em outros provedores
- Criou a oportunidade para uma força de trabalho altamente qualificada por meio de extensos recursos de desenvolvimento profissional
