Uma editora líder na área de ciências da saúde e medicina precisava de um parceiro de publicação que pudesse gerenciar todo o ciclo de vida da publicação do livro. Isso incluiu: composição, edição de texto, conversão de estilo, alterações e renderização de fotos e ilustrações, revisão, indexação, conversão de formato, acessibilidade de conteúdo, desenvolvimento de material complementar e gerenciamento de projeto.

Os desafios centrais envolvidos foram um produto do amplo escopo do projeto, um grande foco na qualidade da produção e uma solicitação de retorno rápido. O manuscrito copiado fornecido pelo cliente não definiu estilos para o respectivo conteúdo. Identificar e mapear os estilos no documento com os estilos apropriados de acordo com a folha de estilo do InDesign foi um desafio adicional. Algumas entidades no documento não eram ASCII e, portanto, não foram reconhecidas pelo InDesign.

Para atender ao pedido, a Exela desenvolveu uma ferramenta própria para colocação de imagens e aplicação de estilos. A ferramenta foi usada juntamente com as contribuições de especialistas no assunto e editores do Exela, que forneceram o Alt-text para componentes não textuais. A ferramenta ajudou a ampliar o fluxo de trabalho e a encurtar o cronograma esperado, ao mesmo tempo que garantiu que a qualidade da saída permanecesse no nível acordado ou acima dele. A Exela também prestou serviços de ilustração que incluíram alterações nas ilustrações existentes e a renderização de novas artes.

Na maioria dos casos, várias imagens tiveram que ser usadas durante o processo de inserção automatizado, de acordo com as chamadas. A ferramenta construída por Exela ajudou a gerenciar múltiplas colocações de imagens e imagens em muitos formatos diferentes. No final, o trabalho foi concluído em tempo hábil e a produção foi de qualidade excepcional. A ferramenta desenvolvida por Exela está disponível para auxiliar em projetos relacionados, independentemente do formato, tamanho, escopo e conteúdo.

• O posicionamento da imagem foi acelerado de 100 imagens por hora para 600 imagens por hora, para uma melhoria de 500% na produtividade
• A conversão de texto em estilo aumentou de 10 páginas por hora para 27 páginas por hora, para um aumento de 170% na produtividade
• Automação de conversão de EPUB requer intervenção mínima
• Tempo reduzido para o mercado
• Qualidade excelente
• Custo significativamente reduzido

Antes de uma atualização da plataforma SAP ERP existente do cliente, as faturas e os pagamentos eram processados manualmente. Sob esse sistema manual ineficiente, os analistas gastavam um tempo valioso em ligações, enviando e-mails, confirmando recibos, pesquisando dados perdidos e encaminhando papéis de e para fornecedores - tudo isso afetando negativamente os tempos de ciclo de pagamento. A atualização do SAP ERP forneceu EDI e recursos de imagem, portanto, o cliente optou por fazer a transição para o processamento sem papel. A mudança para um ambiente de AP sem papel envolveria aproximadamente 1.800 fornecedores ativos e afetaria o processamento de faturas de PO e não PO. O cliente incumbiu a Exela de desenvolver uma solução que automatizaria o processamento de faturas por meio de um portal digital do fornecedor, ao mesmo tempo que atendia aos seguintes objetivos: melhorar a satisfação do fornecedor fornecendo acesso fácil para autoatendimento, reduzir o custo de mão de obra interna, reduzir envios de papel e fazer a transição de aproximadamente 1.800 fornecedores ativos para o portal da web de autoatendimento.

Devido à natureza complexa do ambiente do cliente, Exela recomendou um plano de transição dividido em várias fases, com as primeiras duas fases focando nos aspectos mais críticos das soluções, faturas PO e faturas não PO. Uma vez que a primeira fase estava em andamento, a fatura e os documentos, fax e e-mails corroborados eram encaminhados para processamento nas instalações de Exela em Troy, Michigan. O Exela forneceu a captura, validação e processamento de dados de imagem para uso no novo ambiente.

Um dos principais desafios do lançamento foi fazer com que os fornecedores aderissem ao portal de autoatendimento. Além de enviar avisos e adicionar informações do portal a documentos internos, os analistas de AP foram desafiados a encorajar a adoção generalizada. O cliente definiu metas de recrutamento para analistas, oferecendo prêmios aos melhores recrutadores que alcançaram marcos importantes, como ser o primeiro a conseguir 100 fornecedores contratados. O progresso do grupo foi compartilhado durante as reuniões semanais, criando uma atmosfera competitiva.

Economizar tempo para clientes internos e fornecedores foi uma meta principal no desenvolvimento do portal do fornecedor digital. Um painel instantâneo foi desenvolvido exibindo o status de várias faturas em uma única tela, o que facilitou o rastreamento de pagamentos por ID do fornecedor, datas de fatura, valores, informações de compensação e outros dados, e todos os dados estavam disponíveis para exportação para PDF, Excel e Formatos de arquivo do Word. O painel permite que os fornecedores visualizem facilmente o status, bem como a confirmação de quais faturas estavam no sistema.

• Sistema fácil de usar, resultando em rápida adoção e maior satisfação do fornecedor
• Melhoria da precisão e pontualidade do pagamento
• A simplificação geral das operações de AP levou a uma redução de 22 FTEs
• Relatórios e rastreamento aprimorados, fornecendo uma visão 360 do pipeline de faturas
• Automação de fatura de 95% AP a partir de um único portal digital, desde a ingestão até a autorização