每个克利夫兰的锚定机构都运营着自己的邮件服务中心，该中心具有不同的系统，人员和设施。这会导致设备，劳动力和供应商冗余，缺乏标准化的USPS，HIPPA和ACA遵从性做法，以及邮件准备，传递和跟踪过程不一致。分散的服务交付模型还意味着增加了间接费用，并且对房地产的使用效率低下。机构采用技术的速度很慢，而是依靠手工分拣和其他手动过程。缺乏熟练的劳动力为处理和交付延迟与错误打开了大门。最后，没有跟踪系统或正式的监管程序链来确保邮件负责和安全。

凯斯西方大学，克利夫兰诊所和大学医院合并了业务，形成了一个由Exela管理的单一集中式邮件中心。该设施提供以下服务：

• 部门间快递服务
• 出站/入站邮件收集
• 分类并分配给适当的承运人
• 出站/入站包裹感应
• 出站计量和邮费感应
• 邮费管理和报告
• 无法投递邮件/包裹的研究
• 基本邮件筛选

该设施位于克利夫兰的凯斯西大学（Case Western University）校园内，并鼓励当地居民就业，以帮助刺激周边地区的经济增长。 Exela提供全面的技能开发资源和培训，以促进专业知识和技术能力。

该功能可扩展以容纳大量入站和出站邮件。目前，Exela每年处理和计量超过510万件USPS出站邮件；每年接收，分类和交付520万件入站USPS邮件/包裹。通过将运营转移到Exela，枢纽受益于员工易于获得的技术融合。实施的技术包括：

• 邮件分拣自动化技术（二维条码）
• 邮件计量设备/报告（Novimetrix）
• 包裹跟踪硬件和软件（Podtracker）
• 在线报告/数据输入/数据库管理

• 消除了冗余资源，包括两个设施
• 75％的员工来自克利夫兰，高度集中于周围的社区
• 锚点机构现有邮件服务的成本有望降低20％
• 重新利用和/或消除了冗余资源
• 集中的邮件操作和合并的工作流程，可以更有效地利用技术和实施最佳实践
• 实施了更好的安全和质量控制措施，避免了机密信息的混杂
• 实现过程效率，同时保持100％的准确性
• 当前在其他提供商处执行Mail Hub功能的保留作业
• 通过广泛的专业发展资源为高技能劳动力创造了机会

面对日益增长的经济压力，不断扩大的地域覆盖范围以及更多要求更高的客户，金融机构选择外包外设密码箱处理功能，并将精力集中在升级和扩展核心产品上。除了明显的节省成本的含义外，依靠专用的LockBox提供商的专业知识可以为企业提供一些战略优势。在严峻的监管形势和日益增长的隐私关注中，对有效安全控制和增强合规性措施的需求比以往任何时候都更为重要。而且，许多组织不想在最新的设备和新兴技术上增加投资。通过将LockBox业务外包，金融机构正在寻找新的方式来分配和重新分配资源和支出，以提高生产力和竞争优势。

作为美国排名前八的金融机构之一，这家公司正在寻找机会，以在不断变化和苛刻的市场中保持竞争优势。提供优质的产品和客户体验是其首要任务。但是，从其核心银行业务中撤出了大量资源来管理其LockBox处理活动，这些活动分布在六个不同的城市。该银行还努力保持新兴技术和最新行业最佳实践的领先地位，与此同时，试图通过卓越的客户服务来提高客户保留率和获取率。尽管在过去的30年中，该银行一直将其他现场业务外包给Exela，但它希望采取下一步行动，以重新分配资源。客户数据安全性和隐私性是银行的附加考虑因素。

为了推进其战略议程，并利用该领域其他企业的专业知识和技术，该银行决定外包其LockBox业务。它寻求精通执行大型现场汇款实施的专业技术提供商的帮助。它选择Exela是因为其庞大的人才网络。通用的服务交付模型；技术先进的应用程序；并具有管理多个站点中的操作的经验。该解决方案价值1亿美元，扩大了范围，包括以下内容：

• 密码箱处理：Exela负责监督和执行公司在六个地点的密码箱运营的各个方面；利用现有的设施和设备。作为端到端解决方案的一部分，Exela管理邮件检索。图像和数据采集；档案交货;汇款;以及客户信息的安全传输。

• 与人力资源部建立过渡团队

• 员工转换：为了完成LockBox操作的全部转移，Exela将600多名现场银行员工添加到其员工队伍中。除此以外，在此合作伙伴关系中已重新标记了1,500多名员工。为确保成功转换，在实施之前已完成以下过程：

  • 与银行工作人员合作，确定过渡过程的重要目标

  • 通过与Exela的人力资源和招聘部门合作建立了一个过渡团队

  • 为过渡员工实施对等支持和知识转移计划

  • 安排定期的节奏和收费门员工审查

• 强大的灾难恢复/业务连续性计划

  • 每个应用程序或关键基础架构的恢复过程和恢复时间目标

  • 技术恢复团队的角色和职责

  • 沟通计划

  • 有关如何调用技术恢复计划的程序

  • 对其他计划（包括技术）的依赖

  • 优先策略

  • 备份程序，包括频率和保留

• 增强治理模型

  • 每周会议，状态电话，登机口评论

  • 专职项目经理

  • 主要客户与Exela利益相关者之间的持续沟通

  • SharePoint团队网站

  • 确定的产品要求/假设/约束

  • 制定团队行动报告

  • 实施项目成本控制

  • 使用状态仪表板

  • 成立了由Exela高级管理层组成的指导委员会

  • 启动变更控制流程；内部审核和发起人反馈程序

与Exela的合作产生了一些积极成果。最值得一提的是，过去10年节省了4000万美元的成本。该银行还实现了99％的绩效目标。借助已建立的LockBox提供商的资源和专业知识，该银行可以将其业务专门用于核心银行产品的开发和交付，同时以优质的服务取悦客户。一些其他好处包括：

• 设备所有权和维护方面的投资最少

• 劳动和雇员工资的连续性

• 减轻隐私和信息安全风险

• 未来流程改进和节省成本的机会

• 快递服务/邮件传递可靠性

• 高水平的加工精度

• 跨银行站点的工作流的一致性

一所大型州立大学一直是Exela的长期客户。除其他事项外，Exela一直成功地管理着大学的邮件服务，包括其包裹递送工作流程，其基础设施包括一个包裹室，职员可以在那里手动记录包裹并通知收件者，并在待取件时将包裹存储在其中。事实证明，这是最佳的，直到电子商务的普及性开始稳定增加软件包的数量和进入工作流的学生数量。但是，由于工作流程量的增加，出现了许多问题：

• 包装间中没有足够的空间容纳所有传入的包装。
• 在工作日内，工作人员没有足够的时间记录到达时间，通知接收者并容纳所有到达的学生来取包裹。
• 包房周围人满为患
• 收件人排队等候领取包裹。

在繁忙的时期（包括秋季入学季，期末考试和假期），这些问题会更加严重。

Exela智能储物柜是合理的解决方案。 Exela智能储物柜是Exela的自动化，无人值守，可追踪的交付和存储解决方案，可为包裹提供智能，安全，端到端的保管链。大学的选择是大学与Exela长期合作关系的逻辑延伸。 Exela和大学共同合作设计了由电子操作的单个存储单元定制配置的信息亭。 Exela将这些智能储物柜安装在与大学主饭厅共享空间的建筑物中，从而可以延长访问储物柜的时间，直到晚上10点，而无需额外的人员。 Exela的专有软件配置为向包裹收件人发送自动通知，并跟踪储物柜的所有打开和关闭。为了控制拥挤和等待时间，Exela为信息亭配备了易于使用的直观触摸屏。

学生，员工和大学本身对Exela Intelligent Lockers的安全，无人值守，节省空间，节省时间的单击收集包装工作流程解决方案感到满意。

• 给学生更大的灵活性和便利性

• 延长营业时间

• 减轻收发室工作人员的负担

• 减轻邮件室的空间负担

• 高效，简化的保管链跟踪

• 减少人为错误并提高包装安全性