Na esteira dos pedidos de permanência em casa destinados a desacelerar a disseminação do COVID-19, um escritório de advocacia com sede em Los Angeles, com dois outros escritórios nos Estados Unidos, estava lutando para se adaptar totalmente ao trabalho remoto. Eles descobriram que ainda precisavam enviar funcionários periodicamente ao escritório para coletar correspondências críticas para os negócios. Esse processo estava se mostrando ineficiente, a correspondência atrasava e os funcionários estavam sendo expostos a riscos desnecessários. Um acúmulo de correspondência estava se acumulando nos escritórios da empresa e era necessária uma solução de correspondência que pudesse ser implementada muito rapidamente, mas também uma que mantivesse padrões de segurança rígidos relacionados ao manuseio de documentos legais. A empresa estava procurando um parceiro que pudesse implementar um sistema de correio melhor em alguns dias, ao mesmo tempo que fornecia rastreamento da cadeia de custódia e segurança total das informações.

O Digital Mailroom (DMR) da Exela e o portal DMR baseado na web fornecem a solução perfeita para a distribuição de correspondência física para funcionários remotos por meio eletrônico. Em resposta ao COVID-19, a Exela desenvolveu uma nova solução de correio digital de resposta rápida que pode ser implementada em apenas 10 dias. Nesse caso, a equipe de resposta rápida da Exela trabalhou em conjunto com o cliente para apresentar uma proposta de solução em 48 horas. Pouco depois, uma declaração de trabalho completa pôde ser finalizada, atendendo ao Documento de Requisitos de Negócios, ao escopo de trabalho desejado (SOW) e aos requisitos de implantação rápida. A Exela ofereceu-se para resolver o acúmulo de correspondências, bem como 100% dos volumes de correspondências futuras, e também se ofereceu para organizar a coleta e transferência de correspondências físicas no local do cliente, a fim de evitar interrupções em seus negócios. Uma caixa postal foi estabelecida para o cliente e um processo foi implementado para encaminhar toda a correspondência da caixa postal para um dos centros de processamento de correspondência próximos de Exela. Isso garantiu que a empresa não teria que recuperar fisicamente nenhuma correspondência recebida, uma vez que o processo de mala direta digital fosse implementado. Dez dias após a assinatura do SOW, o Exela estava recebendo, processando e distribuindo a correspondência do cliente. Além de fornecer recursos capazes de lidar com 100% do volume de correspondência da empresa, a rede distribuída de instalações de processamento e recursos de gerenciamento de dados hospedados em nuvem do Exela garantem proteções de recuperação de desastres em camadas. Os clientes do Digital Mailroom estão sempre protegidos pelo planejamento total da continuidade dos negócios e redundâncias de processamento que são possíveis por uma pegada operacional global e plataformas de software flexíveis e independentes de localização.

• Solução implantável em 10 dias
• Segurança da informação reforçada
• Economia de custos por meio da eliminação do reencaminhamento
• Operações rapidamente escalonáveis
• Acesso ao e-mail hospedado na nuvem a qualquer hora e em qualquer lugar
• Plataforma fácil de usar requer treinamento mínimo
• Planejamento de continuidade de negócios e proteções de recuperação de desastres multirregionais
• Capacidade de desenvolver a solução básica para lançar o processamento downstream usando Exela ou soluções de fluxo de trabalho de terceiros
• Torna a correspondência em papel pesquisável e facilmente compartilhável

Exela é um provedor de longa data de uma variedade de serviços para mais de 70 por cento dos escritórios da empresa. Embora a prestação de serviços varie de acordo com o escritório, as soluções digitais da Exela contribuem para o gerenciamento eficaz de cópia, fax, correio, serviços gerenciados de impressão, gerenciamento de suprimentos de digitalização, recepção e serviços de hospitalidade - todos entregues no local em vários locais da empresa.

Com a aproximação de um período de renovação de cinco anos, os Gerentes de Entrega de Serviços da Exela continuaram a trabalhar em estreita colaboração com a empresa para descobrir novas maneiras de aprimorar e expandir nossos serviços. A Exela transformou de forma colaborativa nossas estratégias de entrega para atender às necessidades em evolução da prática jurídica moderna e conquistou a continuidade dos negócios desse cliente.

O desafio era atualizar a tecnologia onde possível, refinar os fluxos de trabalho, expandir a equipe e os esforços de treinamento cruzado e produzir uma plataforma de equipamentos padronizada e escalonável com opções flexíveis, gerenciada por um único ponto de contato em todos os locais. Nosso objetivo era fazer isso e, ao mesmo tempo, manter nossa abordagem de redução de custos e nosso compromisso em fornecer serviço e suporte de alta qualidade.

Nossa abordagem para expandir nossos serviços, neste caso, baseou-se na reformulação e reciclagem do pessoal existente da empresa, em vez de contratar uma força de trabalho inteiramente nova. Parte desse esforço envolve o desenvolvimento de manuais de treinamento detalhados e um programa de treinamento extenso e multifacetado.

Quando necessário, introduzimos uma tecnologia atualizada, mas também mantivemos o hardware de impressão e digitalização existente quando apropriado e reduzimos o número geral de máquinas para manter os custos baixos. Recomendamos uma solução personalizada que englobava todas as necessidades de impressão em um único sistema de gerenciamento de impressão baseado em nuvem. Nossos arquitetos de soluções foram capazes de criar uma visão holística para a integração de tecnologias novas e existentes para que continuássemos a trabalhar em direção a um serviço unificado e modelo de comunicação em todos os locais.

Como as atualizações de nossos serviços enfatizaram o uso crescente de soluções habilitadas para tecnologia, nos concentramos fortemente em manter a conformidade. Isso foi particularmente importante neste caso, devido à natureza do negócio do nosso cliente. Os controles de garantia de qualidade e a auditoria externa demonstraram um processo seguro e em conformidade.

• 15% de economia de equipamento no primeiro ano

• 10% de economia geral de trabalho

• Economia de 27% com os serviços de impressão gerenciados da Exela

• Suporte de consultoria para ajudar a otimizar o processamento de texto e gerenciamento de registros

Um escritório de advocacia nacional com doze escritórios nas principais cidades dos EUA estava lutando operacionalmente devido à falta de processos bem definidos e codificados, à necessidade de uma estrutura centralizada de gerenciamento de documentos, formalização insuficiente para treinamento de funcionários em seus vários escritórios e visão limitada para saber se os fluxos de trabalho estavam em sincronia com as necessidades da empresa e as melhores práticas do setor. A empresa tinha funcionários contratados para a entrega de serviços de documentos, cuja carga de trabalho podia oscilar muito e sua equipe era frequentemente subutilizada.

Na sede corporativa da empresa, nossa solução começou com melhorias para documentar fluxos de trabalho. O que começou como um sistema de centros de impressão e cópia em cada um dos 24 andares, com um hub maior no piso principal, foi sistematicamente reduzido para consistir em um único centro de solução de documentos holístico no piso principal. Este centro de processamento de documentos centralizado foi otimizado para grandes volumes e diversos requisitos de trabalho e, embora o número de locais de impressão e cópia tenha sido reduzido drasticamente, os tempos de entrega e as capacidades de produção foram significativamente melhorados, juntamente com a experiência do usuário.

O centro de soluções de documentos evoluiu com o tempo para lidar com muito mais do que apenas trabalhos de impressão e cópia. Um sistema avançado de eDiscovery que monitora registros de tribunais públicos e automatiza a extração e o resumo de metadados foi implementado, e as soluções de suporte a litígios da Exela também foram introduzidas para ajudar na coleta de informações e gerenciamento de casos.

O relacionamento contínuo de Exela com a empresa produziu uma parceria mutuamente benéfica e muitas oportunidades adicionais de colaboração. Nossos serviços de suporte a litígios se tornaram tão essenciais para a empresa que frequentemente solicitam que um membro de nossa equipe de prestação de serviços viaje com sua equipe de litígios a julgamentos para apoiar suas operações. Desde então, criamos uma estrutura de gerenciamento de contas nacionais para impulsionar fluxos de trabalho consistentes em cada uma das doze localidades da empresa e continuamos nossa estratégia de melhoria proativa de serviços para nutrir continuamente nosso relacionamento de mais de dez anos.

• A consolidação de impressão e cópia permitiu à empresa reduzir o espaço alugado em sua sede corporativa em dois andares

• $ 430.000 em economia anual e redução de custos

• As melhorias de tecnologia e processo proporcionaram economia de US $ 1,75 milhão nos primeiros três anos do contrato

• Reduziu as demandas de pessoal em 35% em um período de 18 meses

• Experiência do usuário final aprimorada e produtividade geral