A expansão de uma organização de varejo em todo o país e o crescimento da força de trabalho colocaram uma grande pressão sobre a capacidade do departamento interno de Recursos Humanos de manter um nível suficiente de eficiência e qualidade de serviço. Gerenciar e armazenar registros em papel era uma tarefa difícil, pois o número de lojas continuava a aumentar. Em particular, eles estavam tendo dificuldade com a recertificação contínua de documentos expirados de funcionários e a capacidade de gerar relatórios oportunos para os auditores.

A solução da Exela foi digitalizar todos os registros de funcionários existentes e implementar procedimentos de integração e manutenção de registros totalmente digitais. Esta solução incluiu um fluxo de trabalho de integração personalizado para novas contratações, funcionalidade de sistema adicionada que abordou o rastreamento e gerenciamento de documentação expirada e recursos de painel dinâmico para gerentes de Recursos Humanos.

• Registros de funcionários unificados e centralizados e documentos associados

• Acesso online instantâneo a toda a documentação corporativa

• Melhor conformidade e supervisão legal

• Recursos de recuperação rápida de informações

• Fluxos de trabalho de auditoria extremamente simplificados

• Solução amiga do ambiente que apoia as iniciativas “verdes” da empresa

A seguradora complementar Fortune 500 enfrentou sérios desafios de correspondência que estavam atrapalhando o desenvolvimento dos negócios. Milhões de correspondências de entrada eram processadas diariamente por meio de um fluxo de trabalho intensivo de mão de obra baseado em pessoas. Correspondências e correspondências urgentes costumavam ser atrasadas devido à falta de visibilidade e responsabilidade do processo. As ineficiências no fluxo de trabalho de processamento de correio também estavam tendo um impacto negativo nos volumes do call center e nos tempos de resposta gerais.

Exela revisou todo o processo de correspondência da seguradora para agilizar o processamento de reclamações, pagamentos e remessas. Os sistemas legados foram substituídos por uma nova pilha de tecnologia que reduz a equipe, aumenta a eficiência e permite a expansão futura do sistema.

• A PCH Global melhora a auto-adjudicação, reduz os tempos de ciclo e permite a comunicação bidirecional

• Digitalização e extração de dados de todos os documentos recebidos

• Portal de envio de reivindicações móveis

• Reconciliação de pagamento premium

• Oportunidades adicionais para automação de processos robóticos

• Níveis de serviço de processamento de sinistros aprimorados

• Redução de 30% nos custos

• Processamento de pagamento no mesmo dia

• Tempo de reconciliação reduzido

• Depósitos acelerados

• Horário de pagamento estendido

• Maior transparência

• Experiência aprimorada do cliente

Antes de uma atualização da plataforma SAP ERP existente do cliente, as faturas e os pagamentos eram processados manualmente. Sob esse sistema manual ineficiente, os analistas gastavam um tempo valioso em ligações, enviando e-mails, confirmando recibos, pesquisando dados perdidos e encaminhando papéis de e para fornecedores - tudo isso afetando negativamente os tempos de ciclo de pagamento. A atualização do SAP ERP forneceu EDI e recursos de imagem, portanto, o cliente optou por fazer a transição para o processamento sem papel. A mudança para um ambiente de AP sem papel envolveria aproximadamente 1.800 fornecedores ativos e afetaria o processamento de faturas de PO e não PO. O cliente incumbiu a Exela de desenvolver uma solução que automatizaria o processamento de faturas por meio de um portal digital do fornecedor, ao mesmo tempo que atendia aos seguintes objetivos: melhorar a satisfação do fornecedor fornecendo acesso fácil para autoatendimento, reduzir o custo de mão de obra interna, reduzir envios de papel e fazer a transição de aproximadamente 1.800 fornecedores ativos para o portal da web de autoatendimento.

Devido à natureza complexa do ambiente do cliente, Exela recomendou um plano de transição dividido em várias fases, com as primeiras duas fases focando nos aspectos mais críticos das soluções, faturas PO e faturas não PO. Uma vez que a primeira fase estava em andamento, a fatura e os documentos, fax e e-mails corroborados eram encaminhados para processamento nas instalações de Exela em Troy, Michigan. O Exela forneceu a captura, validação e processamento de dados de imagem para uso no novo ambiente.

Um dos principais desafios do lançamento foi fazer com que os fornecedores aderissem ao portal de autoatendimento. Além de enviar avisos e adicionar informações do portal a documentos internos, os analistas de AP foram desafiados a encorajar a adoção generalizada. O cliente definiu metas de recrutamento para analistas, oferecendo prêmios aos melhores recrutadores que alcançaram marcos importantes, como ser o primeiro a conseguir 100 fornecedores contratados. O progresso do grupo foi compartilhado durante as reuniões semanais, criando uma atmosfera competitiva.

Economizar tempo para clientes internos e fornecedores foi uma meta principal no desenvolvimento do portal do fornecedor digital. Um painel instantâneo foi desenvolvido exibindo o status de várias faturas em uma única tela, o que facilitou o rastreamento de pagamentos por ID do fornecedor, datas de fatura, valores, informações de compensação e outros dados, e todos os dados estavam disponíveis para exportação para PDF, Excel e Formatos de arquivo do Word. O painel permite que os fornecedores visualizem facilmente o status, bem como a confirmação de quais faturas estavam no sistema.

• Sistema fácil de usar, resultando em rápida adoção e maior satisfação do fornecedor
• Melhoria da precisão e pontualidade do pagamento
• A simplificação geral das operações de AP levou a uma redução de 22 FTEs
• Relatórios e rastreamento aprimorados, fornecendo uma visão 360 do pipeline de faturas
• Automação de fatura de 95% AP a partir de um único portal digital, desde a ingestão até a autorização