Um provedor da Fortune 500 de serviços globais de compras, pagamento e viagens, com 181 bilhões de dólares em ativos, buscou reduzir seu custo total de propriedade (TCO), associado ao processamento de remessas de front-end e back-end, para apenas 80%. Gerenciar um volume anual de mais de 30 MM de remessas em papel internamente exigiu investimentos significativos em equipamentos, mão de obra, licenças de sistema e auditorias de conformidade com PCI. Para compensar alguns desses custos, a empresa queria reduzir e consolidar suas operações internas. A empresa também estava atolada com várias licenças de software, sistemas internos de compensação de ACH e contratos que estavam prestes a expirar.

A empresa selecionou a Exela como seu principal fornecedor externo para suas operações de processamento de remessas. Atualmente, a Exela processa um volume anual de mais de 30 milhões de pagamentos para a empresa. A terceirização de suas operações de remessa, incluindo sua codificação manual e funções de depósito, proporcionou à empresa um meio de reduzir seus custos totais de propriedade. A implementação abrangeu uma abordagem em fases, começando com as operações de front-end e continuando com os processos de TI / back-end, incluindo compensação de ACH, garantia de qualidade e funções de depósito. Trabalhando junto com a Exela, a empresa concluiu uma migração bem-sucedida de sua plataforma de remessa anterior, US Data Works, para o sistema TMS da Exela. O motor ACH da empresa, que também estava expirando, foi substituído pela solução do Exela.

Hoje, oferecemos todo o espectro de serviços de processamento de pagamentos eletrônicos e em papel, incluindo:

• Serviços de processamento de LockBox comerciais e de varejo
• Serviços de lockbox eletrônico
• Remessa remota LockBox falou

• Tempos de processamento aprimorados, de 3 dias e meio a 48 horas
• Reduziu os custos totais de propriedade da empresa em 20%
• Gerenciamento de relacionamento dedicado
• Conquista de SLA contínua: Precisão no pagamento (99%); oportunidade; pagamentos duplicados; exceções; erros de processamento de decisões; misposts
• Melhoria contínua: desde a parceria com a Exela, esta empresa se beneficiou de várias atualizações de sistema; melhorias de processos e extensões de serviço.
• Mitigação de riscos: Confiando suas atividades de auditoria e conformidade a um especialista. a empresa foi capaz de reduzir seu risco de não conformidade regulatória

Enfrentando crescentes pressões econômicas, uma pegada geográfica em expansão e clientes mais exigentes, as instituições financeiras estão optando por terceirizar as funções de processamento de lockbox de periféricos e reorientar os esforços para atualizar e expandir as ofertas principais. Além das implicações óbvias de economia de custos, contar com a experiência de um provedor LockBox dedicado pode oferecer às empresas várias vantagens estratégicas. Em meio a um cenário regulatório rígido e crescentes preocupações com a privacidade, a necessidade de controles de segurança eficazes e medidas de conformidade aprimoradas é mais importante do que nunca. E muitas organizações não querem ser sobrecarregadas com investimentos adicionais em equipamentos de última geração e tecnologias emergentes. Ao terceirizar suas operações LockBox, as instituições financeiras estão encontrando novas maneiras de desviar e realocar recursos e despesas para aumentar a produtividade e obter ganhos competitivos.

Como uma das 8 maiores instituições financeiras dos Estados Unidos, essa empresa estava em busca de oportunidades para manter sua vantagem competitiva em um mercado exigente e em constante evolução. Oferecer produtos e experiências de cliente superiores estava na vanguarda de suas prioridades. Mas, recursos extensos estavam sendo retirados de suas operações bancárias centrais para gerenciar suas atividades de processamento LockBox, espalhadas por seis cidades diferentes. O banco também estava lutando para se manter atualizado em relação às tecnologias emergentes e às melhores práticas do setor, enquanto, ao mesmo tempo, tentava melhorar as taxas de retenção e aquisição de clientes por meio de um atendimento ao cliente excepcional. Embora o banco tenha terceirizado outras operações no local para o Exela nos últimos 30 anos, ele queria dar o próximo passo em direção à realocação total de recursos. A segurança e a privacidade dos dados do cliente foram considerações adicionais para o banco.

Para avançar em sua agenda estratégica e aproveitar a expertise e tecnologia de terceiros neste espaço, o banco decidiu terceirizar suas operações LockBox. Ela buscou a assistência de um provedor de tecnologia especializado que fosse bem versado na execução de grandes implementações de remessas no local. Selecionou a Exela por causa de sua vasta rede de talentos; modelo versátil de prestação de serviços; aplicações tecnologicamente avançadas; e experiência em gerenciamento de operações em vários locais. A solução, avaliada em 100 milhões de dólares, expandiu seu escopo para incluir o seguinte:

• Processamento de LockBox: Exela é encarregado de supervisionar e executar todos os aspectos das operações de LockBox da empresa em seis locais; utilizando instalações e equipamentos existentes. Como parte da solução ponta a ponta, o Exela gerencia a recuperação de correio; captura de imagem e dados; arquivamento; Entrega; remessa; e a transferência segura das informações dos clientes.

• Trabalhou com o RH para estabelecer uma equipe de transição

• Conversão de funcionários: Para completar a transferência total das operações da LockBox, a Exela adicionou mais de 600 funcionários do banco local à sua força de trabalho. Soma-se a isso os mais de 1.500 funcionários que foram renomeados durante a parceria. Para garantir uma conversão bem-sucedida, os seguintes procedimentos foram concluídos antes da implementação:

  • Colaborou com a equipe do banco para determinar metas importantes para o processo de transição

  • Estabeleceu uma equipe de transição trabalhando com os departamentos de Recursos Humanos e Recrutamento da Exela

  • Implementou programas de transferência de conhecimento e suporte ponto a ponto para funcionários em transição

  • Cadência regular programada e análises de funcionários de pedágio

• Plano robusto de recuperação de desastres / continuidade de negócios

  • Procedimentos de recuperação e objetivos de tempo de recuperação para cada aplicativo ou infraestrutura crítica

  • Funções e responsabilidades das equipes de recuperação de tecnologia

  • Plano de comunicação

  • Procedimentos sobre como invocar o (s) plano (s) de recuperação de tecnologia

  • Dependências de outros planos (incluindo tecnologia)

  • Estratégia de priorização

  • Procedimentos de backup, incluindo frequência e retenção

• Modelo de governança aprimorado

  • Reuniões semanais, chamadas de status, revisões de portão

  • Gerente de projeto dedicado

  • Comunicação constante entre os principais clientes e stakeholders da Exela

  • Site da equipe do SharePoint

  • Requisitos / premissas / restrições estabelecidas do produto

  • Relatório de ação da equipe desenvolvido

  • Controles de custo do projeto implementados

  • Painel de status utilizado

  • Comitê de direção instituído que consiste na gestão de alto nível do Exela

  • Processo de controle de mudanças iniciado; auditorias internas e procedimentos de feedback do patrocinador

A parceria com a Exela já deu vários resultados positivos. Mais notavelmente, é uma economia de custos de US $ 40 milhões nos últimos 10 anos. O banco também atingiu 99% de suas metas de desempenho. Aproveitando os recursos e experiência de um provedor LockBox estabelecido permitiu que o banco dedicasse suas operações ao desenvolvimento e entrega de produtos bancários essenciais, enquanto encantava os clientes com um serviço excepcional. Alguns benefícios adicionais incluem:

• Investimento mínimo em propriedade e manutenção de equipamentos

• Continuidade de trabalho e salários de funcionários

• Mitigação do risco de privacidade e segurança da informação

• Oportunidade para futura melhoria de processos e economia de custos

• Serviço de correio / confiabilidade na entrega de correio

• Alto nível de precisão de processamento

• Consistência de fluxos de trabalho em sites de bancos

Uma grande organização sem fins lucrativos de bem-estar animal com sede em Boston precisava desesperadamente de uma solução de processamento de remessas mais atualizada, eficiente e econômica. Lidar com milhares de pagamentos na forma de cheques, dinheiro e cartões de crédito era uma tarefa difícil. Ele se baseou em grande parte na intervenção manual e em equipamentos legados. A empresa percebeu que seu sistema tradicional de processamento de remessas não era mais sustentável. Os funcionários eram obrigados a vasculhar doações, digitalizar cheques e processar manualmente pagamentos em dinheiro e cartão de crédito. Isso era caro e complicado, consumindo recursos valiosos que poderiam ser utilizados com mais eficiência em outras áreas. Quaisquer exceções tinham que ser tratadas manualmente, geralmente envolvendo revisões adicionais e novas verificações. Além disso, todo o processo, do recebimento ao depósito, levava de 4 a 5 dias. A organização também pode se beneficiar de dados de marketing mais confiáveis para campanhas eficazes e direcionadas destinadas a solicitar patrocínios. Não havia uma maneira eficiente de coletar e integrar perfis de clientes ao sistema CRM existente.

Como provedor número um de remessas, a Exela estava em uma posição única para assumir e melhorar as operações da organização. Utilizando digitalização inteligente de alta velocidade e tecnologia de captura de dados, uma grande parte do fluxo de trabalho foi automatizada. Ao digitalizar as atividades de captura de dados e processamento de pagamentos e criar uma abordagem mais simplificada, menos funcionários foram necessários; erro humano minimizado e depósitos acelerados. Como vantagem adicional, a plataforma suportava várias formas de pagamento, incluindo cheque, dinheiro e cartão de crédito.

Exela administrou todos os aspectos das operações de pagamento de patrocínio da organização. A solução começou com a retirada da correspondência no correio local; seguido pela abertura, preparação da classificação e dos lotes. Em seguida, veio a captura de imagens e dados, utilizando equipamentos avançados de digitalização inteligente e tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). As imagens foram então entregues ao cliente por meio de um servidor FTP. Os pagamentos são agrupados automaticamente; dados corrigidos e concluídos e regras de negócios implementadas. A revisão e reconciliação das exceções ocorre por meio de um portal online seguro. Os depósitos são então preparados, juntamente com os arquivos ICL e Contas a Receber (AR), e enviados ao banco. Exela também forneceu um arquivo de repositório de doações, para que a organização pudesse ver as imagens e hospedar suas imagens do Gift Aid para devoluções do HMRC.

Para ajudar a organização em seus esforços de campanha de marketing, Exela foi capaz de extrair dados pertinentes da correspondência do patrocinador para importar para sua ferramenta de marketing. A organização usa isso para carregar dados do patrocinador em seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Todos os clientes que optam por não participar são identificados e sinalizados, permitindo que a organização atualize os perfis dos clientes de acordo.

• O cliente é capaz de obter e utilizar dados de patrocínio capturados de correspondência para informar e aprimorar futuras campanhas de marketing
• Economia significativa de custos automatizando processos tradicionalmente manuais e substituindo sistemas legados desatualizados
• Maior aderência aos requisitos regulatórios e de segurança de dados; estrutura de controle de segurança abrangente e supervisão
• Tempo de processamento de pagamento reduzido de 4-5 dias para 48 horas
• Redução e ou / realocação de recursos de trabalho
• Exceções automatizadas para reconciliação e aprovação mais rápidas

Uma empresa nacional de saúde processava mais de 50.000 faturas por mês. Ela queria melhorar o atendimento ao cliente e o atendimento ao paciente em suas 308 unidades de atendimento de urgência. Para conseguir isso, a empresa precisava transformar seu fluxo de trabalho de contas a pagar em papel, o que estava causando a perda de documentos e atrasos nos pagamentos aos fornecedores. Os fluxos de trabalho de AP entre as instalações careciam de padronização, integração e visibilidade. E não havia um sistema eficiente para coletar informações de um grande número de faturas de uma só vez. A empresa também não conseguiu encontrar faturas quando havia uma discrepância. Ao automatizar o processo de AP, os diretores de cada centro agora podiam redirecionar os esforços para ajudar os pacientes.

Para atingir seus objetivos, a empresa decidiu substituir seu processo de AP existente por um fluxo de trabalho totalmente automatizado. Ela escolheu a solução BancPay baseada na nuvem de ponta a ponta da Exela por suas excepcionais capacidades de gerenciamento de faturas. Com uma interface amigável, a solução oferece fácil acesso às imagens da fatura para encaminhamento e aprovação. Como benefício adicional, os fornecedores da empresa podem verificar a situação dos pagamentos de faturas online, facilitando uma maior comunicação e gerenciamento do fluxo de trabalho.

• Melhor atendimento ao cliente por meio de pagamentos mais precisos aos fornecedores
• Economizei reduzindo a equipe de AP em seis funcionários
• Recursos realocados para iniciativas adicionais de atendimento ao cliente
• Maior produtividade e visibilidade do processo de AP
• Oportunidades expandidas para iniciativas futuras de automação