Um provedor da Fortune 500 de serviços globais de compras, pagamento e viagens, com 181 bilhões de dólares em ativos, buscou reduzir seu custo total de propriedade (TCO), associado ao processamento de remessas de front-end e back-end, para apenas 80%. Gerenciar um volume anual de mais de 30 MM de remessas em papel internamente exigiu investimentos significativos em equipamentos, mão de obra, licenças de sistema e auditorias de conformidade com PCI. Para compensar alguns desses custos, a empresa queria reduzir e consolidar suas operações internas. A empresa também estava atolada com várias licenças de software, sistemas internos de compensação de ACH e contratos que estavam prestes a expirar.

A empresa selecionou a Exela como seu principal fornecedor externo para suas operações de processamento de remessas. Atualmente, a Exela processa um volume anual de mais de 30 milhões de pagamentos para a empresa. A terceirização de suas operações de remessa, incluindo sua codificação manual e funções de depósito, proporcionou à empresa um meio de reduzir seus custos totais de propriedade. A implementação abrangeu uma abordagem em fases, começando com as operações de front-end e continuando com os processos de TI / back-end, incluindo compensação de ACH, garantia de qualidade e funções de depósito. Trabalhando junto com a Exela, a empresa concluiu uma migração bem-sucedida de sua plataforma de remessa anterior, US Data Works, para o sistema TMS da Exela. O motor ACH da empresa, que também estava expirando, foi substituído pela solução do Exela.

Hoje, oferecemos todo o espectro de serviços de processamento de pagamentos eletrônicos e em papel, incluindo:

• Serviços de processamento de LockBox comerciais e de varejo
• Serviços de lockbox eletrônico
• Remessa remota LockBox falou

• Tempos de processamento aprimorados, de 3 dias e meio a 48 horas
• Reduziu os custos totais de propriedade da empresa em 20%
• Gerenciamento de relacionamento dedicado
• Conquista de SLA contínua: Precisão no pagamento (99%); oportunidade; pagamentos duplicados; exceções; erros de processamento de decisões; misposts
• Melhoria contínua: desde a parceria com a Exela, esta empresa se beneficiou de várias atualizações de sistema; melhorias de processos e extensões de serviço.
• Mitigação de riscos: Confiando suas atividades de auditoria e conformidade a um especialista. a empresa foi capaz de reduzir seu risco de não conformidade regulatória

O banco estava enfrentando margens de lucro estreitas e uma força de trabalho crescente dedicada ao processamento manual de cheques em papel. Para combater os custos crescentes e o processamento lento, eles procuraram um parceiro que pudesse introduzir a tecnologia de automação para agilizar suas operações de remessa, ao mesmo tempo que os ajudava a evitar um modelo tradicional de BPO, que estaria culturalmente desalinhado com seu compromisso com a força de trabalho existente.

• Mais de 600 funcionários

• Custos crescentes

• Tempos de processamento lentos

• Cultura centrada no funcionário

A Exela forneceu uma solução que reteve e converteu a força de trabalho existente no local e adicionou a tecnologia necessária para transformar digitalmente suas atividades tradicionais no local.

• Exela administra seis localizações bancárias nos EUA

• Atualização de tecnologia no local, incluindo equipamentos de digitalização de última geração

• Integrado com a plataforma de processamento de pagamentos omni-channel da Exela

• Eficiências de processo introduzidas e economia de custos

• Mais de 170 milhões de transações são capturadas, digitalizadas e processadas anualmente

• Benefícios garantidos aos funcionários e continuidade do capital humano

• Tecnologia otimizada, incluindo o uso futuro do Intelliscan XDS

Um banco líder do meio-oeste tinha operações de processamento de remessas espalhadas por vários centros de processamento operados por bancos, usando software local e soluções de hospedagem que exigiam manutenção cara e procedimentos de sincronização de dados. Os volumes de processamento caíram e isso dificultou a justificação dos altos custos das operações dispersas. Além disso, o banco estava exposto a um alto grau de risco em caso de desastre, devido a um modelo de recuperação que incluía o uso de um site de terceiros sem funcionários vários estados de distância.

A Exela migrou o banco para um modelo “hub-and-spoke”, aproveitando nossa plataforma de processamento de remessas baseada em nuvem, que inclui sistemas proprietários de digitalização e gerenciamento de dados. A plataforma é hospedada e mantida pelo Exela em um centro de processamento (hub) seguro e totalmente redundante. O banco conseguiu reduzir seus sites operados por bancos a um (spoke), o que eliminou muitas das despesas gerais do banco e sua carga de gerenciamento relacionada ao processamento de remessas. A flexibilidade inerente a este modelo operacional, e o preço baseado em transação associado, permite que os volumes processados por Exela aumentem e diminuam conforme necessário.

A implementação do modelo hub-and-spoke também permitiu que uma pequena porcentagem do volume de remessas fosse processada em um ambiente de serviços compartilhados em um site Exela que é regionalmente separado do site do banco, mas próximo o suficiente para um reenvio eficiente de correspondência no caso de um desastre. Durante esse evento, o volume total de processamento pode ser absorvido imediatamente pela operação do Exela, o que protege melhor a continuidade dos negócios e permite ao banco reduzir despesas associadas à manutenção de seus próprios sistemas e de seu caro site de terceiros.

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  Operações flexíveis com aumento e redução fáceis, dependendo do volume



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  Redução da carga de manutenção e gerenciamento



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  Maior velocidade e precisão de processamento



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  Custos totais de propriedade mais baixos



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  Recursos superiores de recuperação de desastres



 

Uma das maiores instituições financeiras dos Estados Unidos vinha administrando seu próprio processamento de remessas - exigindo mais de 600 funcionários dedicados em seis locais para processar mais de 170 milhões de transações anualmente. Apesar de um forte compromisso com sua força de trabalho, as realidades do mercado e as pressões financeiras os forçaram a considerar a alocação de recursos, incluindo a possível alienação de processos periféricos (como remessas). Em busca de insights e ideias neste momento crítico, eles se voltaram para o Exela, que já os atendia há mais de 25 anos. De facto, o Exela já contava com 432 colaboradores a trabalhar nas várias localidades da instituição, que se dedicam à tramitação dos negócios da instituição, incluindo correio e impressão.

A Exela se ofereceu para assumir a propriedade de todas as operações de processamento de remessas da instituição financeira, incluindo o emprego dos mais de 600 funcionários envolvidos nessas operações, ao mesmo tempo em que utilizou as soluções de processamento e pagamento de última geração da Exela. A instituição financeira fez a escolha sábia para aproveitar a experiência e expertise comprovadas da Exela na execução de grandes operações de remessas no local, juntamente com seu modelo versátil de entrega de serviços, aplicativos tecnologicamente avançados e compromisso com a continuidade da carreira, continuidade da carreira e benefícios aos funcionários.

Especificamente, o escopo do acordo entre a Exela e a instituição financeira inclui:

• Processamento de Lockbox - Exela é encarregado de supervisionar e executar todos os aspectos das operações de Lockbox da empresa em seis locais, utilizando instalações e equipamentos existentes.
• Gerenciamento de dados - o Exela gerencia a recuperação de correspondência, captura de imagem e dados, arquivamento, entrega, remessa e a transferência segura de informações do cliente em conformidade com as leis de privacidade e outras leis aplicáveis.
• Transferência e Transição de Colaboradores - Dos 645 colaboradores colocados à disposição da Exela, 98% aceitaram e a rotatividade tem sido baixa (em média cerca de 3%). Isso pode ser atribuído, pelo menos em parte, ao compromisso da Exela em manter os funcionários “inteiros”, mantendo seu salário, fazendo a ponte entre seus anos de serviço e fornecendo suporte de pares e outros serviços de transição relacionados ao rebadging.

Nos primeiros 9 meses de 2019, a instituição já havia economizado $ 318.000 (representando quase $ 40.000 por mês em economia ). A parceria tem sido positiva e lucrativa, com praticamente todas as metas de desempenho alcançadas.

$ 318.000

em economias realizadas

$ 40.000

por mês na economia

98%

de metas de desempenho alcançadas