Antes de uma atualização da plataforma SAP ERP existente do cliente, as faturas e os pagamentos eram processados manualmente. Sob esse sistema manual ineficiente, os analistas gastavam um tempo valioso em ligações, enviando e-mails, confirmando recibos, pesquisando dados perdidos e encaminhando papéis de e para fornecedores - tudo isso afetando negativamente os tempos de ciclo de pagamento. A atualização do SAP ERP forneceu EDI e recursos de imagem, portanto, o cliente optou por fazer a transição para o processamento sem papel. A mudança para um ambiente de AP sem papel envolveria aproximadamente 1.800 fornecedores ativos e afetaria o processamento de faturas de PO e não PO. O cliente incumbiu a Exela de desenvolver uma solução que automatizaria o processamento de faturas por meio de um portal digital do fornecedor, ao mesmo tempo que atendia aos seguintes objetivos: melhorar a satisfação do fornecedor fornecendo acesso fácil para autoatendimento, reduzir o custo de mão de obra interna, reduzir envios de papel e fazer a transição de aproximadamente 1.800 fornecedores ativos para o portal da web de autoatendimento.

Devido à natureza complexa do ambiente do cliente, Exela recomendou um plano de transição dividido em várias fases, com as primeiras duas fases focando nos aspectos mais críticos das soluções, faturas PO e faturas não PO. Uma vez que a primeira fase estava em andamento, a fatura e os documentos, fax e e-mails corroborados eram encaminhados para processamento nas instalações de Exela em Troy, Michigan. O Exela forneceu a captura, validação e processamento de dados de imagem para uso no novo ambiente.

Um dos principais desafios do lançamento foi fazer com que os fornecedores aderissem ao portal de autoatendimento. Além de enviar avisos e adicionar informações do portal a documentos internos, os analistas de AP foram desafiados a encorajar a adoção generalizada. O cliente definiu metas de recrutamento para analistas, oferecendo prêmios aos melhores recrutadores que alcançaram marcos importantes, como ser o primeiro a conseguir 100 fornecedores contratados. O progresso do grupo foi compartilhado durante as reuniões semanais, criando uma atmosfera competitiva.

Economizar tempo para clientes internos e fornecedores foi uma meta principal no desenvolvimento do portal do fornecedor digital. Um painel instantâneo foi desenvolvido exibindo o status de várias faturas em uma única tela, o que facilitou o rastreamento de pagamentos por ID do fornecedor, datas de fatura, valores, informações de compensação e outros dados, e todos os dados estavam disponíveis para exportação para PDF, Excel e Formatos de arquivo do Word. O painel permite que os fornecedores visualizem facilmente o status, bem como a confirmação de quais faturas estavam no sistema.

• Sistema fácil de usar, resultando em rápida adoção e maior satisfação do fornecedor
• Melhoria da precisão e pontualidade do pagamento
• A simplificação geral das operações de AP levou a uma redução de 22 FTEs
• Relatórios e rastreamento aprimorados, fornecendo uma visão 360 do pipeline de faturas
• Automação de fatura de 95% AP a partir de um único portal digital, desde a ingestão até a autorização

Os sistemas de contas a pagar (AP) no local usados em uma rede de hotéis não eram uniformes em várias propriedades individuais. Os fluxos de trabalho de processamento de faturas eram concluídos manualmente pelos funcionários em cada local do hotel, o que resultava em um sistema de AP caro, ineficiente e sujeito a erros, que carecia de rastreamento de faturas e transparência do processo.

A Exela fez a transição de localizações de hotéis para nosso sistema de processamento de AP automatizado para criar um hub AP único e centralizado. As informações previamente inseridas pelos funcionários foram capturadas e processadas pela plataforma baseada na web do Exela e os dados AP foram disponibilizados facilmente por meio de um portal unificado que permitiu relatórios de ponta a ponta e recursos de tratamento de exceções.

• Processamento muito mais eficiente

• Taxas de erro reduzidas, minimizando a entrada manual de dados

• Arquitetura de sistema flexível capaz de acomodar volumes de chaning

• Rastreamento de faturas de fácil utilização e recursos de relatórios

• Trabalho significativo e economia de custos