A raíz de las órdenes de quedarse en casa destinadas a frenar la propagación de COVID-19, un bufete de abogados con sede en Los Ángeles, con otras dos oficinas en los EE. UU., Estaba luchando por adaptarse completamente al trabajo remoto. Descubrieron que aún necesitaban enviar empleados periódicamente a la oficina para recolectar el correo comercial crítico. Este proceso estaba demostrando ser ineficaz, el correo se demoraba y los empleados estaban expuestos a riesgos innecesarios. Se había acumulado una acumulación de correo en las oficinas de la empresa y se necesitaba una solución de correo que pudiera implementarse muy rápidamente, pero también que mantuviera estrictos estándares de seguridad relacionados con el manejo de documentos legales. La firma estaba buscando un socio que pudiera implementar un mejor sistema de correo en unos días, al mismo tiempo que proporcionara seguimiento de la cadena de custodia y seguridad de la información completa.

La sala de correo digital (DMR) de Exela y el portal DMR basado en la web proporcionan la solución perfecta para distribuir correo físico a trabajadores remotos a través de un medio electrónico. En respuesta a COVID-19, Exela desarrolló una nueva solución de correo digital de respuesta rápida que se puede implementar en solo 10 días. En este caso, el equipo de respuesta rápida de Exela trabajó en estrecha colaboración con el cliente para presentar una propuesta de solución en un plazo de 48 horas. Poco después, se pudo finalizar una declaración de trabajo completa que satisfacía el Documento de requisitos comerciales, el alcance de trabajo deseado (SOW) y los requisitos de implementación rápida. Exela se ofreció a abordar la acumulación de correo, así como el 100% de los futuros volúmenes de correo, y también se ofreció a organizar la recogida y transferencia del correo físico en la ubicación del cliente para evitar interrupciones en su negocio. Se estableció un apartado postal para el cliente y se puso en marcha un proceso para enrutar todo el correo desde el apartado postal a uno de los centros de procesamiento de correo cercanos de Exela. Esto aseguró que la empresa no tuviera que recuperar físicamente ningún correo entrante una vez que se implementó el proceso de la sala de correo digital. Dentro de los 10 días posteriores a la firma del SOW, Exela estaba recibiendo, procesando y distribuyendo el correo del cliente. Además de proporcionar recursos capaces de manejar el 100% del volumen de correo de la empresa, la red distribuida de instalaciones de procesamiento y las capacidades de gestión de datos alojadas en la nube de Exela garantizan protecciones de recuperación ante desastres en capas. Los clientes de Digital Mailroom siempre están protegidos por la planificación de la continuidad del negocio y las redundancias de procesamiento que son posibles gracias a una huella operativa global y plataformas de software flexibles que no dependen de la ubicación.

• Solución implementable en 10 días
• Seguridad de la información reforzada
• Ahorro de costes gracias a la eliminación del reenvío
• Operaciones rápidamente escalables
• Acceso al correo alojado en la nube en cualquier momento y lugar
• La plataforma fácil de usar requiere una formación mínima
• Planificación de la continuidad del negocio y protecciones de recuperación ante desastres multirregionales
• Capacidad para construir sobre la solución fundamental para iniciar el procesamiento posterior utilizando Exela o soluciones de flujo de trabajo de terceros.
• Permite que el correo en papel se pueda buscar y compartir fácilmente

Frente a las crecientes presiones económicas, una presencia geográfica en expansión y clientes más exigentes, las instituciones financieras están optando por subcontratar las funciones de procesamiento de cajas de seguridad periféricas y reenfocar sus esfuerzos en actualizar y expandir las ofertas principales. Aparte de las obvias implicaciones de ahorro de costos, confiar en la experiencia de un proveedor exclusivo de LockBox puede ofrecer a las empresas varias ventajas estratégicas. En medio de un panorama regulatorio rígido y una creciente preocupación por la privacidad, la necesidad de controles de seguridad efectivos y medidas de cumplimiento mejoradas es más importante que nunca. Y muchas organizaciones no quieren tener que cargar con inversiones adicionales en equipos de vanguardia y tecnologías emergentes. Al subcontratar sus operaciones LockBox, las instituciones financieras están encontrando nuevas formas de desviar y reasignar recursos y gastos para mejorar la productividad y la ganancia competitiva.

Como una de las 8 principales instituciones financieras de EE. UU., Esta empresa buscaba oportunidades para mantener su ventaja competitiva en un mercado exigente y en constante evolución. Ofrecer productos y experiencias superiores a los clientes estaba a la vanguardia de sus prioridades. Sin embargo, se estaban retirando grandes recursos de sus operaciones bancarias centrales para administrar sus actividades de procesamiento de LockBox, distribuidas en seis ciudades diferentes. El banco también estaba luchando por mantenerse al tanto de las tecnologías emergentes y las últimas mejores prácticas de la industria, mientras que, al mismo tiempo, intentaba mejorar las tasas de retención y adquisición de clientes a través de un servicio al cliente excepcional. Aunque el banco ha estado subcontratando otras operaciones in situ a Exela durante los últimos 30 años, quería dar el siguiente paso hacia la reasignación total de recursos. La seguridad y privacidad de los datos de los clientes fueron consideraciones adicionales para el banco.

Para avanzar en su agenda estratégica y aprovechar la experiencia y la tecnología de otros en este espacio, el banco tomó la decisión de subcontratar sus operaciones LockBox. Buscó la ayuda de un proveedor de tecnología especializado que estuviera bien versado en la ejecución de grandes implementaciones de remesas in situ. Seleccionó a Exela por su amplia red de talentos; modelo de prestación de servicios versátil; aplicaciones tecnológicamente avanzadas; y experiencia en la gestión de operaciones en varios sitios. La solución, valorada en 100 millones de dólares, ha ampliado su alcance para incluir lo siguiente:

• Procesamiento de LockBox: Exela se encarga de supervisar y ejecutar todos los aspectos de las operaciones de LockBox de la empresa en seis ubicaciones; utilizando las instalaciones y equipos existentes. Como parte de la solución de un extremo a otro, Exela administra la recuperación de correo; captura de imágenes y datos; archivo; entrega; remesa; y la transferencia segura de la información de los clientes.

• Trabajé con RR.HH. para establecer un equipo de transición.

• Conversión de empleados: Para completar la transferencia total de las operaciones de LockBox, Exela agregó más de 600 empleados bancarios en el sitio a su fuerza laboral. Esto se suma a los más de 1.500 empleados que han sido re-identificados durante esta asociación. Para garantizar una conversión exitosa, se completaron los siguientes procedimientos antes de la implementación:

  • Colaboró con el personal del banco para determinar objetivos importantes para el proceso de transición

  • Establecí un equipo de transición trabajando con los departamentos de Recursos Humanos y Reclutamiento de Exela.

  • Implementación de programas de transferencia de conocimientos y apoyo de igual a igual para empleados en transición

  • Revisiones programadas regulares de cadencia y peaje de los empleados

• Plan robusto de recuperación ante desastres / continuidad empresarial

  • Procedimientos de recuperación y objetivos de tiempo de recuperación para cada aplicación o infraestructura crítica

  • Funciones y responsabilidades de los equipos de recuperación de tecnología

  • Plan de comunicación

  • Procedimientos sobre cómo invocar el (los) plan (es) de recuperación de tecnología

  • Dependencias de otros planes (incluida la tecnología)

  • Estrategia de priorización

  • Procedimientos de respaldo, incluida la frecuencia y la retención

• Modelo de gobernanza mejorado

  • Reuniones semanales, llamadas de estado, revisiones de puertas

  • Gerente de proyectos dedicado

  • Comunicación constante entre el cliente clave y las partes interesadas de Exela

  • Sitio de grupo de SharePoint

  • Requisitos / supuestos / restricciones del producto establecidos

  • Informe de acción del equipo desarrollado

  • Controles de costos del proyecto implementados

  • Panel de estado utilizado

  • Comité directivo instituido compuesto por directivos de Exela de alto nivel

  • Proceso de control de cambios iniciado; Auditorías internas y procedimientos de retroalimentación de los patrocinadores.

Una asociación con Exela ha producido varios resultados positivos. En particular, es un ahorro de costos de $ 40 millones en los últimos 10 años. El banco también ha logrado el 99% de sus objetivos de desempeño. Aprovechar los recursos y la experiencia de un proveedor establecido de LockBox le ha permitido al banco dedicar sus operaciones al desarrollo y la entrega de productos bancarios básicos, mientras deleita a los clientes con un servicio excepcional. Algunos beneficios adicionales incluyen:

• Inversión mínima en propiedad y mantenimiento de equipos

• Continuidad de la mano de obra y los salarios de los empleados

• Mitigación del riesgo de privacidad y seguridad de la información

• Oportunidad para futuras mejoras de procesos y ahorros de costos

• Servicio de mensajería / fiabilidad de entrega de correo

• Alto nivel de precisión de procesamiento

• Coherencia de los flujos de trabajo en los sitios bancarios