Cada institución ancla de Cleveland opera su propio centro de servicios de correo con sistemas, personal e instalaciones dispares. Esto provoca despidos de equipos, mano de obra y proveedores, falta de prácticas de cumplimiento estandarizadas de USPS, HIPPA y ACA, y procesos inconsistentes de preparación, entrega y seguimiento del correo. Un modelo de prestación de servicios descentralizado también significa costos generales adicionales y un uso ineficiente de los bienes raíces. Las instituciones tardan en adoptar tecnologías y se basan en cambio en la clasificación manual y otros procesos manuales. La ausencia de mano de obra calificada abre la puerta a retrasos y errores en el procesamiento y la entrega. Por último, no existe un sistema de seguimiento ni procedimientos de cadena de custodia formalizados para garantizar la seguridad y la responsabilidad del correo.

Case Western University, Cleveland Clinic y University Hospitals consolidaron sus operaciones para formar un único centro de correo centralizado, administrado por Exela. La instalación ofrece los siguientes servicios:

• servicios de mensajería entre oficinas
• recopilación de correo saliente / entrante
• clasificación y distribución a los transportistas apropiados
• inducción de paquetes salientes / entrantes
• Medición saliente e inducción de franqueo
• gestión e informes de franqueo
• investigación sobre correo / paquetes que no se pueden entregar
• filtrado de correo básico

La instalación está ubicada en el campus de Case Western University, en Cleveland, y fomenta el empleo de los residentes locales para ayudar a estimular el crecimiento económico en las áreas circundantes. Exela ofrece recursos y capacitación integrales para el desarrollo de habilidades para facilitar la experiencia y las competencias tecnológicas.

La instalación es escalable para acomodar grandes volúmenes de correo entrante y saliente. Actualmente, Exela procesa y mide más de 5,1 millones de correos salientes de USPS anualmente; y recibe, clasifica y entrega más de 5,2 millones de envíos / paquetes de correo USPS al año. Al transferir las operaciones a Exela, el centro se beneficia de una infusión de tecnología que está fácilmente disponible para los empleados. La tecnología implementada incluye:

• Tecnología de automatización de clasificación de correo (codificación de barras 2D)
• Equipo de medición de correo / informes (Novimetrix)
• Hardware y software de seguimiento de paquetes (Podtracker)
• Informes en línea / Entrada de datos / Gestión de bases de datos

• Recursos redundantes eliminados, incluidas dos instalaciones
• El 75% de los empleados provienen de Cleveland, con una alta concentración de los vecindarios circundantes.
• Potencial para aproximadamente un 20% en reducciones de costos para los servicios de correo existentes en las instituciones ancla
• Recursos redundantes reutilizados y / o eliminados
• Operaciones de correo centralizadas y flujos de trabajo consolidados para una utilización más eficaz de la tecnología y la implementación de las mejores prácticas
• Implementó mejores controles de seguridad y calidad para evitar la mezcla de información confidencial
• Eficiencias de proceso logradas manteniendo una precisión del 100%
• Trabajos conservados que actualmente realizan funciones de Mail Hub en otros proveedores
• Creó la oportunidad para una fuerza laboral más calificada a través de amplios recursos de desarrollo profesional

La expansión y el crecimiento de la fuerza laboral de una organización minorista a nivel nacional ejerció una gran presión sobre la capacidad de su departamento interno de Recursos Humanos para mantener un nivel suficiente de eficiencia y calidad de servicio. La gestión y el almacenamiento de registros en papel presentaba una tarea abrumadora ya que el número de escaparates seguía aumentando. En particular, tenían dificultades con la recertificación continua de los documentos de empleados que vencen y la capacidad de generar informes oportunos para los auditores.

La solución de Exela fue digitalizar todos los registros de empleados existentes e implementar procedimientos de registro y de incorporación completamente digitales. Esta solución incluía un flujo de trabajo de incorporación personalizado para las nuevas contrataciones, una funcionalidad del sistema agregada que abordaba el seguimiento y la gestión de la documentación que vence, y capacidades de tablero dinámico para los gerentes de Recursos Humanos.

• Registros de empleados unificados y centralizados y documentos asociados

• Acceso instantáneo en línea a toda la documentación corporativa

• Mejor cumplimiento y supervisión legal

• Capacidades de recuperación rápida de información

• Flujos de trabajo de auditoría muy simplificados

• Solución ecológica que respalda las iniciativas "ecológicas" de la empresa

Un gigante de la industria de alta tecnología estaba experimentando una renovación de miles de millones de dólares para crear un entorno de campus colaborativo. Exela tuvo la tarea de transformar la experiencia del usuario final para los servicios de correo y logística en todo el campus. La solución proporcionada tenía que estar alojada en Azure.

Las soluciones basadas en tecnología de Exela brindan la primera experiencia de usuario de extremo a extremo en su tipo que revoluciona los servicios tradicionales de correo y logística en el sitio. El sistema incluía un portal único para el cliente (accesible a través del portal web y la aplicación móvil), sala de correo digital, casilleros inteligentes, un mostrador de servicio de guante blanco, mensajeros robóticos, la herramienta de envío y recepción de Exela, nuestra plataforma de cumplimiento con capacidades de gestión de inventario y otras actualizaciones de equipos.

• El portal del cliente proporciona una visibilidad y un control mejorados

• Capacidades de informes y análisis detallados

• Mayor comodidad y flexibilidad del sistema

• Capacidad para manejar mayores volúmenes a mayor velocidad

• Experiencia de usuario mejorada

Un administrador de beneficios líder estaba luchando por mantener sus operaciones internas de impresión y correo, sufriendo altos costos generales y baja productividad. La compañía estaba incurriendo en costos innecesarios para mantener tres instalaciones en América del Norte, con pies cuadrados desperdiciados y una subutilización de equipos. Estaba experimentando un alto volumen de inventario (más de 5.000 artículos individuales) porque carecía de capacidades de impresión integradas, así como de un sistema de gestión de inventario digital. Su infraestructura no admitía la automatización: los trabajadores tenían que acomodar manualmente trabajos altamente personalizados para cada cliente, lo que requería tiradas de impresión adicionales y un inventario de selección e igualación para el cumplimiento del kit. Tampoco existía una solución inherente de recuperación ante desastres / continuidad empresarial. Esto significaba que los materiales tenían que enviarse físicamente de un lugar a otro, lo que resultó en un retraso de 2 días. Los flujos de trabajo fragmentados y basados en manuales (cumplimiento de kits) condujeron a una baja productividad en todos los sitios y a una impresión y una entrega más lentas. Por último, las operaciones de producción no se estaban apalancando para líneas de negocio adicionales.

Para abordar estos desafíos, Exela absorbió todas las operaciones de procesamiento de entrada y salida de impresión y correo de la compañía, que incluían: producción, cumplimiento, gestión de correo de devolución, optimización postal, optimización de inventario de la cadena de suministro y gestión de comunicaciones con el cliente. Para empezar, todas las operaciones se migraron al Mega Centro y las instalaciones de producción de Exela. Esto alivió a la empresa de los excesivos costos generales de bienes raíces, seguridad, tecnología e infraestructura. La implementación se implementó en el transcurso de un año para acomodar la transferencia de cientos de trabajos individuales, mientras que las pruebas de aceptación del usuario se llevaron a cabo en una de las instalaciones antes de que se pusiera en funcionamiento cualquier trabajo. Para ayudar a simplificar, estandarizar y unificar las operaciones; Exela rebautizó a más de doscientos trabajadores. Anteriormente, los procesos manuales, como las actividades personalizadas de impresión y cumplimiento, estaban automatizados. Exela también pudo aprovechar su amplia red de proveedores para asegurar las tarifas más competitivas e impulsar economías de escala.

• Reducción del gasto total en un 20%; Se prevé que los ahorros aumenten año tras año a través de la reingeniería de valor.
• Proporcionó una solución escalable que satisface los picos repentinos de demanda y el crecimiento futuro
• Operaciones optimizadas mediante la creación de flujos de trabajo fluidos; eliminar bienes inmuebles y recursos infrautilizados; e integrando automatización
• Eliminó la necesidad de realizar inversiones de capital.
• Impulsó economías de escala utilizando el ecosistema de proveedores de Exela de $ 1 mil millones en gastos de adquisición
• Riesgo mitigado a través de empleados altamente capacitados, documentación detallada del proceso y planes de continuidad comercial comprobados.
• Gestión eliminada de la mano de obra por horas
• Se introdujeron nuevas capacidades de impresión de inserción en color para reducir el tiempo, los volúmenes de inventario y los recursos manuales.

Una de las 10 principales organizaciones de pagadores de atención médica estaba expandiendo continuamente su alcance y participación de mercado y se asoció con Exela para reducir los costos administrativos, mejorar el control y la responsabilidad, mejorar las tasas de envío de EDI y mejorar la experiencia del cliente.

Exela enfrentó este desafío aprovechando el portal web PCH de autoservicio basado en reglas y aumentando la participación de los proveedores. El sistema inteligente de identificación de documentos permite a las oficinas de los proveedores orientar a los facturadores para que presenten apelaciones de reclamaciones a través de la interfaz web de PCH. Los flujos de trabajo automatizados basados en reglas impulsan el envío de documentos al departamento de procesamiento del pagador correspondiente para un procesamiento rápido y preciso. La presentación electrónica de las notificaciones posteriores al procesamiento elimina las demoras en el reprocesamiento para los proveedores.

• Reducción del 35% en los costos de procesamiento del pagador

• 50% + reducción de los tiempos de ciclo

• Reducción del 20% en las tasas de reenvío

• Mayor transparencia para pagadores, proveedores y miembros

• Volúmenes reducidos de alcance a miembros

• Menos errores en los pagos