Uma seguradora de propriedade familiar privada, que atende a aproximadamente 300.000 segurados no estado da Flórida, confiou suas operações de impressão e postagem a um fornecedor externo. Confiava neste fornecedor para imprimir e enviar milhares de documentos (cheques, reclamações e apólices) todos os meses. Este fornecedor ficou aquém das expectativas da empresa em várias áreas. Utilizar o método de impressão de folhas soltas apresentou vários desafios, como comprar e armazenar materiais pré-impressos caros e cheques. Além disso, o processo era mais lento do que equipamentos mais sofisticados, como jatos de tinta; causando atrasos. Essa técnica também era cara; muitas vezes o dobro do preço por folha do que a impressão contínua (suportado por jatos de tinta. A capacidade de imprimir cheques e reclamações juntos era outro problema que fazia com que os cheques fossem impressos e enviados separadamente da política relacionada ou das informações de reclamações. Isso significava que os clientes receberiam cheques e correspondência em momentos diferentes, para não mencionar gastos extras com postagem para acomodar correspondências adicionais.

Finalmente, os recursos limitados de composição da tecnologia (ou seja, impressão em preto e branco e sem opções de design) frustraram os esforços de marketing da empresa - a correspondência do cliente era geralmente rígida por design, difícil de ler e não visualmente atraente. Os modelos estáticos e os estoques pré-impressos eliminaram a possibilidade de campanhas de marketing personalizadas e dinâmicas. Levando tudo isso em consideração, a empresa buscou os serviços de um novo provedor com maior expertise e tecnologia mais sofisticada.

Em 2016, a Exela foi selecionada para gerenciar a impressão de sinistros, apólices e cheques, bem como avisos e cartas de sua unidade em Charlotte. Uma das primeiras iniciativas foi atualizar para impressoras a jato de tinta coloridas de alta velocidade; capaz de lidar com milhões de folhas por mês. Uma única função conectada de papel substituiu milhares de folhas individuais. Os cheques foram produzidos em linha com o resto dos documentos associados e embalados e enviados juntos. As novas máquinas apresentaram uma solução financeiramente mais sólida para a empresa. Não era mais necessário pré-imprimir o estoque de papel. As novas impressoras de 4 cores também ofereciam um amplo menu de opções de design, permitindo à empresa produzir comunicações de marketing mais legíveis e atraentes. O Exela utilizou um código de barras 2-D colocado em cada correspondência, permitindo que cada folha fosse rastreada durante toda a produção e até o correio.

Confiar todas as suas operações de impressão e correio à Exela foi benéfico de várias maneiras.

• Economia de custos: Utilizando o novo equipamento de jato de tinta, a empresa evitou custos associados ao armazenamento de grandes volumes de papel e estoque de cheques, e os custos de impressão por folha foram significativamente menores. Além disso, a postagem foi bastante reduzida pela capacidade de combinar documentos e cheques em um único pacote.
• Economia de tempo: as impressoras a jato de tinta são capazes de atingir velocidades muito maiores em uma base diária, mensal e anual; com maiores taxas de utilização e produtividade. As redundâncias foram eliminadas com a combinação de pacotes diretamente na impressora.
• Marketing aprimorado: o novo equipamento ofereceu um amplo menu de opções de design para um marketing colorido mais direcionado e impactante; e maior flexibilidade para acomodar solicitações de impressão personalizadas

Conforme a empresa expande sua base de clientes e o volume de reclamações cresce exponencialmente, o Exela's tem as instalações, equipamentos e recursos necessários para acomodar os requisitos em evolução da empresa.

O provedor líder de seguro odontológico do país é cliente de longa data da Exela. Atendendo a mais de 78 milhões de americanos, seu negócio exige a impressão, inserção e envio de mais de 8.000 aplicativos de pacientes, extratos de explicação de benefícios (EOB) e cheques semanais. A empresa decidiu que sua forma tradicional de fazer as coisas, com altos custos e atrasos, precisava mudar. Eles estavam confiando em um método ineficiente de impressão de cheques com folhas soltas, que envolvia a alimentação de folhas individuais de papel não anexadas na impressora. Pilhas de cheques pré-impressos foram compradas e mescladas no fluxo de impressão e sobrepostas eletronicamente em cada folha de papel. A compra de cheques e o armazenamento de resmas de papel se traduziam em custos desnecessários para a empresa. Atrasos excessivos de processamento eram outra preocupação, pois o método de folhas soltas era limitado a uma velocidade de impressão de aproximadamente 130 páginas por minuto. Conseqüentemente, estava demorando mais para produzir, inserir e enviar os cheques ao cliente.

A empresa utilizou uma variedade de serviços Exela nos últimos 15 anos. Recorreu ao Exela em busca de orientação estratégica, pois buscava melhorar continuamente os processos essenciais aos negócios. Portanto, quando a Exela apresentou uma abordagem mais eficiente e econômica, a empresa aceitou prontamente a recomendação. Ao mudar para a tecnologia de jato de tinta, a empresa ganhou eficiência de processo e economia mensurável de tempo e dinheiro. Ao contrário da impressão de folhas soltas, a tecnologia de jato de tinta acomoda a impressão em lote contínuo com uma única função de alimentação de papel na impressora. Além disso, a tecnologia da impressora jato de tinta elimina a necessidade de vários cheques pré-impressos.

No geral, a empresa se beneficiou com a tecnologia que permitiu sua transição para métodos de impressão mais avançados e eficientes - levando a economia de custos, tempos de resposta mais rápidos e produtividade aprimorada.

Especificamente:

• As impressoras a jato de tinta são 5 vezes mais rápidas do que o método anterior da empresa.
• O tempo de resposta para impressão e processamento semanais diminuiu em 1 dia e meio.
• Os custos dos cheques diminuíram de aproximadamente $ 16/1000 para $ 6,90 / 1000.
• Maior economia em papel e cheques.
• Maior economia no armazenamento de papel e gerenciamento de estoque associado.
• Produtividade aprimorada enquanto diminui o número de operadores de máquina necessários.