Uma grande organização sem fins lucrativos de bem-estar animal com sede em Boston precisava desesperadamente de uma solução de processamento de remessas mais atualizada, eficiente e econômica. Lidar com milhares de pagamentos na forma de cheques, dinheiro e cartões de crédito era uma tarefa difícil. Ele se baseou em grande parte na intervenção manual e em equipamentos legados. A empresa percebeu que seu sistema tradicional de processamento de remessas não era mais sustentável. Os funcionários eram obrigados a vasculhar doações, digitalizar cheques e processar manualmente pagamentos em dinheiro e cartão de crédito. Isso era caro e complicado, consumindo recursos valiosos que poderiam ser utilizados com mais eficiência em outras áreas. Quaisquer exceções tinham que ser tratadas manualmente, geralmente envolvendo revisões adicionais e novas verificações. Além disso, todo o processo, do recebimento ao depósito, levava de 4 a 5 dias. A organização também pode se beneficiar de dados de marketing mais confiáveis para campanhas eficazes e direcionadas destinadas a solicitar patrocínios. Não havia uma maneira eficiente de coletar e integrar perfis de clientes ao sistema CRM existente.

Como provedor número um de remessas, a Exela estava em uma posição única para assumir e melhorar as operações da organização. Utilizando digitalização inteligente de alta velocidade e tecnologia de captura de dados, uma grande parte do fluxo de trabalho foi automatizada. Ao digitalizar as atividades de captura de dados e processamento de pagamentos e criar uma abordagem mais simplificada, menos funcionários foram necessários; erro humano minimizado e depósitos acelerados. Como vantagem adicional, a plataforma suportava várias formas de pagamento, incluindo cheque, dinheiro e cartão de crédito.

Exela administrou todos os aspectos das operações de pagamento de patrocínio da organização. A solução começou com a retirada da correspondência no correio local; seguido pela abertura, preparação da classificação e dos lotes. Em seguida, veio a captura de imagens e dados, utilizando equipamentos avançados de digitalização inteligente e tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). As imagens foram então entregues ao cliente por meio de um servidor FTP. Os pagamentos são agrupados automaticamente; dados corrigidos e concluídos e regras de negócios implementadas. A revisão e reconciliação das exceções ocorre por meio de um portal online seguro. Os depósitos são então preparados, juntamente com os arquivos ICL e Contas a Receber (AR), e enviados ao banco. Exela também forneceu um arquivo de repositório de doações, para que a organização pudesse ver as imagens e hospedar suas imagens do Gift Aid para devoluções do HMRC.

Para ajudar a organização em seus esforços de campanha de marketing, Exela foi capaz de extrair dados pertinentes da correspondência do patrocinador para importar para sua ferramenta de marketing. A organização usa isso para carregar dados do patrocinador em seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Todos os clientes que optam por não participar são identificados e sinalizados, permitindo que a organização atualize os perfis dos clientes de acordo.

• O cliente é capaz de obter e utilizar dados de patrocínio capturados de correspondência para informar e aprimorar futuras campanhas de marketing
• Economia significativa de custos automatizando processos tradicionalmente manuais e substituindo sistemas legados desatualizados
• Maior aderência aos requisitos regulatórios e de segurança de dados; estrutura de controle de segurança abrangente e supervisão
• Tempo de processamento de pagamento reduzido de 4-5 dias para 48 horas
• Redução e ou / realocação de recursos de trabalho
• Exceções automatizadas para reconciliação e aprovação mais rápidas