米国の主要都市に12のオフィスを持つ国の法律事務所は、明確で体系化されたプロセスの欠如、一元化されたドキュメント管理構造の必要性、さまざまなオフィスにわたる従業員トレーニングの不十分な形式化、および限られた洞察のために運用に苦労していました。ワークフローが会社のニーズと業界のベストプラクティスと同期しているかどうかを調べます。同社には、ワークロードが大きく変動する可能性のあるリテーナにドキュメントサービス提供担当者がいて、スタッフは頻繁に十分に活用されていませんでした。

同社の本社でのソリューションは、ドキュメントワークフローの改善から始まりました。メインフロアに大きなハブを備えた、24フロアのそれぞれに印刷およびコピーセンターのシステムとして始まったものは、最終的にはメインフロアにある単一の全体的なドキュメントソリューションセンターで構成されるように体系的に削減されました。この一元化されたドキュメント処理センターは、大量かつ多様なジョブ要件に合わせて最適化され、印刷およびコピーの場所の数は大幅に削減されましたが、ユーザーエクスペリエンスとともに、納期と生産能力が大幅に向上しました。

ドキュメントソリューションセンターは、印刷やコピーの作業以上のものを処理するように時間とともに進化しました。公文書を監視し、メタデータの抽出と要約を自動化する高度な電子情報開示システムが導入され、情報収集とケース管理を支援するためにExelaの訴訟サポートソリューションも導入されました。

Exelaと会社との継続的な関係は、相互に有益なパートナーシップと、コラボレーションのための多くの追加の機会を生み出しました。当社の訴訟サポートサービスは、会社にとって非常にミッションクリティカルになっているため、サービス提供チームのメンバーに、訴訟チームと一緒に訴訟を行って業務をサポートするように依頼することがよくあります。それ以来、会社の12の場所のそれぞれで一貫したワークフローを推進するために国民経済計算の構造を作成し、10年以上の関係を継続的に育むために積極的なサービス改善戦略を継続しています。

• 印刷とコピーの統合により、同社は本社のリースフロアスペースを2フロア削減することができました。

• 年間43万ドルの節約とコスト回避

• テクノロジーとプロセスの改善により、契約の最初の3年間でさらに175万ドルの節約が実現しました

• 18か月間で人員需要を35％削減

• エンドユーザーエクスペリエンスと全体的な生産性の向上