世界的な調達、支払い、旅行サービスを提供するFortune 500のプロバイダーは、1,810億ドルの資産を持ち、フロントエンドとバックエンドの送金処理に関連する総所有コスト（TCO）をわずか80％に削減しようと努めました。社内で年間30MMを超える紙の送金を管理するには、機器、労働力、システムライセンス、およびPCIコンプライアンス監査に多額の投資が必要でした。これらのコストの一部を相殺するために、同社は社内業務を縮小して統合したいと考えていました。同社はまた、複数のソフトウェアライセンス、社内のACH決済システム、および期限が切れる予定の契約で行き詰まっていた。

同社は、送金処理業務の主要なアウトソースプロバイダーとしてExelaを選択しました。現在、Exelaは、会社の年間3,000万回以上の支払いを処理しています。手動キーイングおよび保管機能を含む送金業務をアウトソーシングすることで、会社は総所有コストを削減する手段を提供しました。実装には、フロントエンドの運用から始まり、ACHの清算、品質保証、保管機能などのIT /バックエンドプロセスに続く段階的なアプローチが含まれていました。 Exelaと協力して、同社は以前の送金プラットフォームであるUS DataWorksからExelaのTMSシステムへの移行を成功裏に完了しました。同じく有効期限が切れていた同社のACHエンジンは、Exelaのソリューションに置き換えられました。

今日、私たちは以下を含む紙および電子決済処理サービスの全範囲を提供しています。

• 商業用および小売用のLockBox処理サービス
• 電子ロックボックスサービス
• リモート送金LockBoxスポーク

• 処理のターンアラウンドタイムが3日半から48時間に改善されました
• 会社の総所有コストを20％削減しました
• 専用の関係管理
• 継続的なSLAの達成：支払い後の精度（99％）;適時性;重複支払い;例外;決定処理エラー;誤投稿
• 継続的改善：Exelaと提携して以来、この会社はいくつかのシステムアップグレードの恩恵を受けてきました。プロセスの改善とサービスの拡張。
• リスク軽減：監査およびコンプライアンス活動を専門家に委託することにより。同社は、規制違反のリスクを軽減することができました

経済的圧力の高まり、地理的フットプリントの拡大、およびより要求の厳しい顧客に直面して、金融機関は周辺ロックボックス処理機能をアウトソーシングし、コア製品のアップグレードと拡張に再び注力することを選択しています。明らかなコスト削減の意味は別として、専用のLockBoxプロバイダーの専門知識に依存することで、企業にいくつかの戦略的利点を提供できます。厳格な規制環境とプライバシーへの懸念の高まりの中で、効果的なセキュリティ管理と強化されたコンプライアンス対策の必要性がこれまで以上に重要になっています。また、多くの組織は、最先端の機器や新しいテクノロジーへの追加投資に負担をかけたくないと考えています。 LockBoxの運用をアウトソーシングすることにより、金融機関は、生産性と競争力の向上のために、リソースと支出を転用および再割り当てする新しい方法を見つけています。

米国のトップ8の金融機関の1つとして、この会社は、絶えず進化し、要求の厳しい市場で競争力を維持する機会を探していました。優れた製品と顧客体験を提供することは、その優先事項の最前線にありました。しかし、6つの異なる都市にまたがるLockBox処理活動を管理するために、勘定系システムから広範なリソースが引き出されていました。銀行はまた、新しいテクノロジーと最新の業界のベストプラクティスを把握するのに苦労していましたが、同時に、卓越したカスタマーサービスを通じて顧客維持率と獲得率を向上させようとしていました。銀行は過去30年間、他のオンサイト業務をExelaにアウトソーシングしてきましたが、リソースの完全な再割り当てに向けて次のステップを踏み出したいと考えていました。顧客データのセキュリティとプライバシーは、銀行にとって追加の考慮事項でした。

戦略的アジェンダを前進させ、この分野の他の人々の専門知識と技術を活用するために、銀行はLockBoxの運用を外部委託することを決定しました。大規模なオンサイト送金の実装に精通した専門のテクノロジープロバイダーの支援を求めました。才能の広大なネットワークのためにExelaを選択しました。用途の広いサービス提供モデル。技術的に高度なアプリケーション。複数のサイトにわたる運用管理の経験。 1億ドル相当のソリューションは、以下を含むように範囲を拡大しました。

• LockBox処理：Exelaは、6か所にわたる会社のLockBox操作のすべての側面を監視および実行する責任があります。既存の施設や設備を活用する。エンドツーエンドソリューションの一部として、Exelaはメールの取得を管理します。画像とデータのキャプチャ。アーカイブ;配達;送金;そして顧客の情報の安全な転送。

• 人事部と協力して移行チームを設立

• 従業員の転換：LockBoxオペレーションの完全な移転を完了するために、Exelaは600人を超えるオンサイト銀行の従業員を従業員に追加しました。これは、このパートナーシップ中に再バッジが付けられた1,500人を超える従業員に追加されます。変換を成功させるために、実装前に次の手順を完了しました。

  • 銀行スタッフと協力して、移行プロセスの重要な目標を決定しました

  • Exelaの人事部門および採用部門と協力して移行チームを設立

  • 移行した従業員のためのピアツーピアサポートと知識移転プログラムの実装

  • 定期的なリズムと料金所の従業員レビューのスケジュール

• 堅牢なディザスタリカバリ/事業継続計画

  • 各アプリケーションまたは重要なインフラストラクチャの回復手順と回復時間の目標

  • テクノロジーリカバリチームの役割と責任

  • コミュニケーション計画

  • テクノロジー回復計画を呼び出す方法の手順

  • 他の計画への依存（テクノロジーを含む）

  • 優先順位付け戦略

  • 頻度と保持を含むバックアップ手順

• 強化されたガバナンスモデル

  • 毎週の会議、ステータスコール、ゲートレビュー

  • 専任のプロジェクトマネージャー

  • 主要なクライアントとExelaの利害関係者間の絶え間ないコミュニケーション

  • SharePointチームサイト

  • 確立された製品要件/仮定/制約

  • チームアクションレポートを作成

  • 実装されたプロジェクトのコスト管理

  • 利用状況ダッシュボード

  • Exelaの上級管理職で構成される運営委員会を設立

  • 変更管理プロセスを開始しました。内部監査とスポンサーのフィードバック手順

Exelaとのパートナーシップは、いくつかの良い結果を生み出しました。最も注目すべきは、過去10年間で4000万ドルのコスト削減です。銀行はまた、業績目標の99％を達成しました。確立されたLockBoxプロバイダーのリソースと専門知識を活用することで、銀行は、卓越したサービスで顧客を喜ばせながら、勘定系製品の開発と提供に業務を専念させることができました。その他の利点は次のとおりです。

• 機器の所有権とメンテナンスへの最小限の投資

• 労働と従業員の賃金の継続

• プライバシーと情報セキュリティのリスクの軽減

• 将来のプロセス改善とコスト削減の機会

• 宅配便/メール配信の信頼性

• 高レベルの処理精度

• 銀行サイト間でのワークフローの一貫性

ボストンに本拠を置く大規模な非営利の動物福祉組織は、より更新された、効率的で費用効果の高い送金処理ソリューションを切実に必要としていました。小切手、現金、クレジットカードの形で何千もの支払いを処理することは困難な作業でした。それは主に手動介入とレガシー機器に依存していました。同社は、従来の送金処理システムがもはや持続可能ではないことに気づきました。労働者は、寄付をふるいにかけ、小切手をスキャンし、現金とクレジットカードの支払いを手動で処理する必要がありました。これは費用と手間がかかり、他の分野でより効率的に利用できる貴重なリソースを消費していました。例外はすべて手動で処理する必要があり、通常は追加のレビューと再スキャンが必要でした。さらに、受け取りから入金までの全プロセスは、最大4〜5日かかりました。組織はまた、スポンサーを募ることを目的とした効果的で的を絞ったキャンペーンのためのより信頼性の高いマーケティングデータから利益を得ることができます。顧客プロファイルを収集して既存のCRMシステムに統合する効率的な方法はありませんでした。

ナンバーワンの送金プロバイダーとして、Exelaは組織の運営を引き継ぎ、改善する独自の立場にありました。高速インテリジェントスキャンおよびデータキャプチャテクノロジーを利用して、ワークフローの大部分が自動化されました。データキャプチャと支払い処理アクティビティをデジタル化し、より合理化されたアプローチを作成することにより、必要な労働者が少なくなりました。ヒューマンエラーが最小限に抑えられ、預金が迅速に処理されます。追加の利点として、プラットフォームは、小切手、現金、クレジットカードなどの複数の支払い方法をサポートしていました。

Exelaは、組織のスポンサーシップ支払い業務のすべての側面を管理しました。解決策は、地元の郵便局で郵便物を受け取ることから始まりました。その後、開封し、仕分けとバッチ処理を準備します。次は、高度なインテリジェントスキャン装置と光学式文字認識（OCR）テクノロジーを利用した画像とデータのキャプチャです。その後、画像はFTPサーバーを介してクライアントに配信されました。支払いは自動的にバッチ処理されます。データが修正および完了され、ビジネスルールが実装されました。例外のレビューと調整は、安全なオンラインポータルを介して行われます。次に、ICLおよび売掛金（AR）ファイルとともに預金が準備され、銀行に送金されます。 Exelaは寄付リポジトリアーカイブも提供したため、組織は画像を表示し、HMRCの返品のためにギフトエイド画像をホストできました。

組織のマーケティングキャンペーンの取り組みを支援するために、Exelaはスポンサーの通信から適切なデータを抽出して、マーケティングツールにインポートすることができました。組織はこれを使用して、スポンサーデータを顧客関係管理（CRM）システムにアップロードします。オプトアウトした顧客はすべて識別され、フラグが付けられるため、組織はそれに応じて顧客プロファイルを更新できます。

• クライアントは、通信から取得したスポンサーシップデータを取得して利用し、将来のマーケティングキャンペーンに情報を提供して強化することができます。
• 従来の手動プロセスを自動化し、古いレガシーシステムを置き換えることにより、大幅なコスト削減を実現
• 規制およびデータセキュリティ要件へのより高い順守。包括的なセキュリティ制御フレームワークと監視
• 支払い処理時間が4〜5日から48時間に短縮されました
• 労働力の削減および/または再配分
• 調整と承認を迅速化するための自動化された例外

国民健康保険会社は、月に50,000件を超える請求書を処理していました。 308の緊急医療施設全体で顧客サービスと患者ケアを改善したいと考えていました。これを実現するために、同社は紙ベースの買掛金ワークフローを変革する必要がありました。これにより、ドキュメントが失われ、ベンダーへの支払いが遅れていました。施設間のAPワークフローには、標準化、統合、および可視性が欠けていました。また、一度に多数の請求書から情報を収集するための効率的なシステムはありませんでした。不一致があった場合、会社は請求書を見つけることもできませんでした。 APプロセスを自動化することで、各センターのディレクターは患者の支援に再び集中できるようになりました。

この会社は、目標を達成するために、既存のAPプロセスを完全に自動化されたワークフローに置き換えることを決定しました。卓越した請求書管理機能のために、ExelaのエンドツーエンドのクラウドベースのBancPayソリューションを選択しました。ユーザーフレンドリーなインターフェースを備えたこのソリューションは、ルーティングと承認のために請求書画像に簡単にアクセスできるようにします。追加の利点として、会社のサプライヤーはオンラインで請求書の支払い状況を確認できるため、コミュニケーションとワークフロー管理が向上します。

• ベンダーへのより正確な支払いによる顧客サービスの向上
• APスタッフを6人削減することで節約を実現
• 追加のカスタマーサービスイニシアチブのためにリソースを再割り当て
• APプロセスの生産性と可視性の向上
• 将来の自動化イニシアチブの機会の拡大