COVID-19の蔓延を遅らせることを目的とした在宅勤務の注文を受けて、ロサンゼルスに本拠を置く法律事務所は、米国に他の2つの事務所を持ち、リモートワークに完全に適応するのに苦労していました。彼らは、ビジネスクリティカルなメールを収集するために、従業員を定期的にオフィスに送る必要があることに気づきました。このプロセスは非効率的であり、メールが遅れ、従業員は不必要なリスクにさらされていました。会社のオフィスではメールのバックログが蓄積されており、非常に迅速に実装できるメールソリューションが必要でしたが、法的文書の処理に関連する厳格なセキュリティ基準を維持するソリューションも必要でした。同社は、CoC追跡と完全な情報セキュリティを提供しながら、数日以内により優れたメールシステムを実装できるパートナーを探していました。
Exelaのデジタルメールルーム（DMR）とWebベースのDMRポータルは、電子媒体を介してリモートワーカーに物理的なメールを配信するための完璧なソリューションを提供します。 Exelaは、COVID-19に対応して、わずか10日以内に実装できる新しいRapid Response Digital MailSolutionを開発しました。この場合、ExelaのRapid Response Teamはお客様と緊密に協力して、48時間以内にソリューションの提案を提示しました。その後まもなく、ビジネス要件ドキュメント、必要な作業範囲（SOW）、および迅速な展開要件を満たす完全な作業範囲記述書を完成させることができました。 Exelaは、メールのバックログと将来のメール量の100％に対処することを提案し、ビジネスの中断を防ぐために、顧客の場所での物理的なメールのピックアップと転送を手配することも提案しました。顧客用に私書箱が設置され、私書箱から近くのエクセラのメール処理センターの1つにすべてのメールをルーティングするプロセスが導入されました。これにより、Digital Mailroomプロセスが実装された後、会社が受信メールを物理的に取得する必要がなくなりました。 SOWに署名してから10日以内に、Exelaは顧客のメールを受信、処理、および配布していました。会社のメール量の100％を処理できるリソースを提供することに加えて、Exelaの処理施設の分散ネットワークとクラウドでホストされるデータ管理機能により、階層化されたディザスタリカバリ保護が保証されます。 Digital Mailroomの顧客は、グローバルな運用フットプリントと柔軟で場所に依存しないソフトウェアプラットフォームによって可能になる、完全な事業継続計画と処理の冗長性によって常に保護されています。
- 10日以内に導入可能なソリューション
- 情報セキュリティの強化
- 再郵送の排除によるコスト削減
- 迅速にスケーラブルな操作
- いつでもどこでもメールにアクセスできるクラウドホスト
- 使いやすいプラットフォームは最小限のトレーニングで済みます
- 事業継続計画と多地域の災害復旧保護
- Exelaまたはサードパーティのワークフローソリューションを使用してダウンストリーム処理を開始するための基本的なソリューションに基づいて構築する機能
- 紙のメールを検索可能で簡単に共有できるようにします
