教育

Exelaの一元化されたメールハブは、テクノロジーで労働者を支援します

＃技術

チャレンジ：

各クリーブランドアンカー機関は、異なるシステム、スタッフ、および施設を備えた独自のメールサービスハブを運営しています。これにより、機器、労働力、およびサプライヤーの冗長性、標準化されたUSPS、HIPPA、およびACAコンプライアンス慣行の欠如、および一貫性のないメールの準備、配信、追跡プロセスが発生します。分散型のサービス提供モデルは、追加のオーバーヘッドコストと不動産の非効率的な使用も意味します。機関はテクノロジーの採用に時間がかかり、代わりに手作業による選別やその他の手動プロセスに依存しています。熟練労働者の不在は、処理と配達の遅延とエラーへの扉を開きます。最後に、メールの説明責任とセキュリティを確保するための追跡システムや正式な一連の管理手順はありません。

解決：

Case Western University、Cleveland Clinic、University Hospitalsは、Exelaが管理する単一の集中型メールハブを形成するために業務を統合しました。この施設は以下のサービスを提供しています。

  • オフィス間宅配便
  • アウトバウンド/インバウンドメール収集
  • 分類と適切な運送業者への配布
  • アウトバウンド/インバウンドパッケージの誘導
  • アウトバウンドメータリングと郵便料金の誘導
  • 郵便料金の管理と報告
  • 配信不能メール/パッケージに関する調査
  • 基本的なメールスクリーニング

この施設はクリーブランドのケースウエスタン大学のキャンパス内にあり、周辺地域の経済成長を促進するために地元住民の雇用を奨励しています。 Exelaは、専門知識と技術能力を促進するための包括的なスキル開発リソースとトレーニングを提供します。

この機能は、大量の受信メールと送信メールに対応できるように拡張可能です。現在、Exelaは年間510万通以上のUSPSアウトバウンドメールを処理および計測しています。年間520万通以上のUSPSのインバウンドメール/パッケージを受け取り、分類し、配達します。オペレーションをExelaに移すことにより、ハブは従業員がすぐに利用できるテクノロジーの注入から恩恵を受けます。実装されるテクノロジーには次のものが含まれます。

  • メール仕分け自動化技術（2Dバーコード）
  • メールメータリング機器/レポート（Novimetrix）
  • パッケージ追跡ハードウェアおよびソフトウェア（Podtracker）
  • オンラインレポート/データ入力/データベース管理
利点：
  • 2つの施設を含む冗長なリソースを排除
  • 従業員の75％はクリーブランド出身で、周辺地域からの集中度が高い
  • アンカー機関の既存のメールサービスのコスト削減が推定20％になる可能性
  • 冗長なリソースを再利用および/または排除
  • テクノロジーのより効果的な利用とベストプラクティスの実装のための集中化されたメール操作と統合されたワークフロー
  • 機密情報の混合を回避するために、より優れたセキュリティと品質管理を実装しました
  • 100％の精度を維持しながらプロセス効率を達成
  • 現在他のプロバイダーでメールハブ機能を実行している保存済みジョブ
  • 広範な専門能力開発リソースを通じて、より高度なスキルを持つ労働力の機会を創出しました
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