A raíz de las órdenes de quedarse en casa destinadas a frenar la propagación de COVID-19, un bufete de abogados con sede en Los Ángeles, con otras dos oficinas en los EE. UU., Estaba luchando por adaptarse completamente al trabajo remoto. Descubrieron que aún necesitaban enviar empleados periódicamente a la oficina para recolectar el correo comercial crítico. Este proceso estaba demostrando ser ineficaz, el correo se demoraba y los empleados estaban expuestos a riesgos innecesarios. Se había acumulado una acumulación de correo en las oficinas de la empresa y se necesitaba una solución de correo que pudiera implementarse muy rápidamente, pero también que mantuviera estrictos estándares de seguridad relacionados con el manejo de documentos legales. La firma estaba buscando un socio que pudiera implementar un mejor sistema de correo en unos días, al mismo tiempo que proporcionara seguimiento de la cadena de custodia y seguridad de la información completa.

La sala de correo digital (DMR) de Exela y el portal DMR basado en la web proporcionan la solución perfecta para distribuir correo físico a trabajadores remotos a través de un medio electrónico. En respuesta a COVID-19, Exela desarrolló una nueva solución de correo digital de respuesta rápida que se puede implementar en solo 10 días. En este caso, el equipo de respuesta rápida de Exela trabajó en estrecha colaboración con el cliente para presentar una propuesta de solución en un plazo de 48 horas. Poco después, se pudo finalizar una declaración de trabajo completa que satisfacía el Documento de requisitos comerciales, el alcance de trabajo deseado (SOW) y los requisitos de implementación rápida. Exela se ofreció a abordar la acumulación de correo, así como el 100% de los futuros volúmenes de correo, y también se ofreció a organizar la recogida y transferencia del correo físico en la ubicación del cliente para evitar interrupciones en su negocio. Se estableció un apartado postal para el cliente y se puso en marcha un proceso para enrutar todo el correo desde el apartado postal a uno de los centros de procesamiento de correo cercanos de Exela. Esto aseguró que la empresa no tuviera que recuperar físicamente ningún correo entrante una vez que se implementó el proceso de la sala de correo digital. Dentro de los 10 días posteriores a la firma del SOW, Exela estaba recibiendo, procesando y distribuyendo el correo del cliente. Además de proporcionar recursos capaces de manejar el 100% del volumen de correo de la empresa, la red distribuida de instalaciones de procesamiento y las capacidades de gestión de datos alojadas en la nube de Exela garantizan protecciones de recuperación ante desastres en capas. Los clientes de Digital Mailroom siempre están protegidos por la planificación de la continuidad del negocio y las redundancias de procesamiento que son posibles gracias a una huella operativa global y plataformas de software flexibles que no dependen de la ubicación.

• Solución implementable en 10 días
• Seguridad de la información reforzada
• Ahorro de costes gracias a la eliminación del reenvío
• Operaciones rápidamente escalables
• Acceso al correo alojado en la nube en cualquier momento y lugar
• La plataforma fácil de usar requiere una formación mínima
• Planificación de la continuidad del negocio y protecciones de recuperación ante desastres multirregionales
• Capacidad para construir sobre la solución fundamental para iniciar el procesamiento posterior utilizando Exela o soluciones de flujo de trabajo de terceros.
• Permite que el correo en papel se pueda buscar y compartir fácilmente

Exela es un proveedor desde hace mucho tiempo de una variedad de servicios a más del 70 por ciento de las oficinas de la empresa. Si bien la prestación de servicios varía según la oficina, las soluciones digitales de Exela contribuyen a la gestión eficaz de copias, fax, correo, servicios de impresión gestionados, gestión de suministros de escaneado, recepción y servicios de hospitalidad, todos entregados in situ en las distintas ubicaciones de la empresa.

A medida que se acercaba un período de renovación de cinco años, los gerentes de prestación de servicios de Exela continuaron trabajando en estrecha colaboración con la empresa para descubrir nuevas formas de mejorar y hacer crecer nuestros servicios. Exela transformó en colaboración nuestras estrategias de entrega para cumplir con las necesidades cambiantes de la práctica legal moderna y se ganó el negocio continuo de este cliente.

El desafío consistía en actualizar la tecnología siempre que fuera posible, refinar los flujos de trabajo, ampliar la dotación de personal y los esfuerzos de capacitación cruzada, y producir una plataforma de equipos estandarizada y escalable con opciones flexibles, administrada por un único punto de contacto en todas las ubicaciones. Nuestro objetivo era hacer esto y al mismo tiempo mantener nuestro enfoque de ahorro de costos y nuestro compromiso de brindar un servicio y soporte técnico de alta calidad.

Nuestro enfoque para expandir nuestros servicios, en este caso, se basó en cambiar el nombre y volver a capacitar al personal existente de la empresa, en lugar de contratar una fuerza laboral completamente nueva. Parte de este esfuerzo implica el desarrollo de manuales de capacitación detallados y un extenso programa de capacitación de múltiples vías.

Cuando fue necesario, introdujimos tecnología mejorada, pero también conservamos el hardware de impresión y escaneo existente cuando fue apropiado y redujimos el número total de máquinas para mantener bajos los costos. Recomendamos una solución personalizada que abarcara todas las necesidades de salida de impresión dentro de un único sistema de gestión de impresión basado en la nube. Nuestros arquitectos de soluciones pudieron crear una visión holística para la integración de tecnologías nuevas y existentes, de modo que continuamos trabajando hacia un modelo de comunicación y servicio unificado en todas las ubicaciones.

Dado que las actualizaciones de nuestros servicios hicieron hincapié en el mayor uso de soluciones habilitadas por tecnología, nos aseguramos de centrarnos en gran medida en mantener el cumplimiento. Esto fue particularmente importante en este caso, debido a la naturaleza del negocio de nuestro cliente. Los controles de garantía de calidad y la auditoría externa demostraron un proceso seguro y compatible en todo momento.

• 15% de ahorro en equipos el primer año

• 10% de ahorro total de mano de obra

• Ahorro del 27% a través de los servicios de impresión gestionados de Exela

• Soporte de consultoría para ayudar a optimizar el procesamiento de textos y la gestión de registros

Un bufete de abogados nacional con doce oficinas en las principales ciudades de los EE. UU. Estaba luchando operativamente debido a la falta de procesos bien definidos y codificados, la necesidad de una estructura de gestión de documentos centralizada, la formalización insuficiente para la capacitación de los empleados en sus diversas oficinas y la información limitada sobre si los flujos de trabajo estaban sincronizados con las necesidades de la empresa y las mejores prácticas de la industria. La empresa tenía asociados de entrega de servicios de documentos en reserva, cuya carga de trabajo podía fluctuar enormemente, y su personal estaba frecuentemente infrautilizado.

En la sede corporativa de la empresa, nuestra solución comenzó con mejoras en los flujos de trabajo de documentos. Lo que comenzó como un sistema de centros de impresión y copiado en cada uno de los 24 pisos, con un centro más grande en el piso principal, se redujo sistemáticamente para que finalmente consista en un único centro de solución de documentos integral en el piso principal. Este centro de procesamiento de documentos centralizado se optimizó para grandes volúmenes y diversos requisitos de trabajo, y aunque el número de ubicaciones de impresión y copia se redujo drásticamente, los tiempos de entrega y las capacidades de producción mejoraron significativamente, junto con la experiencia del usuario.

El centro de soluciones de documentos evolucionó con el tiempo para manejar mucho más que trabajos de impresión y copia. Se implementó un sistema avanzado de eDiscovery que monitorea los registros judiciales públicos y automatiza la extracción y el resumen de metadatos, y también se introdujeron las soluciones de soporte de litigios de Exela para ayudar con la recopilación de inteligencia y la gestión de casos.

La relación continua de Exela con la firma ha producido una asociación de beneficio mutuo y muchas oportunidades adicionales de colaboración. Nuestros servicios de soporte en litigios se han vuelto tan fundamentales para la empresa que con frecuencia solicitan a un miembro de nuestro equipo de prestación de servicios que viaje con su equipo de litigios a los juicios para respaldar sus operaciones. Desde entonces, hemos creado una estructura de administración de cuentas nacional para impulsar flujos de trabajo consistentes en cada una de las doce ubicaciones de la empresa, y continuamos nuestra estrategia proactiva de mejora del servicio para nutrir continuamente nuestra relación de más de diez años.

• La consolidación de impresión y copia permitió a la empresa reducir en dos pisos el espacio alquilado en su sede corporativa

• $ 430,000 en ahorros anuales y reducción de costos

• Las mejoras de tecnología y procesos proporcionaron ahorros de $ 1,75 millones adicionales en los primeros tres años del contrato

• Reducción de la demanda de personal en un 35% durante un período de 18 meses.

• Experiencia del usuario final mejorada y productividad general