Un proveedor de Fortune 500 de servicios globales de compras, pagos y viajes, con 181 mil millones de dólares en activos, buscaba reducir su costo total de propiedad (TCO), asociado con su procesamiento de remesas de front-end y back-end, a solo el 80%. La gestión interna de un volumen anual de más de 30 millones de remesas de papel requirió inversiones significativas en equipos, mano de obra, licencias de sistemas y auditorías de cumplimiento de PCI. Para compensar algunos de estos costos, la empresa quería reducir y consolidar sus operaciones internas. La firma también se estaba estancando con múltiples licencias de software, sistemas de compensación ACH internos y contratos que debían expirar.

La empresa seleccionó a Exela como su principal proveedor externo para sus operaciones de procesamiento de remesas. Actualmente, Exela procesa un volumen anual de más de 30 millones de pagos para la firma. La subcontratación de sus operaciones de remesas, incluidas sus funciones de manipulación manual y de depósito, proporcionó a la empresa un medio para reducir sus costos totales de propiedad. La implementación abarcó un enfoque por fases, comenzando con las operaciones de front-end y continuando con los procesos de TI / back-end, incluidas las funciones de compensación, garantía de calidad y depósito de ACH. Trabajando junto con Exela, la empresa completó una migración exitosa de su plataforma de remesas anterior, US Data Works, al sistema TMS de Exela. El motor ACH de la empresa, que también estaba caducando, fue reemplazado por la solución de Exela.

En la actualidad, ofrecemos la gama completa de servicios de procesamiento de pagos electrónicos y en papel, que incluyen:

• Servicios de procesamiento de LockBox comerciales y minoristas
• Servicios de LockBox electrónico
• Envío remoto LockBox habló

• Tiempos de respuesta de procesamiento mejorados, de 3 ½ días a 48 horas
• Disminuyó los costos totales de propiedad de la empresa en un 20%.
• Gestión de relaciones dedicada
• Logro continuo de SLA: precisión de la publicación de pagos (99%); oportunidad; pagos duplicados; excepciones; errores en el procesamiento de decisiones; errores de publicación
• Mejora continua: desde que se asoció con Exela, esta empresa se ha beneficiado de varias actualizaciones del sistema; mejoras de procesos y extensiones de servicios.
• Mitigación de riesgos: confiando sus actividades de auditoría y cumplimiento a un experto. la empresa pudo reducir su riesgo de incumplimiento regulatorio

Frente a las crecientes presiones económicas, una presencia geográfica en expansión y clientes más exigentes, las instituciones financieras están optando por subcontratar las funciones de procesamiento de cajas de seguridad periféricas y reenfocar sus esfuerzos en actualizar y expandir las ofertas principales. Aparte de las obvias implicaciones de ahorro de costos, confiar en la experiencia de un proveedor exclusivo de LockBox puede ofrecer a las empresas varias ventajas estratégicas. En medio de un panorama regulatorio rígido y una creciente preocupación por la privacidad, la necesidad de controles de seguridad efectivos y medidas de cumplimiento mejoradas es más importante que nunca. Y muchas organizaciones no quieren tener que cargar con inversiones adicionales en equipos de vanguardia y tecnologías emergentes. Al subcontratar sus operaciones LockBox, las instituciones financieras están encontrando nuevas formas de desviar y reasignar recursos y gastos para mejorar la productividad y la ganancia competitiva.

Como una de las 8 principales instituciones financieras de EE. UU., Esta empresa buscaba oportunidades para mantener su ventaja competitiva en un mercado exigente y en constante evolución. Ofrecer productos y experiencias superiores a los clientes estaba a la vanguardia de sus prioridades. Sin embargo, se estaban retirando grandes recursos de sus operaciones bancarias centrales para administrar sus actividades de procesamiento de LockBox, distribuidas en seis ciudades diferentes. El banco también estaba luchando por mantenerse al tanto de las tecnologías emergentes y las últimas mejores prácticas de la industria, mientras que, al mismo tiempo, intentaba mejorar las tasas de retención y adquisición de clientes a través de un servicio al cliente excepcional. Aunque el banco ha estado subcontratando otras operaciones in situ a Exela durante los últimos 30 años, quería dar el siguiente paso hacia la reasignación total de recursos. La seguridad y privacidad de los datos de los clientes fueron consideraciones adicionales para el banco.

Para avanzar en su agenda estratégica y aprovechar la experiencia y la tecnología de otros en este espacio, el banco tomó la decisión de subcontratar sus operaciones LockBox. Buscó la ayuda de un proveedor de tecnología especializado que estuviera bien versado en la ejecución de grandes implementaciones de remesas in situ. Seleccionó a Exela por su amplia red de talentos; modelo de prestación de servicios versátil; aplicaciones tecnológicamente avanzadas; y experiencia en la gestión de operaciones en varios sitios. La solución, valorada en 100 millones de dólares, ha ampliado su alcance para incluir lo siguiente:

• Procesamiento de LockBox: Exela se encarga de supervisar y ejecutar todos los aspectos de las operaciones de LockBox de la empresa en seis ubicaciones; utilizando las instalaciones y equipos existentes. Como parte de la solución de un extremo a otro, Exela administra la recuperación de correo; captura de imágenes y datos; archivo; entrega; remesa; y la transferencia segura de la información de los clientes.

• Trabajé con RR.HH. para establecer un equipo de transición.

• Conversión de empleados: Para completar la transferencia total de las operaciones de LockBox, Exela agregó más de 600 empleados bancarios en el sitio a su fuerza laboral. Esto se suma a los más de 1.500 empleados que han sido re-identificados durante esta asociación. Para garantizar una conversión exitosa, se completaron los siguientes procedimientos antes de la implementación:

  • Colaboró con el personal del banco para determinar objetivos importantes para el proceso de transición

  • Establecí un equipo de transición trabajando con los departamentos de Recursos Humanos y Reclutamiento de Exela.

  • Implementación de programas de transferencia de conocimientos y apoyo de igual a igual para empleados en transición

  • Revisiones programadas regulares de cadencia y peaje de los empleados

• Plan robusto de recuperación ante desastres / continuidad empresarial

  • Procedimientos de recuperación y objetivos de tiempo de recuperación para cada aplicación o infraestructura crítica

  • Funciones y responsabilidades de los equipos de recuperación de tecnología

  • Plan de comunicación

  • Procedimientos sobre cómo invocar el (los) plan (es) de recuperación de tecnología

  • Dependencias de otros planes (incluida la tecnología)

  • Estrategia de priorización

  • Procedimientos de respaldo, incluida la frecuencia y la retención

• Modelo de gobernanza mejorado

  • Reuniones semanales, llamadas de estado, revisiones de puertas

  • Gerente de proyectos dedicado

  • Comunicación constante entre el cliente clave y las partes interesadas de Exela

  • Sitio de grupo de SharePoint

  • Requisitos / supuestos / restricciones del producto establecidos

  • Informe de acción del equipo desarrollado

  • Controles de costos del proyecto implementados

  • Panel de estado utilizado

  • Comité directivo instituido compuesto por directivos de Exela de alto nivel

  • Proceso de control de cambios iniciado; Auditorías internas y procedimientos de retroalimentación de los patrocinadores.

Una asociación con Exela ha producido varios resultados positivos. En particular, es un ahorro de costos de $ 40 millones en los últimos 10 años. El banco también ha logrado el 99% de sus objetivos de desempeño. Aprovechar los recursos y la experiencia de un proveedor establecido de LockBox le ha permitido al banco dedicar sus operaciones al desarrollo y la entrega de productos bancarios básicos, mientras deleita a los clientes con un servicio excepcional. Algunos beneficios adicionales incluyen:

• Inversión mínima en propiedad y mantenimiento de equipos

• Continuidad de la mano de obra y los salarios de los empleados

• Mitigación del riesgo de privacidad y seguridad de la información

• Oportunidad para futuras mejoras de procesos y ahorros de costos

• Servicio de mensajería / fiabilidad de entrega de correo

• Alto nivel de precisión de procesamiento

• Coherencia de los flujos de trabajo en los sitios bancarios

Una gran organización de bienestar animal sin fines de lucro con sede en Boston necesitaba desesperadamente una solución de procesamiento de remesas más actualizada, eficiente y rentable. Manejar miles de pagos en forma de cheques, efectivo y tarjetas de crédito fue una tarea abrumadora. Se basaba en gran medida en la intervención manual y en equipos heredados. La empresa se dio cuenta de que su sistema tradicional de procesamiento de remesas ya no era sostenible. Los trabajadores debían examinar las donaciones, escanear cheques y procesar manualmente los pagos en efectivo y con tarjeta de crédito. Esto era costoso y engorroso, ya que consumía recursos valiosos que podrían utilizarse de manera más eficiente en otras áreas. Cualquier excepción tenía que manejarse manualmente, lo que generalmente implicaba revisiones adicionales y nuevas exploraciones. Además, todo el proceso, desde la recepción hasta el depósito, tardaba entre 4 y 5 días. La organización también podría beneficiarse de datos de marketing más fiables para campañas eficaces y específicas destinadas a solicitar patrocinios. No había una forma eficiente de recopilar e integrar perfiles de clientes en su sistema CRM existente.

Como el principal proveedor de remesas, Exela estaba en una posición única para hacerse cargo y mejorar las operaciones de la organización. Utilizando tecnología de captura de datos y escaneo inteligente de alta velocidad, se automatizó una gran parte del flujo de trabajo. Al digitalizar las actividades de captura de datos y procesamiento de pagos, y al crear un enfoque más simplificado, se requirieron menos trabajadores; error humano minimizado y depósitos acelerados. Como ventaja adicional, la plataforma admitía múltiples formas de pago, incluidos cheque, efectivo y tarjeta de crédito.

Exela gestionó todos los aspectos de las operaciones de pago de patrocinio de la organización. La solución comenzó con la recogida del correo en la oficina postal local; seguido de apertura, preparación de clasificación y procesamiento por lotes. Luego vino la captura de imágenes y datos, utilizando equipo de escaneo inteligente avanzado y tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Luego, las imágenes se entregaron al cliente a través de un servidor FTP. Los pagos se agrupan automáticamente; datos corregidos y completados, y reglas comerciales implementadas. La revisión y conciliación de excepciones se realiza a través de un portal en línea seguro. A continuación, se preparan los depósitos, junto con los archivos de ICL y Cuentas por cobrar (AR), y se envían al banco. Exela también proporcionó un archivo de depósito de donaciones, para que la organización pudiera ver imágenes y alojar sus imágenes de Gift Aid para las devoluciones de HMRC.

Para ayudar a la organización con sus esfuerzos de campaña de marketing, Exela pudo extraer datos pertinentes de la correspondencia del patrocinador para importarlos a su herramienta de marketing. La organización utiliza esto para cargar datos de patrocinadores en su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Todos los clientes de exclusión voluntaria se identifican y marcan, lo que permite a la organización actualizar los perfiles de los clientes en consecuencia.

• El cliente puede obtener y utilizar los datos de patrocinio capturados de la correspondencia para informar y mejorar futuras campañas de marketing.
• Ahorros de costos significativos al automatizar los procesos tradicionalmente manuales y reemplazar los sistemas heredados obsoletos
• Mayor cumplimiento de los requisitos reglamentarios y de seguridad de los datos; marco de control de seguridad integral y supervisión
• Disminución del tiempo de procesamiento de pagos de 4-5 días a 48 horas.
• Reducción y / o reasignación de recursos laborales
• Excepciones automatizadas para una conciliación y aprobación más rápidas

Una empresa nacional de salud procesaba más de 50.000 facturas al mes. Quería mejorar el servicio al cliente y la atención al paciente en sus 308 instalaciones de atención de urgencia. Para lograr esto, la empresa necesitaba transformar su flujo de trabajo de Cuentas por pagar en papel, lo que provocaba la pérdida de documentos y retrasos en los pagos a los proveedores. Los flujos de trabajo de AP entre las instalaciones carecían de estandarización, integración y visibilidad. Y no existía un sistema eficiente para recopilar información de una gran cantidad de facturas a la vez. La empresa tampoco pudo encontrar facturas cuando hubo una discrepancia. Al automatizar su proceso de AP, los directores de cada centro ahora podrían reenfocar los esfuerzos en ayudar a los pacientes.

Para lograr sus objetivos, esta empresa decidió reemplazar su proceso de AP existente con un flujo de trabajo completamente automatizado. Seleccionó la solución BancPay de extremo a extremo basada en la nube de Exela por sus excepcionales capacidades de gestión de facturas. Con una interfaz fácil de usar, la solución proporciona un fácil acceso a las imágenes de las facturas para su enrutamiento y aprobación. Como beneficio adicional, los proveedores de la empresa pueden verificar el estado de los pagos de facturas en línea, facilitando una mayor comunicación y gestión del flujo de trabajo.

• Mejor servicio al cliente mediante pagos más precisos a los proveedores
• Ahorros realizados al reducir el personal de AP en seis empleados
• Recursos reasignados para iniciativas adicionales de servicio al cliente
• Mayor productividad y visibilidad del proceso de AP
• Oportunidades ampliadas para futuras iniciativas de automatización