Un líder mundial en las industrias hotelera y de propiedad vacacional gastaba cantidades exorbitantes en el almacenamiento de más de 3.000 artículos de marketing y promoción en un almacén grande y centralizado. La empresa se basó en múltiples proveedores para la gestión de compras y distribución, lo que solo agravó el problema; lo que resultó en mayores ineficiencias y costos más altos: las compras se distribuyeron entre las fuentes de suministro con oportunidades limitadas de descuentos por volumen más altos o tarifas negociadas. La administración de su inventario fue otro tema costoso, con falta de control y alta obsolescencia. No había un depósito de activos en línea centralizado; lo que dificulta el seguimiento de los artículos y el cumplimiento de los pedidos de sus complejos turísticos individuales. Además, había una flexibilidad limitada en el modelo comercial existente para acomodar pedidos personalizados de complejos turísticos que deseaban agregar un toque personalizado a los elementos estándar impresos, como materiales de marketing del complejo turístico, carteles y materiales de operaciones comerciales como guías de televisión y menús.

Estaba claro que se necesitaba desesperadamente una transformación importante. La compañía buscó la experiencia de un socio estratégico experimentado con conexiones de proveedores establecidas y capacidades avanzadas de transformación digital para despejar el camino para un cambio en su modelo comercial actual. Se dio cuenta de que depender de los servicios de múltiples proveedores para el almacenamiento, la adquisición y el cumplimiento era costoso e ineficiente; cambiar a un proveedor para administrarlo todo fue la mejor opción. Una vez que se eligió a Exela, comenzó el trabajo duro. El primer paso hacia la transformación fue introducir un nuevo sistema de impresión bajo demanda; lo que significó mover todos los artículos que se almacenan actualmente en el almacén. Un sistema de adquisiciones automatizado reemplazó la antigua forma de administrar la cadena de suministro; suministro de una plataforma web simplificada para seleccionar proveedores; asegurar cotizaciones; y seguimiento de trabajos. Y, debido a que es independiente del proveedor, Exela pudo integrar todas las aplicaciones de terceros en su propia plataforma de licitación electrónica para permitir la categorización de proveedores, metodologías de ahorro reconocidas e informes para los diferentes niveles del proceso de adquisiciones.

A continuación, para brindar a los complejos turísticos individuales una mayor flexibilidad de pedidos y más opciones de personalización, Exela implementó una solución de marketing inteligente con un escaparate digital para pedidos de artículos promocionales e impresos en línea. Utilizando motores de composición de datos variables, esta plataforma permite comunicaciones personalizadas y dirigidas. Ahora, los complejos turísticos podrán elegir entre un menú de plantillas y opciones de diseño para crear activos de marketing únicos para una mejor experiencia del cliente.

Al cambiar hacia un modelo de negocio más habilitado digitalmente, la empresa logró ahorros significativos, mientras creaba una experiencia más personalizada y atractiva para sus clientes. Mediante la implementación de su aplicación de cumplimiento bajo demanda, pudo reducir su inventario físico en aproximadamente un 70%. Y, al consolidar sus servicios de adquisición y gestión de la cadena de suministro, y al automatizar sus operaciones de abastecimiento estratégico, pudo reducir los costos excesivos incurridos cada mes. La empresa ya no tenía que depender de varios proveedores para adquirir artículos y asegurar las mejores tarifas de los proveedores. Con las capacidades de gestión de ofertas de Exela y el sistema de adquisiciones en línea, la empresa tenía garantizados precios competitivos. De hecho, dentro del primer año; la empresa logró un ahorro de $ 1.4MM. Con la implementación de aplicaciones de marketing inteligente, los complejos turísticos individuales (un total de 1.500 usuarios finales) se beneficiaron de una mayor flexibilidad de pedidos y opciones de diseño personalizadas.

Otros logros notables incluyen:

• Desarrollo de una potente solución basada en web para que la empresa acceda a comunicaciones impresas y artículos promocionales.
• Optimización de la cadena de suministro; resultando en un ahorro del 25% en material promocional para los resorts
• Reducción del gasto en impresión empresarial, lo que se traduce en importantes ahorros de costos para cada resort
• Utilización de comunicaciones inteligentes para mejorar la experiencia del cliente
• La adquisición de una tableta de 10.1 ”para el programa de membresía del resort resultó en un ahorro de $ 930.000 (35%)
• La provisión de dos compradores en el sitio que puedan reaccionar ante cualquier necesidad inmediata.
• Patrocinio corporativo del torneo de golf insignia de la compañía

Al utilizar un enfoque basado en la nube, pudimos brindar transparencia y, al mismo tiempo, generar importantes ahorros de costos en toda la empresa. En total, la empresa transformó con éxito su negocio al aprovechar la digitalización y la automatización para lograr procesos más eficientes, ahorros de costos significativos y una posición de mercado más ventajosa.