Una gran organización de bienestar animal sin fines de lucro con sede en Boston necesitaba desesperadamente una solución de procesamiento de remesas más actualizada, eficiente y rentable. Manejar miles de pagos en forma de cheques, efectivo y tarjetas de crédito fue una tarea abrumadora. Se basaba en gran medida en la intervención manual y en equipos heredados. La empresa se dio cuenta de que su sistema tradicional de procesamiento de remesas ya no era sostenible. Los trabajadores debían examinar las donaciones, escanear cheques y procesar manualmente los pagos en efectivo y con tarjeta de crédito. Esto era costoso y engorroso, ya que consumía recursos valiosos que podrían utilizarse de manera más eficiente en otras áreas. Cualquier excepción tenía que manejarse manualmente, lo que generalmente implicaba revisiones adicionales y nuevas exploraciones. Además, todo el proceso, desde la recepción hasta el depósito, tardaba entre 4 y 5 días. La organización también podría beneficiarse de datos de marketing más fiables para campañas eficaces y específicas destinadas a solicitar patrocinios. No había una forma eficiente de recopilar e integrar perfiles de clientes en su sistema CRM existente.

Como el principal proveedor de remesas, Exela estaba en una posición única para hacerse cargo y mejorar las operaciones de la organización. Utilizando tecnología de captura de datos y escaneo inteligente de alta velocidad, se automatizó una gran parte del flujo de trabajo. Al digitalizar las actividades de captura de datos y procesamiento de pagos, y al crear un enfoque más simplificado, se requirieron menos trabajadores; error humano minimizado y depósitos acelerados. Como ventaja adicional, la plataforma admitía múltiples formas de pago, incluidos cheque, efectivo y tarjeta de crédito.

Exela gestionó todos los aspectos de las operaciones de pago de patrocinio de la organización. La solución comenzó con la recogida del correo en la oficina postal local; seguido de apertura, preparación de clasificación y procesamiento por lotes. Luego vino la captura de imágenes y datos, utilizando equipo de escaneo inteligente avanzado y tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Luego, las imágenes se entregaron al cliente a través de un servidor FTP. Los pagos se agrupan automáticamente; datos corregidos y completados, y reglas comerciales implementadas. La revisión y conciliación de excepciones se realiza a través de un portal en línea seguro. A continuación, se preparan los depósitos, junto con los archivos de ICL y Cuentas por cobrar (AR), y se envían al banco. Exela también proporcionó un archivo de depósito de donaciones, para que la organización pudiera ver imágenes y alojar sus imágenes de Gift Aid para las devoluciones de HMRC.

Para ayudar a la organización con sus esfuerzos de campaña de marketing, Exela pudo extraer datos pertinentes de la correspondencia del patrocinador para importarlos a su herramienta de marketing. La organización utiliza esto para cargar datos de patrocinadores en su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Todos los clientes de exclusión voluntaria se identifican y marcan, lo que permite a la organización actualizar los perfiles de los clientes en consecuencia.

• El cliente puede obtener y utilizar los datos de patrocinio capturados de la correspondencia para informar y mejorar futuras campañas de marketing.
• Ahorros de costos significativos al automatizar los procesos tradicionalmente manuales y reemplazar los sistemas heredados obsoletos
• Mayor cumplimiento de los requisitos reglamentarios y de seguridad de los datos; marco de control de seguridad integral y supervisión
• Disminución del tiempo de procesamiento de pagos de 4-5 días a 48 horas.
• Reducción y / o reasignación de recursos laborales
• Excepciones automatizadas para una conciliación y aprobación más rápidas