Exela gestiona los servicios in situ para un bufete de abogados global

Exela es un proveedor desde hace mucho tiempo de una variedad de servicios a más del 70 por ciento de las oficinas de la empresa. Si bien la prestación de servicios varía según la oficina, las soluciones digitales de Exela contribuyen a la gestión eficaz de copias, fax, correo, servicios de impresión gestionados, gestión de suministros de escaneado, recepción y servicios de hospitalidad, todos entregados in situ en las distintas ubicaciones de la empresa.

A medida que se acercaba un período de renovación de cinco años, los gerentes de prestación de servicios de Exela continuaron trabajando en estrecha colaboración con la empresa para descubrir nuevas formas de mejorar y hacer crecer nuestros servicios. Exela transformó en colaboración nuestras estrategias de entrega para cumplir con las necesidades cambiantes de la práctica legal moderna y se ganó el negocio continuo de este cliente.

El desafío consistía en actualizar la tecnología siempre que fuera posible, refinar los flujos de trabajo, ampliar la dotación de personal y los esfuerzos de capacitación cruzada, y producir una plataforma de equipos estandarizada y escalable con opciones flexibles, administrada por un único punto de contacto en todas las ubicaciones. Nuestro objetivo era hacer esto y al mismo tiempo mantener nuestro enfoque de ahorro de costos y nuestro compromiso de brindar un servicio y soporte técnico de alta calidad.

Nuestro enfoque para expandir nuestros servicios, en este caso, se basó en cambiar el nombre y volver a capacitar al personal existente de la empresa, en lugar de contratar una fuerza laboral completamente nueva. Parte de este esfuerzo implica el desarrollo de manuales de capacitación detallados y un extenso programa de capacitación de múltiples vías.

Cuando fue necesario, introdujimos tecnología mejorada, pero también conservamos el hardware de impresión y escaneo existente cuando fue apropiado y redujimos el número total de máquinas para mantener bajos los costos. Recomendamos una solución personalizada que abarcara todas las necesidades de salida de impresión dentro de un único sistema de gestión de impresión basado en la nube. Nuestros arquitectos de soluciones pudieron crear una visión holística para la integración de tecnologías nuevas y existentes, de modo que continuamos trabajando hacia un modelo de comunicación y servicio unificado en todas las ubicaciones.

Dado que las actualizaciones de nuestros servicios hicieron hincapié en el mayor uso de soluciones habilitadas por tecnología, nos aseguramos de centrarnos en gran medida en mantener el cumplimiento. Esto fue particularmente importante en este caso, debido a la naturaleza del negocio de nuestro cliente. Los controles de garantía de calidad y la auditoría externa demostraron un proceso seguro y compatible en todo momento.

• 15% de ahorro en equipos el primer año

• 10% de ahorro total de mano de obra

• Ahorro del 27% a través de los servicios de impresión gestionados de Exela

• Soporte de consultoría para ayudar a optimizar el procesamiento de textos y la gestión de registros