El centro de correo centralizado de Exela capacita a los trabajadores con tecnología
Cada institución ancla de Cleveland opera su propio centro de servicios de correo con sistemas, personal e instalaciones dispares. Esto provoca despidos de equipos, mano de obra y proveedores, falta de prácticas de cumplimiento estandarizadas de USPS, HIPPA y ACA, y procesos inconsistentes de preparación, entrega y seguimiento del correo. Un modelo de prestación de servicios descentralizado también significa costos generales adicionales y un uso ineficiente de los bienes raíces. Las instituciones tardan en adoptar tecnologías y se basan en cambio en la clasificación manual y otros procesos manuales. La ausencia de mano de obra calificada abre la puerta a retrasos y errores en el procesamiento y la entrega. Por último, no existe un sistema de seguimiento ni procedimientos de cadena de custodia formalizados para garantizar la seguridad y la responsabilidad del correo.
Case Western University, Cleveland Clinic y University Hospitals consolidaron sus operaciones para formar un único centro de correo centralizado, administrado por Exela. La instalación ofrece los siguientes servicios:
- servicios de mensajería entre oficinas
- recopilación de correo saliente / entrante
- clasificación y distribución a los transportistas apropiados
- inducción de paquetes salientes / entrantes
- Medición saliente e inducción de franqueo
- gestión e informes de franqueo
- investigación sobre correo / paquetes que no se pueden entregar
- filtrado de correo básico
La instalación está ubicada en el campus de Case Western University, en Cleveland, y fomenta el empleo de los residentes locales para ayudar a estimular el crecimiento económico en las áreas circundantes. Exela ofrece recursos y capacitación integrales para el desarrollo de habilidades para facilitar la experiencia y las competencias tecnológicas.
La instalación es escalable para acomodar grandes volúmenes de correo entrante y saliente. Actualmente, Exela procesa y mide más de 5,1 millones de correos salientes de USPS anualmente; y recibe, clasifica y entrega más de 5,2 millones de envíos / paquetes de correo USPS al año. Al transferir las operaciones a Exela, el centro se beneficia de una infusión de tecnología que está fácilmente disponible para los empleados. La tecnología implementada incluye:
- Tecnología de automatización de clasificación de correo (codificación de barras 2D)
- Equipo de medición de correo / informes (Novimetrix)
- Hardware y software de seguimiento de paquetes (Podtracker)
- Informes en línea / Entrada de datos / Gestión de bases de datos
- Recursos redundantes eliminados, incluidas dos instalaciones
- El 75% de los empleados provienen de Cleveland, con una alta concentración de los vecindarios circundantes.
- Potencial para aproximadamente un 20% en reducciones de costos para los servicios de correo existentes en las instituciones ancla
- Recursos redundantes reutilizados y / o eliminados
- Operaciones de correo centralizadas y flujos de trabajo consolidados para una utilización más eficaz de la tecnología y la implementación de las mejores prácticas
- Implementó mejores controles de seguridad y calidad para evitar la mezcla de información confidencial
- Eficiencias de proceso logradas manteniendo una precisión del 100%
- Trabajos conservados que actualmente realizan funciones de Mail Hub en otros proveedores
- Creó la oportunidad para una fuerza laboral más calificada a través de amplios recursos de desarrollo profesional
