Destacado bufete de abogados invierte en optimización de flotas y soluciones estratégicas de dotación de personal para lograr mayores eficiencias y ahorros a largo plazo

Con una dependencia estricta del papel y una resistencia constante hacia la digitalización, la industria legal parece estar preparada para obtener el máximo provecho de los Servicios de impresión administrados (MPS). Actualmente, los bufetes de abogados gastan hasta el 13,7% de sus ingresos anuales en la producción de documentos, con la mayor parte de se destina a las tarifas de mantenimiento y suministro. Al utilizar impresoras más antiguas con velocidades más lentas y funcionalidad limitada, las empresas están incurriendo en tasas más altas por documento, mientras invierten más en reparaciones y reemplazos de equipos. Sin herramientas sustanciales de auditoría o informes, las empresas tienen un conocimiento limitado de la huella y la viabilidad de sus equipos. Los indicadores clave de rendimiento, como el uso, el tiempo de inactividad y los volúmenes, no se pueden medir con precisión, lo que evita cualquier tipo de toma de decisiones proactiva o mantenimiento preventivo.

En ausencia de soporte técnico coordinado, los abogados se ven obligados a sacrificar tiempo facturable para solucionar problemas de dispositivos o reemplazar suministros. Además, sin datos de uso o una pista de auditoría efectiva, las empresas están preocupadas por el riesgo elevado de violación de datos y el incumplimiento de la legislación de seguridad de datos.

Una firma de abogados Am Law 200 con sede en Nueva York que se especializa en una amplia gama de áreas que incluyen litigios, seguridad cibernética, empleo y bienes raíces, fue una de las muchas firmas afectadas por estos problemas. Luchando con los altos costos asociados con la administración de una gran flota de equipos, dispositivos obsoletos, flujos de trabajo ineficientes y baja productividad, la empresa se acercó a un proveedor externo para obtener ayuda. Como socio de la firma desde hace mucho tiempo y como proveedor bien establecido de servicios MPS, Exela estaba especialmente calificada para hacerse cargo de las operaciones in situ de la firma.

Reconociendo los requisitos inmediatos y a largo plazo de la empresa, Exela presentó una solución multifacética que consta de mano de obra (dotación de personal, incorporación, capacitación, informes de desempeño) y gestión completa de la flota de la empresa, incluido el reemplazo de equipos, reparaciones, recomendaciones para la optimización, suministro reabastecimiento y seguimiento y presentación de informes.

• Servicios MPS
  • Antes de comenzar el proceso de implementación, el equipo de Exela realizó una auditoría completa del equipo de la empresa para determinar la configuración y el tamaño óptimos de la flota.
  • Exela reemplazó el equipo de la empresa con nuevos dispositivos multifuncionales de alta velocidad (MFD)
  • Exela ayudó a la empresa a reducir su huella de más de ochenta impresoras a una combinación de veintinueve equipos multifunción y menos de quince impresoras: una reducción del 45% en dispositivos.
  • Exela proporcionó todo el tóner, la mano de obra y las piezas para respaldar el mantenimiento continuo de la flota de la empresa.
  • Operación general del equipo: Exela eliminó los atascos de papel y gestionó el stock de papel
  • Exela gestionó la adquisición, entrega e inventario de suministros; suministros de tóner y no tóner instalados y suministros reciclados cuando corresponda
  • Soporte de mantenimiento / reparación de dispositivos: el equipo de Exela respondió a las solicitudes de servicio de equipos en curso y gestionó las escaladas de acuerdo con los acuerdos de nivel de servicio preestablecidos
  • Comprobaciones diarias del servicio de equipos; reposición de papel; mantenimiento proactivo del dispositivo y limpieza de rutina
  • Recomendaciones estratégicas: después de que la solución se implementó por completo, Exela continuó trabajando con la empresa para identificar oportunidades de ahorros de costos adicionales y optimización mejorada. Esto incluyó recomendaciones para reducir las redundancias de equipos, así como reparaciones y reemplazos innecesarios. Los esfuerzos en curso también se centraron en reducir las interrupciones del servicio que podrían interrumpir las actividades críticas relacionadas con casos
• Dotación de personal
  El personal de Exela en el lugar recibió una capacitación rigurosa para garantizar la destreza en sus respectivas áreas. El equipo verificaría y monitorearía proactivamente todos los equipos a diario, realizando servicios de operación clave de rutina. El personal de Exela se convertiría en los primeros en responder a todas las consultas sobre equipos, completando reparaciones menores según sea necesario para mantener un tiempo de actividad óptimo del equipo.
• Reportando
  Para brindar a la empresa más transparencia en sus operaciones y facilitar la optimización, Exela proporcionó informes de gestión mensuales, que consisten en lo siguiente:
  • Volumen total en cada dispositivo, separado en copias, impresiones y escaneos
  • Informe que muestra el número total de trabajos de impresión durante un ciclo de facturación determinado y si esos trabajos se completaron a tiempo
  • Número total de trabajos de encuadernación y montaje
  • Lista detallada de llamadas de servicio de equipos, duración de las llamadas y tiempo de respuesta
  • Elementos adicionales solicitados por la empresa

Durante los últimos años, la firma ha podido reducir costos en más de $ 100,000 anuales, debido a una combinación de optimización laboral, capacitación en soluciones y reducción de equipos, entre otras cosas. La flota de impresión de la empresa se redujo significativamente mediante el reemplazo de impresoras de escritorio obsoletas e ineficientes por nuevos equipos de oficina multipropósito. Se obtuvieron eficiencias y ahorros mediante el seguimiento y la auditoría del uso del dispositivo y los trabajos de impresión individuales. De hecho, la cantidad de impresiones innecesarias disminuyó en un 10%. Los controles de seguridad más estrictos y la supervisión mejorada de la actividad redujeron el riesgo de violaciones de datos. La productividad de los empleados se disparó, ya que los usuarios disfrutaron de configuraciones de dispositivos y opciones de impresión más convenientes. Al consolidar las colas de impresión individuales y reducir el tamaño de la flota, la empresa alivió el tiempo y los recursos requeridos por su departamento de TI. Una vez que su flota estuvo completamente optimizada, la empresa también pudo reducir su huella de carbono en un 30%.