Cada institución ancla de Cleveland opera su propio centro de servicios de correo con sistemas, personal e instalaciones dispares. Esto provoca despidos de equipos, mano de obra y proveedores, falta de prácticas de cumplimiento estandarizadas de USPS, HIPPA y ACA, y procesos inconsistentes de preparación, entrega y seguimiento del correo. Un modelo de prestación de servicios descentralizado también significa costos generales adicionales y un uso ineficiente de los bienes raíces. Las instituciones tardan en adoptar tecnologías y se basan en cambio en la clasificación manual y otros procesos manuales. La ausencia de mano de obra calificada abre la puerta a retrasos y errores en el procesamiento y la entrega. Por último, no existe un sistema de seguimiento ni procedimientos de cadena de custodia formalizados para garantizar la seguridad y la responsabilidad del correo.

Case Western University, Cleveland Clinic y University Hospitals consolidaron sus operaciones para formar un único centro de correo centralizado, administrado por Exela. La instalación ofrece los siguientes servicios:

• servicios de mensajería entre oficinas
• recopilación de correo saliente / entrante
• clasificación y distribución a los transportistas apropiados
• inducción de paquetes salientes / entrantes
• Medición saliente e inducción de franqueo
• gestión e informes de franqueo
• investigación sobre correo / paquetes que no se pueden entregar
• filtrado de correo básico

La instalación está ubicada en el campus de Case Western University, en Cleveland, y fomenta el empleo de los residentes locales para ayudar a estimular el crecimiento económico en las áreas circundantes. Exela ofrece recursos y capacitación integrales para el desarrollo de habilidades para facilitar la experiencia y las competencias tecnológicas.

La instalación es escalable para acomodar grandes volúmenes de correo entrante y saliente. Actualmente, Exela procesa y mide más de 5,1 millones de correos salientes de USPS anualmente; y recibe, clasifica y entrega más de 5,2 millones de envíos / paquetes de correo USPS al año. Al transferir las operaciones a Exela, el centro se beneficia de una infusión de tecnología que está fácilmente disponible para los empleados. La tecnología implementada incluye:

• Tecnología de automatización de clasificación de correo (codificación de barras 2D)
• Equipo de medición de correo / informes (Novimetrix)
• Hardware y software de seguimiento de paquetes (Podtracker)
• Informes en línea / Entrada de datos / Gestión de bases de datos

• Recursos redundantes eliminados, incluidas dos instalaciones
• El 75% de los empleados provienen de Cleveland, con una alta concentración de los vecindarios circundantes.
• Potencial para aproximadamente un 20% en reducciones de costos para los servicios de correo existentes en las instituciones ancla
• Recursos redundantes reutilizados y / o eliminados
• Operaciones de correo centralizadas y flujos de trabajo consolidados para una utilización más eficaz de la tecnología y la implementación de las mejores prácticas
• Implementó mejores controles de seguridad y calidad para evitar la mezcla de información confidencial
• Eficiencias de proceso logradas manteniendo una precisión del 100%
• Trabajos conservados que actualmente realizan funciones de Mail Hub en otros proveedores
• Creó la oportunidad para una fuerza laboral más calificada a través de amplios recursos de desarrollo profesional

Frente a las crecientes presiones económicas, una presencia geográfica en expansión y clientes más exigentes, las instituciones financieras están optando por subcontratar las funciones de procesamiento de cajas de seguridad periféricas y reenfocar sus esfuerzos en actualizar y expandir las ofertas principales. Aparte de las obvias implicaciones de ahorro de costos, confiar en la experiencia de un proveedor exclusivo de LockBox puede ofrecer a las empresas varias ventajas estratégicas. En medio de un panorama regulatorio rígido y una creciente preocupación por la privacidad, la necesidad de controles de seguridad efectivos y medidas de cumplimiento mejoradas es más importante que nunca. Y muchas organizaciones no quieren tener que cargar con inversiones adicionales en equipos de vanguardia y tecnologías emergentes. Al subcontratar sus operaciones LockBox, las instituciones financieras están encontrando nuevas formas de desviar y reasignar recursos y gastos para mejorar la productividad y la ganancia competitiva.

Como una de las 8 principales instituciones financieras de EE. UU., Esta empresa buscaba oportunidades para mantener su ventaja competitiva en un mercado exigente y en constante evolución. Ofrecer productos y experiencias superiores a los clientes estaba a la vanguardia de sus prioridades. Sin embargo, se estaban retirando grandes recursos de sus operaciones bancarias centrales para administrar sus actividades de procesamiento de LockBox, distribuidas en seis ciudades diferentes. El banco también estaba luchando por mantenerse al tanto de las tecnologías emergentes y las últimas mejores prácticas de la industria, mientras que, al mismo tiempo, intentaba mejorar las tasas de retención y adquisición de clientes a través de un servicio al cliente excepcional. Aunque el banco ha estado subcontratando otras operaciones in situ a Exela durante los últimos 30 años, quería dar el siguiente paso hacia la reasignación total de recursos. La seguridad y privacidad de los datos de los clientes fueron consideraciones adicionales para el banco.

Para avanzar en su agenda estratégica y aprovechar la experiencia y la tecnología de otros en este espacio, el banco tomó la decisión de subcontratar sus operaciones LockBox. Buscó la ayuda de un proveedor de tecnología especializado que estuviera bien versado en la ejecución de grandes implementaciones de remesas in situ. Seleccionó a Exela por su amplia red de talentos; modelo de prestación de servicios versátil; aplicaciones tecnológicamente avanzadas; y experiencia en la gestión de operaciones en varios sitios. La solución, valorada en 100 millones de dólares, ha ampliado su alcance para incluir lo siguiente:

• Procesamiento de LockBox: Exela se encarga de supervisar y ejecutar todos los aspectos de las operaciones de LockBox de la empresa en seis ubicaciones; utilizando las instalaciones y equipos existentes. Como parte de la solución de un extremo a otro, Exela administra la recuperación de correo; captura de imágenes y datos; archivo; entrega; remesa; y la transferencia segura de la información de los clientes.

• Trabajé con RR.HH. para establecer un equipo de transición.

• Conversión de empleados: Para completar la transferencia total de las operaciones de LockBox, Exela agregó más de 600 empleados bancarios en el sitio a su fuerza laboral. Esto se suma a los más de 1.500 empleados que han sido re-identificados durante esta asociación. Para garantizar una conversión exitosa, se completaron los siguientes procedimientos antes de la implementación:

  • Colaboró con el personal del banco para determinar objetivos importantes para el proceso de transición

  • Establecí un equipo de transición trabajando con los departamentos de Recursos Humanos y Reclutamiento de Exela.

  • Implementación de programas de transferencia de conocimientos y apoyo de igual a igual para empleados en transición

  • Revisiones programadas regulares de cadencia y peaje de los empleados

• Plan robusto de recuperación ante desastres / continuidad empresarial

  • Procedimientos de recuperación y objetivos de tiempo de recuperación para cada aplicación o infraestructura crítica

  • Funciones y responsabilidades de los equipos de recuperación de tecnología

  • Plan de comunicación

  • Procedimientos sobre cómo invocar el (los) plan (es) de recuperación de tecnología

  • Dependencias de otros planes (incluida la tecnología)

  • Estrategia de priorización

  • Procedimientos de respaldo, incluida la frecuencia y la retención

• Modelo de gobernanza mejorado

  • Reuniones semanales, llamadas de estado, revisiones de puertas

  • Gerente de proyectos dedicado

  • Comunicación constante entre el cliente clave y las partes interesadas de Exela

  • Sitio de grupo de SharePoint

  • Requisitos / supuestos / restricciones del producto establecidos

  • Informe de acción del equipo desarrollado

  • Controles de costos del proyecto implementados

  • Panel de estado utilizado

  • Comité directivo instituido compuesto por directivos de Exela de alto nivel

  • Proceso de control de cambios iniciado; Auditorías internas y procedimientos de retroalimentación de los patrocinadores.

Una asociación con Exela ha producido varios resultados positivos. En particular, es un ahorro de costos de $ 40 millones en los últimos 10 años. El banco también ha logrado el 99% de sus objetivos de desempeño. Aprovechar los recursos y la experiencia de un proveedor establecido de LockBox le ha permitido al banco dedicar sus operaciones al desarrollo y la entrega de productos bancarios básicos, mientras deleita a los clientes con un servicio excepcional. Algunos beneficios adicionales incluyen:

• Inversión mínima en propiedad y mantenimiento de equipos

• Continuidad de la mano de obra y los salarios de los empleados

• Mitigación del riesgo de privacidad y seguridad de la información

• Oportunidad para futuras mejoras de procesos y ahorros de costos

• Servicio de mensajería / fiabilidad de entrega de correo

• Alto nivel de precisión de procesamiento

• Coherencia de los flujos de trabajo en los sitios bancarios

Una gran universidad estatal había sido cliente de Exela durante mucho tiempo. Entre otras cosas, Exela había estado administrando con éxito los servicios de correo de la Universidad, incluido su flujo de trabajo de entrega de paquetes, cuya infraestructura consistía en una sala de paquetes donde los miembros del personal registraban manualmente los paquetes y notificaban a los destinatarios de las entregas y donde se almacenarían los paquetes pendientes de recolección. Esto había demostrado ser óptimo hasta que la creciente ubicuidad del comercio electrónico comenzó a aumentar constantemente el volumen de paquetes y la cantidad de estudiantes que ingresaban al flujo de trabajo. Sin embargo, como resultado del aumento del volumen del flujo de trabajo, surgieron varios problemas:

• No hay suficiente espacio en la sala de paquetes para todos los paquetes entrantes.
• No hay suficientes horas durante la jornada laboral para que el personal registre las llegadas, notifique a los destinatarios y acomode a todos los estudiantes que lleguen a recoger los paquetes.
• Hacinamiento alrededor de la sala de paquetes
• Largas filas para que los destinatarios recojan los paquetes.

Estos problemas se agravaron durante las épocas de mayor actividad, incluida la temporada de mudanzas de otoño, los exámenes finales y la temporada de vacaciones.

Exela Intelligent Lockers fue la solución lógica. Los casilleros inteligentes de Exela son la solución de almacenamiento y entrega automatizada, desatendida y rastreable de Exela , que permite una cadena de custodia inteligente, segura y de extremo a extremo para los paquetes. La elección de la Universidad fue una extensión lógica de la relación de larga data de la Universidad con Exela. Exela y la Universidad trabajaron juntos para diseñar quioscos configurados a la medida de unidades de almacenamiento individuales operadas electrónicamente. Exela instaló estos casilleros inteligentes en un edificio que compartía espacio con el comedor principal de la Universidad, lo que permite un acceso extendido a los casilleros hasta las 10 pm, pero sin personal adicional. El software propietario de Exela se configuró para enviar notificaciones automáticas a los destinatarios de los paquetes y realizar un seguimiento de todas las aperturas y cierres de los casilleros. Para controlar el hacinamiento y el tiempo de espera, Exela equipó los quioscos con pantallas táctiles intuitivas y fáciles de usar.

Los estudiantes, los empleados y la propia Universidad estaban satisfechos con la solución de flujo de trabajo de paquetes de clic y recopilación segura, desatendida, que ahorra espacio y tiempo de Exela Intelligent Lockers.

• Mayor flexibilidad y conveniencia para los estudiantes

• Horas de funcionamiento ampliadas

• Alivio de la carga del personal de la sala de correo

• Carga de espacio de la sala de correo simplificada

• Seguimiento eficiente y optimizado de la cadena de custodia de paquetes

• Disminución del error humano y aumento de la seguridad del paquete.