A raíz de las órdenes de quedarse en casa destinadas a frenar la propagación de COVID-19, un bufete de abogados con sede en Los Ángeles, con otras dos oficinas en los EE. UU., Estaba luchando por adaptarse completamente al trabajo remoto. Descubrieron que aún necesitaban enviar empleados periódicamente a la oficina para recolectar el correo comercial crítico. Este proceso estaba demostrando ser ineficaz, el correo se demoraba y los empleados estaban expuestos a riesgos innecesarios. Se había acumulado una acumulación de correo en las oficinas de la empresa y se necesitaba una solución de correo que pudiera implementarse muy rápidamente, pero también que mantuviera estrictos estándares de seguridad relacionados con el manejo de documentos legales. La firma estaba buscando un socio que pudiera implementar un mejor sistema de correo en unos días, al mismo tiempo que proporcionara seguimiento de la cadena de custodia y seguridad de la información completa.
La sala de correo digital (DMR) de Exela y el portal DMR basado en la web proporcionan la solución perfecta para distribuir correo físico a trabajadores remotos a través de un medio electrónico. En respuesta a COVID-19, Exela desarrolló una nueva solución de correo digital de respuesta rápida que se puede implementar en solo 10 días. En este caso, el equipo de respuesta rápida de Exela trabajó en estrecha colaboración con el cliente para presentar una propuesta de solución en un plazo de 48 horas. Poco después, se pudo finalizar una declaración de trabajo completa que satisfacía el Documento de requisitos comerciales, el alcance de trabajo deseado (SOW) y los requisitos de implementación rápida. Exela se ofreció a abordar la acumulación de correo, así como el 100% de los futuros volúmenes de correo, y también se ofreció a organizar la recogida y transferencia del correo físico en la ubicación del cliente para evitar interrupciones en su negocio. Se estableció un apartado postal para el cliente y se puso en marcha un proceso para enrutar todo el correo desde el apartado postal a uno de los centros de procesamiento de correo cercanos de Exela. Esto aseguró que la empresa no tuviera que recuperar físicamente ningún correo entrante una vez que se implementó el proceso de la sala de correo digital. Dentro de los 10 días posteriores a la firma del SOW, Exela estaba recibiendo, procesando y distribuyendo el correo del cliente. Además de proporcionar recursos capaces de manejar el 100% del volumen de correo de la empresa, la red distribuida de instalaciones de procesamiento y las capacidades de gestión de datos alojadas en la nube de Exela garantizan protecciones de recuperación ante desastres en capas. Los clientes de Digital Mailroom siempre están protegidos por la planificación de la continuidad del negocio y las redundancias de procesamiento que son posibles gracias a una huella operativa global y plataformas de software flexibles que no dependen de la ubicación.
- Solución implementable en 10 días
- Seguridad de la información reforzada
- Ahorro de costes gracias a la eliminación del reenvío
- Operaciones rápidamente escalables
- Acceso al correo alojado en la nube en cualquier momento y lugar
- La plataforma fácil de usar requiere una formación mínima
- Planificación de la continuidad del negocio y protecciones de recuperación ante desastres multirregionales
- Capacidad para construir sobre la solución fundamental para iniciar el procesamiento posterior utilizando Exela o soluciones de flujo de trabajo de terceros.
- Permite que el correo en papel se pueda buscar y compartir fácilmente
