El bufete de abogados aumenta la eficiencia mediante la automatización del flujo de trabajo

Un bufete de abogados nacional con doce oficinas en las principales ciudades de los EE. UU. Estaba luchando operativamente debido a la falta de procesos bien definidos y codificados, la necesidad de una estructura de gestión de documentos centralizada, la formalización insuficiente para la capacitación de los empleados en sus diversas oficinas y la información limitada sobre si los flujos de trabajo estaban sincronizados con las necesidades de la empresa y las mejores prácticas de la industria. La empresa tenía asociados de entrega de servicios de documentos en reserva, cuya carga de trabajo podía fluctuar enormemente, y su personal estaba frecuentemente infrautilizado.

En la sede corporativa de la empresa, nuestra solución comenzó con mejoras en los flujos de trabajo de documentos. Lo que comenzó como un sistema de centros de impresión y copiado en cada uno de los 24 pisos, con un centro más grande en el piso principal, se redujo sistemáticamente para que finalmente consista en un único centro de solución de documentos integral en el piso principal. Este centro de procesamiento de documentos centralizado se optimizó para grandes volúmenes y diversos requisitos de trabajo, y aunque el número de ubicaciones de impresión y copia se redujo drásticamente, los tiempos de entrega y las capacidades de producción mejoraron significativamente, junto con la experiencia del usuario.

El centro de soluciones de documentos evolucionó con el tiempo para manejar mucho más que trabajos de impresión y copia. Se implementó un sistema avanzado de eDiscovery que monitorea los registros judiciales públicos y automatiza la extracción y el resumen de metadatos, y también se introdujeron las soluciones de soporte de litigios de Exela para ayudar con la recopilación de inteligencia y la gestión de casos.

La relación continua de Exela con la firma ha producido una asociación de beneficio mutuo y muchas oportunidades adicionales de colaboración. Nuestros servicios de soporte en litigios se han vuelto tan fundamentales para la empresa que con frecuencia solicitan a un miembro de nuestro equipo de prestación de servicios que viaje con su equipo de litigios a los juicios para respaldar sus operaciones. Desde entonces, hemos creado una estructura de administración de cuentas nacional para impulsar flujos de trabajo consistentes en cada una de las doce ubicaciones de la empresa, y continuamos nuestra estrategia proactiva de mejora del servicio para nutrir continuamente nuestra relación de más de diez años.

• La consolidación de impresión y copia permitió a la empresa reducir en dos pisos el espacio alquilado en su sede corporativa

• $ 430,000 en ahorros anuales y reducción de costos

• Las mejoras de tecnología y procesos proporcionaron ahorros de $ 1,75 millones adicionales en los primeros tres años del contrato

• Reducción de la demanda de personal en un 35% durante un período de 18 meses.

• Experiencia del usuario final mejorada y productividad general