Cada instituição âncora de Cleveland opera seu próprio hub de serviços de correio com sistemas, equipes e instalações diferentes. Isso causa redundâncias de equipamentos, mão de obra e fornecedores, falta de práticas de conformidade USPS, HIPPA e ACA padronizadas e processos inconsistentes de preparação, entrega e rastreamento de correspondência. Um modelo de entrega de serviço descentralizado também significa custos indiretos adicionais e uso ineficiente de imóveis. As instituições demoram a adotar tecnologias, contando com a seleção manual e outros processos manuais. A ausência de mão de obra qualificada abre portas para atrasos e erros de processamento e entrega. Finalmente, não existe um sistema de rastreamento ou procedimentos de cadeia de custódia formalizados para garantir a correspondência e segurança.

A Case Western University, a Cleveland Clinic e a University Hospitals consolidaram as operações para formar um único hub de correio centralizado, gerenciado pela Exela. A instalação oferece os seguintes serviços:

• serviços de correio entre escritórios
• coleta de correio de saída / entrada
• triagem e distribuição para transportadoras apropriadas
• indução de pacote de saída / entrada
• medição de saída e indução de postagem
• gerenciamento de postagem e relatórios
• pesquisa sobre correspondência / pacotes não entregues
• triagem básica de correio

A instalação está localizada no campus da Case Western University, em Cleveland, e incentiva a contratação de residentes locais para ajudar a estimular o crescimento econômico nas áreas vizinhas. A Exela oferece recursos abrangentes de desenvolvimento de habilidades e treinamento para facilitar a experiência e competências em tecnologia.

A facilidade é escalável para acomodar grandes volumes de correio de entrada e saída. Atualmente, a Exela processa e mede mais de 5,1 milhões de peças de correio de saída do USPS anualmente; e recebe, classifica e entrega mais de 5,2 milhões de correspondências / pacotes USPS de entrada anualmente. Ao transferir as operações para o Exela, o hub se beneficia de uma infusão de tecnologia prontamente disponível para os funcionários. A tecnologia implementada inclui:

• Tecnologia de automação de classificação de correspondência (código de barras 2D)
• Equipamento de medição de correio / relatórios (Novimetrix)
• Hardware e software de rastreamento de pacotes (Podtracker)
• Relatórios online / entrada de dados / gerenciamento de banco de dados

• Eliminou recursos redundantes, incluindo duas instalações
• 75% dos funcionários vêm de Cleveland, com uma alta concentração de bairros vizinhos
• Potencial de cerca de 20% em reduções de custos para serviços de correio existentes em instituições âncora
• Recursos redundantes reaproveitados e / ou eliminados
• Operações de correio centralizadas e fluxos de trabalho consolidados para uma utilização mais eficaz da tecnologia e implementação das melhores práticas
• Implementou melhores controles de segurança e qualidade para evitar a mistura de informações confidenciais
• Eficiência de processo alcançada, mantendo 100% de precisão
• Trabalhos preservados que atualmente executam funções de hub de correio em outros provedores
• Criou a oportunidade para uma força de trabalho altamente qualificada por meio de extensos recursos de desenvolvimento profissional

Enfrentando crescentes pressões econômicas, uma pegada geográfica em expansão e clientes mais exigentes, as instituições financeiras estão optando por terceirizar as funções de processamento de lockbox de periféricos e reorientar os esforços para atualizar e expandir as ofertas principais. Além das implicações óbvias de economia de custos, contar com a experiência de um provedor LockBox dedicado pode oferecer às empresas várias vantagens estratégicas. Em meio a um cenário regulatório rígido e crescentes preocupações com a privacidade, a necessidade de controles de segurança eficazes e medidas de conformidade aprimoradas é mais importante do que nunca. E muitas organizações não querem ser sobrecarregadas com investimentos adicionais em equipamentos de última geração e tecnologias emergentes. Ao terceirizar suas operações LockBox, as instituições financeiras estão encontrando novas maneiras de desviar e realocar recursos e despesas para aumentar a produtividade e obter ganhos competitivos.

Como uma das 8 maiores instituições financeiras dos Estados Unidos, essa empresa estava em busca de oportunidades para manter sua vantagem competitiva em um mercado exigente e em constante evolução. Oferecer produtos e experiências de cliente superiores estava na vanguarda de suas prioridades. Mas, recursos extensos estavam sendo retirados de suas operações bancárias centrais para gerenciar suas atividades de processamento LockBox, espalhadas por seis cidades diferentes. O banco também estava lutando para se manter atualizado em relação às tecnologias emergentes e às melhores práticas do setor, enquanto, ao mesmo tempo, tentava melhorar as taxas de retenção e aquisição de clientes por meio de um atendimento ao cliente excepcional. Embora o banco tenha terceirizado outras operações no local para o Exela nos últimos 30 anos, ele queria dar o próximo passo em direção à realocação total de recursos. A segurança e a privacidade dos dados do cliente foram considerações adicionais para o banco.

Para avançar em sua agenda estratégica e aproveitar a expertise e tecnologia de terceiros neste espaço, o banco decidiu terceirizar suas operações LockBox. Ela buscou a assistência de um provedor de tecnologia especializado que fosse bem versado na execução de grandes implementações de remessas no local. Selecionou a Exela por causa de sua vasta rede de talentos; modelo versátil de prestação de serviços; aplicações tecnologicamente avançadas; e experiência em gerenciamento de operações em vários locais. A solução, avaliada em 100 milhões de dólares, expandiu seu escopo para incluir o seguinte:

• Processamento de LockBox: Exela é encarregado de supervisionar e executar todos os aspectos das operações de LockBox da empresa em seis locais; utilizando instalações e equipamentos existentes. Como parte da solução ponta a ponta, o Exela gerencia a recuperação de correio; captura de imagem e dados; arquivamento; Entrega; remessa; e a transferência segura das informações dos clientes.

• Trabalhou com o RH para estabelecer uma equipe de transição

• Conversão de funcionários: Para completar a transferência total das operações da LockBox, a Exela adicionou mais de 600 funcionários do banco local à sua força de trabalho. Soma-se a isso os mais de 1.500 funcionários que foram renomeados durante a parceria. Para garantir uma conversão bem-sucedida, os seguintes procedimentos foram concluídos antes da implementação:

  • Colaborou com a equipe do banco para determinar metas importantes para o processo de transição

  • Estabeleceu uma equipe de transição trabalhando com os departamentos de Recursos Humanos e Recrutamento da Exela

  • Implementou programas de transferência de conhecimento e suporte ponto a ponto para funcionários em transição

  • Cadência regular programada e análises de funcionários de pedágio

• Plano robusto de recuperação de desastres / continuidade de negócios

  • Procedimentos de recuperação e objetivos de tempo de recuperação para cada aplicativo ou infraestrutura crítica

  • Funções e responsabilidades das equipes de recuperação de tecnologia

  • Plano de comunicação

  • Procedimentos sobre como invocar o (s) plano (s) de recuperação de tecnologia

  • Dependências de outros planos (incluindo tecnologia)

  • Estratégia de priorização

  • Procedimentos de backup, incluindo frequência e retenção

• Modelo de governança aprimorado

  • Reuniões semanais, chamadas de status, revisões de portão

  • Gerente de projeto dedicado

  • Comunicação constante entre os principais clientes e stakeholders da Exela

  • Site da equipe do SharePoint

  • Requisitos / premissas / restrições estabelecidas do produto

  • Relatório de ação da equipe desenvolvido

  • Controles de custo do projeto implementados

  • Painel de status utilizado

  • Comitê de direção instituído que consiste na gestão de alto nível do Exela

  • Processo de controle de mudanças iniciado; auditorias internas e procedimentos de feedback do patrocinador

A parceria com a Exela já deu vários resultados positivos. Mais notavelmente, é uma economia de custos de US $ 40 milhões nos últimos 10 anos. O banco também atingiu 99% de suas metas de desempenho. Aproveitando os recursos e experiência de um provedor LockBox estabelecido permitiu que o banco dedicasse suas operações ao desenvolvimento e entrega de produtos bancários essenciais, enquanto encantava os clientes com um serviço excepcional. Alguns benefícios adicionais incluem:

• Investimento mínimo em propriedade e manutenção de equipamentos

• Continuidade de trabalho e salários de funcionários

• Mitigação do risco de privacidade e segurança da informação

• Oportunidade para futura melhoria de processos e economia de custos

• Serviço de correio / confiabilidade na entrega de correio

• Alto nível de precisão de processamento

• Consistência de fluxos de trabalho em sites de bancos

Uma grande universidade estadual era cliente de longa data da Exela. Entre outras coisas, Exela tinha gerenciado com sucesso os serviços de correio da universidade, incluindo seu fluxo de trabalho de entrega de pacotes, cuja infraestrutura consistia em uma sala de pacotes onde os funcionários registravam manualmente os pacotes e notificavam os destinatários das entregas e onde os pacotes seriam armazenados enquanto aguardavam a coleta. Isso tinha se mostrado ótimo até que a crescente onipresença do e-commerce começou a aumentar constantemente o volume de pacotes e o número de alunos entrando no fluxo de trabalho. Como resultado do aumento do volume do fluxo de trabalho, no entanto, surgiram vários problemas:

• Não há espaço suficiente na sala de pacotes para todos os pacotes recebidos.
• Não há horas suficientes durante o dia de trabalho para a equipe registrar as chegadas, notificar os destinatários e acomodar todos os alunos que chegam para pegar os pacotes.
• Superlotação ao redor da sala de pacotes
• Longas filas para os destinatários retirarem os pacotes.

Esses problemas foram exacerbados durante os períodos de maior movimento, incluindo a temporada de mudanças no outono, os exames finais e a temporada de férias.

Os Exela Intelligent Lockers foram a solução lógica. Os Exela Intelligent Lockers são a solução de armazenamento e entrega automatizada, autônoma e rastreável da Exela , permitindo uma cadeia de custódia de ponta a ponta inteligente, segura e de ponta a ponta. A escolha da Universidade foi uma extensão lógica do relacionamento de longa data da Universidade com Exela. Exela e a Universidade trabalharam juntas para projetar quiosques com configuração personalizada de unidades de armazenamento individuais operadas eletronicamente. A Exela instalou estes Armários Inteligentes em um prédio que compartilhava espaço com o refeitório principal da Universidade, permitindo o acesso estendido aos armários até as 22h, mas sem pessoal adicional. O software proprietário do Exela foi configurado para enviar notificações automatizadas aos destinatários dos pacotes e rastrear todas as aberturas e fechamentos dos armários. Para controlar o congestionamento e o tempo de espera, o Exela equipou os quiosques com telas sensíveis ao toque intuitivas e fáceis de usar.

Alunos, funcionários e a própria universidade ficaram satisfeitos com a solução de fluxo de trabalho de pacote de clicar e coletar segura, autônoma, com economia de espaço e economia de tempo da Exela Intelligent Lockers.

• Maior flexibilidade e comodidade para os alunos

• Horário de operação expandido

• Encargo da equipe da sala de correspondência facilitado

• Peso facilitado de espaço na sala de correspondência

• Rastreamento de cadeia de custódia de pacotes eficiente e simplificado

• Diminuição do erro humano e aumento da segurança do pacote