A rede de agências independentes líder tem uma grande pontuação com os membros, transformando as operações de correio demoradas
A Agência estava lutando com custos excessivos e atrasos associados às suas operações de correio atuais. Informações importantes e urgentes sobre a política e outras correspondências estavam sendo entregues por várias transportadoras em uma caixa postal centralizada. Depois de recebida na caixa postal, a correspondência precisava ser classificada e redirecionada para agentes localizados em um dos 190 escritórios. Como resultado, os Agentes esperaram em média de três a cinco dias adicionais para receber informações críticas, enquanto a Agência incorreu em custos de recursos adicionais, suprimentos e postagem. Reduzir o risco de correspondência perdida ou não entregue; e garantir a entrega da correspondência ao destinatário correto; foram outras considerações para a Agência quando iniciou a procura de uma solução alternativa de correio. O aumento da pressão para cumprir os regulamentos de privacidade do governo apenas aumentou a decisão da Agência de fazer uma mudança.
Depois de pesquisar fornecedores em potencial na web e considerar suas opções, eles optaram por terceirizar todas as suas operações de correio para a Exela, com base na experiência de 30 anos em gerenciamento de correio e pegada de cliente da empresa e na plataforma de correio digital avançada. Como resultado, Exela tornou-se responsável por lidar com todas as operações de processamento e entrega de correspondência. Ele criou um processo de entrega de correspondência mais econômico e otimizado, digitalizando fluxos de trabalho manuais em papel e eliminando o tempo extra gasto no reenvio de papel aos destinatários pretendidos. Como parte da nova solução, Exela:
- Estabeleceu uma caixa postal com serviço de chamada em Carson, CA (próximo a um dos muitos recursos de digitalização do Exela)
- Documentos digitalizados e dados extraídos (endereço do remetente / receptor, data, etc.) de imagens digitalizadas por meio de mecanismos de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e reconhecimento inteligente de caracteres (ICR).
- Registrou todos os cheques recebidos e os devolveu à agência
- Encaminhado cada PDF eletronicamente para um dos mais de 2.000 agentes com base nas regras de negócios
- Os documentos originais são armazenados por um período de tempo predeterminado antes de serem destruídos com segurança
Toda a solução de correio digital foi implementada em menos de 30 dias. Ao automatizar suas operações de correio, a Agência percebeu uma grande redução em gastos e tempo. Não só foi capaz de eliminar os custos de postagem; também minimizou gastos com suprimentos como envelopes e etiquetas, bem como reimpressões necessárias. A digitalização sofisticada e a tecnologia de extração de dados garantiram a entrega da correspondência ao destinatário correto; enquanto os tempos de resposta melhoraram dramaticamente. Os membros também apreciaram o recebimento de suas correspondências em tempo hábil. Terceirizar suas operações de correio para o Exela e digitalizar os principais componentes do fluxo de trabalho permitiu à Agência:
- Reduza os tempos de reencaminhamento de 3-5 dias para o mesmo dia
- Reduzir o fornecimento de correio / postagem / custos de capital humano em 46,5%
- Minimize o risco causado por erro humano
- Melhore a satisfação dos membros
