Firma de advocacia proeminente investe em otimização de frota e soluções estratégicas de pessoal para maior eficiência e economia de longo prazo

Com uma dependência estrita de papel e resistência contínua à digitalização, o setor jurídico parece prestes a ganhar o máximo com Serviços de impressão gerenciada (MPS). Atualmente, os escritórios de advocacia gastam até 13,7% de sua receita anual na produção de documentos, com a maior parte dos indo para as taxas de manutenção e fornecimento. Ao utilizar impressoras mais antigas com velocidades mais lentas e funcionalidade limitada, as empresas estão incorrendo em taxas mais altas por documento, enquanto investem mais em reparos e substituições de equipamentos. Sem nenhuma auditoria substancial ou ferramentas de relatório, as empresas têm uma visão limitada sobre a pegada e a viabilidade de seus equipamentos. Os principais indicadores de desempenho, como uso, tempo de inatividade e volumes, não podem ser medidos com precisão, evitando qualquer tipo de tomada de decisão proativa ou manutenção preventiva.

Na ausência de qualquer suporte técnico coordenado, os advogados são forçados a sacrificar o tempo faturável para solucionar problemas do dispositivo ou substituir suprimentos. Além disso, sem os dados de uso ou uma trilha de auditoria eficaz, as empresas estão preocupadas com o risco elevado de violação de dados e não conformidade com a legislação de segurança de dados.

Um escritório de advocacia Am Law 200 sediado em Nova York, especializado em uma ampla variedade de áreas, incluindo Litígios, Segurança Cibernética, Emprego e Imóveis, foi um dos muitos escritórios afetados por essas questões. Lutando com os altos custos associados ao gerenciamento de uma grande frota de equipamentos, dispositivos desatualizados, fluxos de trabalho ineficientes e baixa produtividade, a empresa procurou um fornecedor externo para obter ajuda. Como parceiro de longa data da empresa e fornecedor bem estabelecido de serviços MPS, Exela era o único qualificado para assumir as operações locais da empresa.

Reconhecendo os requisitos imediatos e de longo prazo da empresa, a Exela apresentou uma solução multifacetada que consiste em mão de obra (pessoal, integração, treinamento, relatórios de desempenho) e gerenciamento completo da frota da empresa, incluindo substituição de equipamentos, reparos, recomendações para otimização, fornecimento reabastecimento, rastreamento e relatórios.

• Serviços MPS
  • Antes de iniciar o processo de implementação, a equipe da Exela conduziu uma auditoria completa do equipamento da empresa para determinar a configuração e o tamanho ideais da frota
  • A Exela substituiu o equipamento da empresa por novos dispositivos multifuncionais de alta velocidade (MFDs)
  • Exela ajudou a empresa a reduzir sua pegada de mais de oitenta impressoras para uma combinação de vinte e nove MFDs e menos de quinze impressoras - uma redução de 45% do dispositivo
  • A Exela forneceu todo o toner, mão de obra e peças para apoiar a manutenção contínua da frota da empresa
  • Operação geral de equipamentos: Exela eliminou atolamentos de papel e gerenciou estoque de papel
  • Exela gerenciava a aquisição, entrega e estoque de suprimentos; suprimentos de toner e não-toner instalados e suprimentos reciclados quando aplicável
  • Suporte de manutenção / reparo de dispositivo: a equipe da Exela respondeu às solicitações de serviço de equipamento em andamento e escalonamentos gerenciados em alinhamento com acordos de nível de serviço pré-estabelecidos
  • Verificações diárias de manutenção de equipamentos; reposição de papel; manutenção proativa do dispositivo e limpeza de rotina
  • Recomendações estratégicas - Depois que a solução foi totalmente implantada, a Exela continuou a trabalhar com a empresa para identificar oportunidades de maior redução de custos e otimização aprimorada. Isso incluiu recomendações para reduzir redundâncias de equipamentos, bem como reparos e substituições desnecessárias. Os esforços contínuos também foram focados na redução de interrupções de serviço que poderiam interromper atividades relacionadas a casos críticos
• Pessoal
  Os funcionários do Exela no local receberam treinamento rigoroso para garantir a aptidão em suas respectivas áreas. A equipe verificaria e monitoraria proativamente todos os equipamentos diariamente, realizando serviços de operação de rotina. A equipe do Exela se tornaria os primeiros respondentes para todas as consultas de equipamentos, realizando pequenos reparos conforme necessário para manter o tempo de operação ideal do equipamento.
• Comunicando
  Para dar à empresa mais transparência em suas operações e facilitar a otimização, a Exela disponibilizou relatórios gerenciais mensais, compostos por:
  • Volume total em cada dispositivo, separado em cópias, impressões e digitalizações
  • Relatório mostrando o número total de trabalhos de impressão durante um determinado ciclo de faturamento e se esses trabalhos foram concluídos a tempo
  • Número total de trabalhos de encadernação e montagem
  • Lista detalhada de chamadas de serviço de equipamento, duração das chamadas e tempo de resposta
  • Itens adicionais conforme solicitado pela empresa

Durante os últimos anos, a empresa foi capaz de reduzir custos em mais de US $ 100.000 anuais, devido a uma combinação de otimização de mão de obra, treinamento de soluções e redução de equipamentos, entre outras coisas. A frota de impressão da empresa foi significativamente reduzida com a substituição de impressoras de mesa ineficientes e desatualizadas por novos equipamentos de escritório multifuncionais. Eficiências e economias foram obtidas rastreando e auditando o uso do dispositivo e trabalhos de impressão individuais. Na verdade, a quantidade de impressões desnecessárias diminuiu 10%. Controles de segurança mais rígidos e monitoramento aprimorado de atividades reduziram o risco de qualquer violação de dados. A produtividade dos funcionários aumentou, pois os usuários desfrutaram de configurações de dispositivo e opções de impressão mais convenientes. Ao consolidar as filas de impressão individuais e reduzir o tamanho da frota, a empresa aliviou o tempo e os recursos necessários ao seu departamento de TI. Uma vez que sua frota foi totalmente otimizada, a empresa também foi capaz de reduzir sua pegada de carbono em 30%.