Escritório de advocacia aumenta a eficiência usando automação de fluxo de trabalho

Um escritório de advocacia nacional com doze escritórios nas principais cidades dos EUA estava lutando operacionalmente devido à falta de processos bem definidos e codificados, à necessidade de uma estrutura centralizada de gerenciamento de documentos, formalização insuficiente para treinamento de funcionários em seus vários escritórios e visão limitada para saber se os fluxos de trabalho estavam em sincronia com as necessidades da empresa e as melhores práticas do setor. A empresa tinha funcionários contratados para a entrega de serviços de documentos, cuja carga de trabalho podia oscilar muito e sua equipe era frequentemente subutilizada.

Na sede corporativa da empresa, nossa solução começou com melhorias para documentar fluxos de trabalho. O que começou como um sistema de centros de impressão e cópia em cada um dos 24 andares, com um hub maior no piso principal, foi sistematicamente reduzido para consistir em um único centro de solução de documentos holístico no piso principal. Este centro de processamento de documentos centralizado foi otimizado para grandes volumes e diversos requisitos de trabalho e, embora o número de locais de impressão e cópia tenha sido reduzido drasticamente, os tempos de entrega e as capacidades de produção foram significativamente melhorados, juntamente com a experiência do usuário.

O centro de soluções de documentos evoluiu com o tempo para lidar com muito mais do que apenas trabalhos de impressão e cópia. Um sistema avançado de eDiscovery que monitora registros de tribunais públicos e automatiza a extração e o resumo de metadados foi implementado, e as soluções de suporte a litígios da Exela também foram introduzidas para ajudar na coleta de informações e gerenciamento de casos.

O relacionamento contínuo de Exela com a empresa produziu uma parceria mutuamente benéfica e muitas oportunidades adicionais de colaboração. Nossos serviços de suporte a litígios se tornaram tão essenciais para a empresa que frequentemente solicitam que um membro de nossa equipe de prestação de serviços viaje com sua equipe de litígios a julgamentos para apoiar suas operações. Desde então, criamos uma estrutura de gerenciamento de contas nacionais para impulsionar fluxos de trabalho consistentes em cada uma das doze localidades da empresa e continuamos nossa estratégia de melhoria proativa de serviços para nutrir continuamente nosso relacionamento de mais de dez anos.

• A consolidação de impressão e cópia permitiu à empresa reduzir o espaço alugado em sua sede corporativa em dois andares

• $ 430.000 em economia anual e redução de custos

• As melhorias de tecnologia e processo proporcionaram economia de US $ 1,75 milhão nos primeiros três anos do contrato

• Reduziu as demandas de pessoal em 35% em um período de 18 meses

• Experiência do usuário final aprimorada e produtividade geral