Na esteira dos pedidos de permanência em casa destinados a desacelerar a disseminação do COVID-19, um escritório de advocacia com sede em Los Angeles, com dois outros escritórios nos Estados Unidos, estava lutando para se adaptar totalmente ao trabalho remoto. Eles descobriram que ainda precisavam enviar funcionários periodicamente ao escritório para coletar correspondências críticas para os negócios. Esse processo estava se mostrando ineficiente, a correspondência atrasava e os funcionários estavam sendo expostos a riscos desnecessários. Um acúmulo de correspondência estava se acumulando nos escritórios da empresa e era necessária uma solução de correspondência que pudesse ser implementada muito rapidamente, mas também uma que mantivesse padrões de segurança rígidos relacionados ao manuseio de documentos legais. A empresa estava procurando um parceiro que pudesse implementar um sistema de correio melhor em alguns dias, ao mesmo tempo que fornecia rastreamento da cadeia de custódia e segurança total das informações.
O Digital Mailroom (DMR) da Exela e o portal DMR baseado na web fornecem a solução perfeita para a distribuição de correspondência física para funcionários remotos por meio eletrônico. Em resposta ao COVID-19, a Exela desenvolveu uma nova solução de correio digital de resposta rápida que pode ser implementada em apenas 10 dias. Nesse caso, a equipe de resposta rápida da Exela trabalhou em conjunto com o cliente para apresentar uma proposta de solução em 48 horas. Pouco depois, uma declaração de trabalho completa pôde ser finalizada, atendendo ao Documento de Requisitos de Negócios, ao escopo de trabalho desejado (SOW) e aos requisitos de implantação rápida. A Exela ofereceu-se para resolver o acúmulo de correspondências, bem como 100% dos volumes de correspondências futuras, e também se ofereceu para organizar a coleta e transferência de correspondências físicas no local do cliente, a fim de evitar interrupções em seus negócios. Uma caixa postal foi estabelecida para o cliente e um processo foi implementado para encaminhar toda a correspondência da caixa postal para um dos centros de processamento de correspondência próximos de Exela. Isso garantiu que a empresa não teria que recuperar fisicamente nenhuma correspondência recebida, uma vez que o processo de mala direta digital fosse implementado. Dez dias após a assinatura do SOW, o Exela estava recebendo, processando e distribuindo a correspondência do cliente. Além de fornecer recursos capazes de lidar com 100% do volume de correspondência da empresa, a rede distribuída de instalações de processamento e recursos de gerenciamento de dados hospedados em nuvem do Exela garantem proteções de recuperação de desastres em camadas. Os clientes do Digital Mailroom estão sempre protegidos pelo planejamento total da continuidade dos negócios e redundâncias de processamento que são possíveis por uma pegada operacional global e plataformas de software flexíveis e independentes de localização.
- Solução implantável em 10 dias
- Segurança da informação reforçada
- Economia de custos por meio da eliminação do reencaminhamento
- Operações rapidamente escalonáveis
- Acesso ao e-mail hospedado na nuvem a qualquer hora e em qualquer lugar
- Plataforma fácil de usar requer treinamento mínimo
- Planejamento de continuidade de negócios e proteções de recuperação de desastres multirregionais
- Capacidade de desenvolver a solução básica para lançar o processamento downstream usando Exela ou soluções de fluxo de trabalho de terceiros
- Torna a correspondência em papel pesquisável e facilmente compartilhável
