フロリダ州で約30万人の保険契約者にサービスを提供している非公開の家族経営の住宅所有者保険会社は、その印刷および郵送業務を外部のサプライヤーに委託していました。毎月何千ものドキュメント（小切手、請求、ポリシー）を印刷して郵送するのは、このベンダーに依存していました。このベンダーは、いくつかの分野で会社の期待を下回りました。印刷方法をカットシート方式で利用することは、高価な印刷済みの在庫や小切手を購入して保管するなど、いくつかの課題をもたらしました。また、このプロセスは、インクジェットなどのより高度な機器よりも低速でした。バックログを引き起こします。この手法もコストがかかりました。多くの場合、連続印刷の1枚あたりの価格が2倍になります（Ink Jetsでサポートされています。小切手と請求を一緒に印刷できることも、関連するポリシーや請求情報とは別に小切手が印刷されて郵送されるという別の問題でした。異なる時間に;追加の郵送に対応するための送料への追加支出は言うまでもありません。

最後に、テクノロジーの限られた構成機能（つまり、白黒印刷でデザインオプションがない）は、会社のマーケティング活動を挫折させました。顧客とのやり取りは、デザインによって厳格で、読みにくく、視覚的に魅力的ではないことがよくありました。静的なテンプレートと事前に印刷された在庫により、その場でカスタマイズされたマーケティングキャンペーンの可能性が排除されました。これらすべてを考慮して、同社はより高度な専門知識とより洗練された技術を備えた新しいプロバイダーのサービスを求めました。

2016年、Exelaは、シャーロットの施設からの請求、ポリシー、小切手の印刷、および通知と手紙の管理に選ばれました。最初のイニシアチブの1つは、高速のフルカラーインクジェットプリンターにアップグレードすることでした。毎月数百万枚のシートを処理できます。紙の単一の接続された役割は、何千もの個々のシートの代わりになりました。小切手は、関連する残りのドキュメントとインラインで作成され、パッケージ化されて一緒に郵送されました。新しいマシンは、会社にとってより経済的に健全なソリューションを提供しました。用紙を事前に印刷する必要がなくなりました。新しい4色プリンターは、デザインオプションの豊富なメニューも提供し、会社がより読みやすく魅力的なマーケティングコミュニケーションを作成できるようにしました。 Exelaは、各通信文に配置された2Dバーコードを利用して、各シートを生産から郵便物まで追跡できるようにしました。

印刷とメールのすべての操作をExelaに委託することは、いくつかの点で有益でした。

• コスト削減：新しいインクジェット装置を利用することで、同社は大量の紙や小切手在庫の保管に関連するコストを回避し、1枚あたりの印刷コストを大幅に削減しました。さらに、ドキュメントと小切手を1つのパッケージにまとめることができるため、郵便料金が大幅に削減されました。
• 時間の節約：インクジェットプリンタは、日次、月次、および年次ベースではるかに高速を達成することができます。より高い利用率と生産性で。プリンタからすぐにパッケージを組み合わせることで、冗長性が排除されました。
• 強化されたマーケティング：新しい機器は、より的を絞ったインパクトのあるフルカラーマーケティングのためのデザインオプションの豊富なメニューを提供しました。カスタマイズされた印刷要求に対応するためのより優れた柔軟性

会社が顧客ベースを拡大し、請求の量が指数関数的に増加するにつれて、Exela'sは、会社の進化する要件に対応するために必要な設備、機器、およびリソースを備えています。

Fortune 100の損害保険プロバイダーは、サポートインフラストラクチャと手順を引き受ける商用ラインをオーバーホールする必要がありました。その事業は7つの異なる地域と管理者に分散しており、いくつかの問題がありました。リストの一番上にあるのは一貫性のない慣行であり、外部および内部標準への非準拠への扉を開きました。分散型プロセスは、コストのかかるワークフローの冗長性と非効率性をもたらしました。信頼できないサポートにより、引受会社はこれらの管理業務を引き受けました。彼らを彼らの中心的な責任から遠ざける。非効率的な引受サポートは、ポリシーの開発と処理にかかる時間も長くなり、重要なタスクが完了するまでに最大2週間かかることがよくあります。全体として、人員配置、プロセス、システムを含む同社の引受サポート業務は、完全な改修が必要でした。解決策がなければ、会社はお金と顧客を失うリスクがありました。

ワークフロー/手順の標準化と一貫性の欠如—各部門が別々の管理下でサイロで作業しているため、プロセスとワークフローは地域のオペレーション間で標準化されていませんでした。さらに、一部の個々の労働者は、同じオフィス内でさまざまな一連の手順に従っており、場合によっては、過去のポリシー情報を調査するために5つ以上の異なるアプリケーションに依存していました。従業員のパフォーマンスを監視し、コンプライアンスと説明責任を確保するための管理が行われていなかったため、従業員とオフィスの間でパフォーマンスのレベルが異なりました。運用が1つのフェーズから別のフェーズに移行するときに必要となる、明確な管理過程の連鎖はありませんでした。標準的な手順とタスクが不足していると、一部の作業が複数の従業員によって重複することになります。

一貫性のないサポート—不均等に分散された引受サポートの労働力と運用の非効率性は、グループ間のワークロードの不均衡につながります。多くの場合、グループは処理できる以上の作業に負担をかけられましたが、他の場合には、グループを忙しくさせるのに十分な作業がありませんでした。また、オフィス間で作業を移動できないと、あるオフィスでは6か月以上遅れて、他のオフィスには帯域幅があります。

内部統制の欠如—法的通知のタイミング、エージェントと被保険者の通知要件、正しいフォームと郵送の種類などの要件への準拠を確認するための標準的な監査手順はありませんでした。さらに、監視するための適切な手段もありませんでした。労働者の生産性。これは、リソースの遅延と非効率的な利用に貢献しました。

時代遅れの/労働集約的な手順—事態を悪化させるために、従業員はデータを収集、文書化、および整理するために時代遅れで時間のかかる方法に大きく依存していました。コンテンツを切り取ってExcelスプレッドシートに貼り付けたり、情報にアクセスして複数のデータベースに入力したりするため、システムには非効率性が内在していました。システムには、サポートスタッフがアンダーライターのレビューのために問題を特定する方法がなく、アンダーライターはすべてのレコードを検索して問題を探す必要がありました。

2005年以来、Exelaは、メールサービス、イメージング、フリート管理、フロントオフィスサポートなど、この会社に幅広いサービスを提供してきました。信頼できるパートナーとして、Exelaは会社のすべての引受サポート業務の管理を引き受けるのに自然な選択でした。引受サポートの生産性を向上させるために、Exelaはすべてのタスクを文書化し、SLAおよびQA対策を開発しました。 Exelaはまた、複数の効率向上を確認したシックスシグマブラックベルトを使用してワークフローをレビューしました。

Exelaが責任を負うタスクのいくつかは次のとおりです。

• 承認を作成し、フォームの完全性と正確性を調査します
• 歴史的な政策情報へのアクセスと調査
• 車両登録番号のエラーを検索して修正し、DMVに情報を送信する
• システムエラーを確認するために、週次レポートと引受マネージャーへの配布をプルする
• ポリシー変更の入力。コンピュータ化されたへの更新、回復、非更新およびキャンセル（電子メールで受信）
• 小切手を受け取り、処理のためにサイトの現金部門の請求部門にルーティングします
• クレームからのリスクアドバイザリ通知メールのメールボックスを監視し、引受人の通知タスクを作成します
• フォーム、引受手続き、ファイル情報に関する被保険者、請求、代理店の担当者からの問い合わせに定期的に対応する
• 商用車ポリシーからのドライバーと車両の追加と削除、およびすべてのドライバーでの自動車記録の実行

引受支援活動のアウトソーシングを選択した際の同社の主要なイニシアチブの1つは、事業を2か所に統合することでした。より集中化されたビジネスモデルを採用することは、いくつかの点で役立ちました。まず、マネージャーの数が7人から1人に減りました。そして、統一された一連の手順が確立され、各サイトのすべての労働者がそれに従いました。より集中した構成により、従業員と場所の間でベストプラクティスが自由に流れるようになりました。リソースの使用率は、冗長性を排除し、必要に応じて労働力を再割り当てすることによって最適化されました。

• 2つのサイトに統合することで、同社は15％の節約を実現し、組織全体にベストプラクティスを実装することでさらに12％の節約を実現しました。
• 管理タスクを完了する時間は2週間から25時間に短縮されました
• 業務をExelaにアウトソーシングする前は、同社はSLAの50〜60％しか達成していませんでした。 Exelaが引き継いだ後、SLAの99％以上が満たされました
• DMVリクエストの処理やエラーの報告など、反復的な管理タスクの引受アシスタントを解放しました。
• 監視されている電子メールボックスの排除および/または統合により、エージェントへの応答時間が改善され、処理のためのタスクがより迅速に作成されます。
• 作業のバックログを排除し、より合理化されたプロセスを実装することにより、顧客はタイムリーにプレミアム通知を受け取りました

歯科保険の国内有数のプロバイダーは、Exelaの長年の顧客です。 7800万人以上のアメリカ人にサービスを提供している彼らのビジネスでは、8000を超える患者の申請書の印刷、挿入、郵送、メリットの説明（EOB）ステートメント、および毎週のチェックが必要です。同社は、コストと遅延が高く、従来のやり方を変える必要があると判断しました。彼らは、小切手印刷の非効率的なカットシート方式に依存していました。これには、個々の未接続の用紙がプリンターに送られていました。事前に印刷された小切手のスタックが購入され、印刷ストリームにマージされ、各用紙に電子的にオーバーレイされました。小切手を購入し、大量の紙を保管することは、会社にとって不要なコストになります。カットシート方式は毎分約130ページの印刷速度に制限されていたため、過度の処理遅延が別の懸念事項でした。その結果、小切手の作成、挿入、および顧客への郵送に時間がかかりました。

同社は過去15年間、さまざまなExelaサービスを利用してきました。ビジネスクリティカルなプロセスを継続的に改善しようとしたため、戦略的ガイダンスをExelaに依頼しました。そのため、Exelaがより効率的で費用効果の高いアプローチを導入したとき、同社は熱心に推奨を受け入れました。インクジェット技術に切り替えることで、同社は時間と費用の両方でプロセス効率と測定可能な節約を実現しました。カットシート印刷とは異なり、インクジェット技術は、プリンターを介して供給される紙の単一の役割で連続バッチ印刷に対応します。さらに、インクジェットプリンター技術により、事前に印刷された複数の小切手が不要になります。

全体として、同社は、より高度で効率的な印刷方法への移行を可能にするテクノロジーの恩恵を受け、コスト削減、所要時間の短縮、生産性の向上につながりました。

具体的には：

• インクジェットプリンタは、同社の以前の方法よりも5倍高速です。
• 毎週の印刷と処理の所要時間は1日半短縮されました。
• 小切手費用は約$ 16/1000から$ 6.90 / 1000に減少しました。
• 紙と小切手在庫の節約が増えました。
• 紙の保管と関連する在庫管理の節約の増加。
• 必要な機械オペレーターの数を減らしながら、生産性を向上させます。

シカゴに本社を置く保険会社は、従業員が自分の持ち物を新しい職場環境に持ち込むことを許可していません。この制限には、コート、ブリーフケース、ハンドバッグなどのすべての身の回り品が含まれます。従業員は仕事中に持ち物を保管する場所を必要としていましたが、昔ながらの組み合わせや鍵付きのロッカーは理想的な解決策ではありませんでした。

Exelaのインテリジェントロッカーは、便利で直感的で安全なストレージオプションを提供しました。従業員には、個々のニーズに合わせてさまざまなサイズのロッカーが割り当てられました。各従業員が個人用ロッカーアクセス用のPINを確立することに加えて、従業員のバッジを認識するためのセンサーがロッカーバンクに含まれていました。これにより、従業員はセンサーの前でバッジを振るだけでロッカーにアクセスできるようになり、多くの従業員が仕事の始めと終わりに個人用ストレージにアクセスする必要があるときに長い列ができるのを防ぎました。

• PINまたはバッジを介したパーソナライズされたロッカーアクセス

• すばやく簡単なストレージアクセス

• 失う鍵や覚えておくべきなじみのない数字はありません

• ロッカーの使用に関連する可視性とレポートの改善

• 強化された従業員体験

Fortune 500の補足保険会社は、ビジネスの発展を妨げる深刻なメールルームの課題に直面していました。何百万もの受信メールが、人をベースにした労働集約的なワークフローを通じて毎日処理されていました。時間に敏感なメールと通信は、プロセスの可視性と説明責任の欠如のためにしばしば遅れました。メール処理ワークフローの非効率性も、コールセンターのボリュームと全体的な所要時間に悪影響を及ぼしていました。

Exelaは、保険会社のメールルームプロセス全体を見直して、請求、支払い、送金の処理を合理化しました。レガシーシステムは、スタッフを削減し、効率を高め、システムの将来の拡張を可能にする新しいテクノロジースタックに置き換えられました。

• PCH Globalは自動判定を改善し、サイクルタイムを短縮し、双方向通信を可能にします

• すべての受信ドキュメントからのデジタル化とデータ抽出

• モバイルクレーム提出ポータル

• プレミアム支払いの調整

• ロボットプロセス自動化の追加の機会

• クレーム処理サービスレベルの向上

• コストを30％削減

• 当日支払い処理

• 調整時間の短縮

• 加速預金

• 支払い時間の延長

• 透明性の向上

• 強化されたクライアントエクスペリエンス