全国的な小売組織の拡大と労働力の増加は、十分なレベルの効率とサービス品質を維持するための社内の人事部門の能力に大きな負担をかけました。紙ベースの記録の管理と保管は、店先の数が増え続けているため、困難な作業でした。特に、期限切れの従業員文書の継続的な再認証と、監査人向けのタイムリーなレポートを生成する機能に問題がありました。

Exelaのソリューションは、既存のすべての従業員の記録をデジタル化し、完全にデジタル化されたオンボーディングおよび記録管理手順を実装することでした。このソリューションには、新入社員向けにカスタマイズされたオンボーディングワークフロー、期限切れのドキュメントの追跡と管理に対応するシステム機能の追加、人事マネージャー向けの動的ダッシュボード機能が含まれていました。

• 統一された一元化された従業員の記録と関連文書

• すべての企業ドキュメントへの即時オンラインアクセス

• コンプライアンスと法的監視の改善

• 迅速な情報検索機能

• 大幅に簡素化された監査ワークフロー

• 会社の「グリーン」イニシアチブをサポートする環境に優しいソリューション

Fortune 500の補足保険会社は、ビジネスの発展を妨げる深刻なメールルームの課題に直面していました。何百万もの受信メールが、人をベースにした労働集約的なワークフローを通じて毎日処理されていました。時間に敏感なメールと通信は、プロセスの可視性と説明責任の欠如のためにしばしば遅れました。メール処理ワークフローの非効率性も、コールセンターのボリュームと全体的な所要時間に悪影響を及ぼしていました。

Exelaは、保険会社のメールルームプロセス全体を見直して、請求、支払い、送金の処理を合理化しました。レガシーシステムは、スタッフを削減し、効率を高め、システムの将来の拡張を可能にする新しいテクノロジースタックに置き換えられました。

• PCH Globalは自動判定を改善し、サイクルタイムを短縮し、双方向通信を可能にします

• すべての受信ドキュメントからのデジタル化とデータ抽出

• モバイルクレーム提出ポータル

• プレミアム支払いの調整

• ロボットプロセス自動化の追加の機会

• クレーム処理サービスレベルの向上

• コストを30％削減

• 当日支払い処理

• 調整時間の短縮

• 加速預金

• 支払い時間の延長

• 透明性の向上

• 強化されたクライアントエクスペリエンス

お客様の既存のSAPERPプラットフォームをアップグレードする前は、請求書と支払いは手動で処理されていました。この非効率的な手動システムでは、アナリストは電話、メールの送信、領収書の確認、不足しているデータの調査、ベンダーとの紙のルーティングに貴重な時間を費やしていました。これらはすべて、支払いサイクル時間に悪影響を及ぼしていました。 SAP ERPのアップグレードにより、EDIとイメージングの両方の機能が提供されたため、お客様はペーパーレス処理に移行することを選択しました。ペーパーレスAP環境への移行には、約1,800のアクティブなベンダーが関与し、POおよび非POの請求書処理に影響を与えます。顧客は、次の目標を達成しながら、デジタルベンダーポータルを介して請求書処理を自動化するソリューションの開発をExelaに依頼しました。セルフサービスへのアクセスを容易にすることでサプライヤーの満足度を向上させ、社内の人件費を削減し、紙の提出を削減し、約1,800を移行します。セルフサービスWebポータルへのアクティブなベンダー。

お客様の環境は複雑であるため、Exelaは、ソリューションの最も重要な側面であるPO請求書と非PO請求書に焦点を当てた最初の2つのフェーズで、複数のフェーズに分割された移行計画を推奨しました。最初のフェーズが開始されると、請求書メールとサポートされているドキュメント、ファックス、および電子メールが、処理のためにミシガン州のエクセラのトロイ施設にルーティングされました。 Exelaは、新しい環境で使用するための画像データのキャプチャ、検証、および処理を提供しました。

立ち上げの重要な課題の1つは、ベンダーにセルフサービスポータルへの賛同を得ることでした。 APアナリストは、通知の送信と内部ドキュメントへのポータル情報の追加に加えて、広範な採用を促進するように求められました。顧客はアナリストの採用目標を設定し、100のベンダーに最初にサインオンするなど、主要なマイルストーンを達成したトップリクルーターに賞品を提供しました。グループの進捗状況は毎週の会議で共有され、競争の激しい雰囲気を作り出しました。

社内の顧客とサプライヤの両方の時間を節約することが、デジタルベンダーポータルを開発する上での主要な目標でした。複数の請求書のステータスを1つの画面に表示するスナップショットダッシュボードが開発されました。これにより、ベンダーID、請求書の日付、金額、清算情報、その他のデータで支払いを簡単に追跡でき、すべてのデータをPDF、Excel、 Wordファイル形式。ダッシュボードを使用すると、サプライヤはステータスを簡単に表示したり、システムにどのような請求書があったかを確認したりできます。

• 使いやすいシステムにより、迅速な採用とベンダー満足度の向上
• 支払いの正確性と適時性の向上
• AP運用の全体的な合理化により、22人のFTEが削減されました
• 請求書パイプラインの360ビューを提供する強化されたレポートと追跡
• 取り込みから承認までの単一のデジタルポータルからの95％AP請求書の自動化