Une gestion structurée et efficace des flux de documents contribue au bon fonctionnement des entreprises. Celle-ci peut faire une toute la différence dans presque tous les secteurs et elle est rentable sur le long terme. Pourtant, la numérisation des documents est souvent négligée car elle n’est pas considérée comme une priorité et les dossiers continuent à s’accumuler au fil des années. De l'optimisation de l'accessibilité au renforcement de la sécurité, les avantages de la numérisation sont multiples, vous avez donc tout intérêt à y mettre point d’honneur afin d’augmenter votre efficacité et vos processus.

La numérisation de documents consiste à convertir des fichiers et dossiers physiques au format numérique. Le processus de numérisation capture et extrait les données afin de les rendre plus faciles d'accès, simples à consulter, à partager ou à exploiter. La numérisation de documents – qu'il s'agisse d’anciens documents, d’archives ou de documents à importer - est une étape essentielle pour parvenir à alléger les problèmes de flux d’information dans votre entreprise.

Quatre raisons de numériser vos documents :

Sécurité Renforcée: Les documents papiers essentiels à vos activités sont susceptibles d’être détruits ou subtilisés par un tiers malveillant. De plus, les informations sensibles concernant vos clients voire les documents confidentiels de vos différents services doivent être sécurisés. L’archivage de documents physiques est complexe, et vous devez tenir des registres chaque fois que quelqu'un demande à y accéder– sans pour autant être certain que les dossiers ne soient pas compromis.

La numérisation renforce considérablement la sécurité de vos documents. Vous pouvez notamment restreindre l'accès de certains fichiers aux personnes de votre choix, les protéger avec des mots de passe, etc.

Accessibilité: Vous pouvez enregistrer des documents numérisés sur une plateforme en ligne ou hors ligne ou une bibliothèque numérique publique ou privée, ils seront alors facilement accessibles à vos employés ou au grand public.
Trouver le bon dossier dans une pièce remplie de cartons est souvent décourageant, avec la numérisation vous pouvez accéder rapidement aux fichiers à consulter, sans aucun problème.

Vous pouvez sauvegarder vos documents en utilisant des nomenclatures particulières, réaliser un inventaire, regrouper des fichiers, les classer par catégorie et ajouter des balises pour faciliter la recherche.

Gain de place: Évidemment, les documents physiques prendront toujours plus de place que leurs versions numériques. Plutôt que de devoir augmenter votre espace de stockage, vous pouvez toujours les numériser et les conserver sur un serveur, afin de minimiser l'encombrement de vos bureaux. D'où un gain d’espace non négligeable mais également une solution financièrement intéressante.

Partage Facile: Partagez vos fichiers et accordez des droits d'accès différents à vos collaborateurs ou à vos clients. La numérisation facilite la consultation et le partage des documents. Il vous suffit de joindre les bons fichiers à vos e-mails plutôt que de faire face à des montagnes de documents papier.

Alors, comment entamer votre démarche de numérisation des documents?

Bien que chaque organisation ait des besoins différents en fonction des quantités de documents qu'elle traite, la présence d'un scanner intelligent sur site peut vous aider à gérer vos documents et à entamer votre processus de numérisation.

Le Raptor est le dernier-né de la gamme IntelliScan et s'adaptera parfaitement à vos bureaux. Ce scanner révolutionne l'efficacité de la numérisation et surpasse les autres solutions disponibles sur le marché. De telles performances sont possibles grâce à un encombrement minimum, une vitesse optimale et une qualité d'image supérieure, le tout à un prix compétitif. Ce qui le distingue de ses concurrents, c'est son design ergonomique. Il s'adapte facilement aux espaces de bureau compacts et peut être réglé à la hauteur de votre choix. Il offre ainsi des capacités de numérisation de pointe tout en restant un scanner de bureau abordable.

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