お客様の既存のSAPERPプラットフォームをアップグレードする前は、請求書と支払いは手動で処理されていました。この非効率的な手動システムでは、アナリストは電話、メールの送信、領収書の確認、不足しているデータの調査、ベンダーとの紙のルーティングに貴重な時間を費やしていました。これらはすべて、支払いサイクル時間に悪影響を及ぼしていました。 SAP ERPのアップグレードにより、EDIとイメージングの両方の機能が提供されたため、お客様はペーパーレス処理に移行することを選択しました。ペーパーレスAP環境への移行には、約1,800のアクティブなベンダーが関与し、POおよび非POの請求書処理に影響を与えます。顧客は、次の目標を達成しながら、デジタルベンダーポータルを介して請求書処理を自動化するソリューションの開発をExelaに依頼しました。セルフサービスへのアクセスを容易にすることでサプライヤーの満足度を向上させ、社内の人件費を削減し、紙の提出を削減し、約1,800を移行します。セルフサービスWebポータルへのアクティブなベンダー。

お客様の環境は複雑であるため、Exelaは、ソリューションの最も重要な側面であるPO請求書と非PO請求書に焦点を当てた最初の2つのフェーズで、複数のフェーズに分割された移行計画を推奨しました。最初のフェーズが開始されると、請求書メールとサポートされているドキュメント、ファックス、および電子メールが、処理のためにミシガン州のエクセラのトロイ施設にルーティングされました。 Exelaは、新しい環境で使用するための画像データのキャプチャ、検証、および処理を提供しました。

立ち上げの重要な課題の1つは、ベンダーにセルフサービスポータルへの賛同を得ることでした。 APアナリストは、通知の送信と内部ドキュメントへのポータル情報の追加に加えて、広範な採用を促進するように求められました。顧客はアナリストの採用目標を設定し、100のベンダーに最初にサインオンするなど、主要なマイルストーンを達成したトップリクルーターに賞品を提供しました。グループの進捗状況は毎週の会議で共有され、競争の激しい雰囲気を作り出しました。

社内の顧客とサプライヤの両方の時間を節約することが、デジタルベンダーポータルを開発する上での主要な目標でした。複数の請求書のステータスを1つの画面に表示するスナップショットダッシュボードが開発されました。これにより、ベンダーID、請求書の日付、金額、清算情報、その他のデータで支払いを簡単に追跡でき、すべてのデータをPDF、Excel、 Wordファイル形式。ダッシュボードを使用すると、サプライヤはステータスを簡単に表示したり、システムにどのような請求書があったかを確認したりできます。

• 使いやすいシステムにより、迅速な採用とベンダー満足度の向上
• 支払いの正確性と適時性の向上
• AP運用の全体的な合理化により、22人のFTEが削減されました
• 請求書パイプラインの360ビューを提供する強化されたレポートと追跡
• 取り込みから承認までの単一のデジタルポータルからの95％AP請求書の自動化

ホテルチェーンで使用されているオンサイト買掛金（AP）システムは、多数の個別のプロパティ間で均一ではありませんでした。請求書処理ワークフローは、ホテルの各場所の店員によって手動で完了されたため、請求書の追跡とプロセスの透明性に欠ける、コストがかかり、非効率的で、エラーが発生しやすいAPシステムが発生しました。

Exelaは、ホテルの場所を自動AP処理システムに移行して、単一の集中型APハブを作成しました。店員が以前に入力した情報は、ExelaのWebベースのプラットフォームによってキャプチャおよび処理され、APデータは、エンドツーエンドのレポート機能と例外処理機能を有効にする統合ポータルを通じて簡単に利用できるようになりました。

• はるかに効率的な処理

• 手動のデータ入力を最小限に抑えることでエラー率を低減

• 変化するボリュームに対応できる柔軟なシステムアーキテクチャ

• ユーザーフレンドリーな請求書の追跡およびレポート機能

• 大幅な労力とコストの節約