由于在家待在家里的订单意在减慢COVID-19的普及，一家位于洛杉矶的律师事务所在美国设有另外两个办事处，该公司正在努力完全适应远程工作。他们发现他们仍然需要定期将员工派到办公室以收集关键业务邮件。事实证明，此过程效率低下，邮件被延迟，员工面临不必要的风险。公司办公室积压了许多邮件，需要一种可以很快实施的邮件解决方案，但同时也要维护与处理法律文件有关的严格安全标准。该公司正在寻找可以在几天之内实施更好的邮件系统，同时还提供产销监管链跟踪和全面信息安全性的合作伙伴。

Exela的数字邮件室（DMR）和基于Web的DMR门户提供了一种理想的解决方案，用于通过电子介质将物理邮件分发给远程工作人员。作为对COVID-19的回应，Exela开发了一种新的快速响应数字邮件解决方案，该解决方案能够在10天内实施。在这种情况下，Exela的快速响应团队与客户密切合作，在48小时内提出了解决方案建议。此后不久，就可以完成一份完整的工作说明，以满足业务需求文档，所需的工作范围（SOW）和快速部署的要求。 Exela提供了解决积压的邮件以及未来邮件量的100％的方法，并且还提供了安排在客户所在地提取和传输物理邮件的方式，以防止业务中断。为客户建立了一个邮政信箱，并建立了一个流程，将所有邮件从邮政信箱路由到Exela附近的邮件处理中心之一。这确保了一旦实施数字邮件室流程，公司就不必物理检索任何传入的邮件。在签署SOW的10天之内，Exela正在接收，处理和分发客户的邮件。除了提供能够处理公司100％邮件量的资源外，Exela的分布式处理设施网络和云托管的数据管理功能还可以确保分层灾难恢复保护。 Digital Mailroom客户始终受到完整的业务连续性计划和处理冗余的保护，而全球业务足迹和灵活的，与位置无关的软件平台则使之成为可能。

• 解决方案可在10天内部署
• 加强信息安全
• 通过消除转寄邮件节省成本
• 快速可扩展的操作
• 随时随地通过云托管访问邮件
• 易于使用的平台需要最少的培训
• 业务连续性计划和多区域灾难恢复保护
• 能够在基本解决方案的基础上使用Exela或第三方工作流解决方案启动下游处理
• 使纸质邮件可搜索并易于共享

面对日益增长的经济压力，不断扩大的地域覆盖范围以及更多要求更高的客户，金融机构选择外包外设密码箱处理功能，并将精力集中在升级和扩展核心产品上。除了明显的节省成本的含义外，依靠专用的LockBox提供商的专业知识可以为企业提供一些战略优势。在严峻的监管形势和日益增长的隐私关注中，对有效安全控制和增强合规性措施的需求比以往任何时候都更为重要。而且，许多组织不想在最新的设备和新兴技术上增加投资。通过将LockBox业务外包，金融机构正在寻找新的方式来分配和重新分配资源和支出，以提高生产力和竞争优势。

作为美国排名前八的金融机构之一，这家公司正在寻找机会，以在不断变化和苛刻的市场中保持竞争优势。提供优质的产品和客户体验是其首要任务。但是，从其核心银行业务中撤出了大量资源来管理其LockBox处理活动，这些活动分布在六个不同的城市。该银行还努力保持新兴技术和最新行业最佳实践的领先地位，与此同时，试图通过卓越的客户服务来提高客户保留率和获取率。尽管在过去的30年中，该银行一直将其他现场业务外包给Exela，但它希望采取下一步行动，以重新分配资源。客户数据安全性和隐私性是银行的附加考虑因素。

为了推进其战略议程，并利用该领域其他企业的专业知识和技术，该银行决定外包其LockBox业务。它寻求精通执行大型现场汇款实施的专业技术提供商的帮助。它选择Exela是因为其庞大的人才网络。通用的服务交付模型；技术先进的应用程序；并具有管理多个站点中的操作的经验。该解决方案价值1亿美元，扩大了范围，包括以下内容：

• 密码箱处理：Exela负责监督和执行公司在六个地点的密码箱运营的各个方面；利用现有的设施和设备。作为端到端解决方案的一部分，Exela管理邮件检索。图像和数据采集；档案交货;汇款;以及客户信息的安全传输。

• 与人力资源部建立过渡团队

• 员工转换：为了完成LockBox操作的全部转移，Exela将600多名现场银行员工添加到其员工队伍中。除此以外，在此合作伙伴关系中已重新标记了1,500多名员工。为确保成功转换，在实施之前已完成以下过程：

  • 与银行工作人员合作，确定过渡过程的重要目标

  • 通过与Exela的人力资源和招聘部门合作建立了一个过渡团队

  • 为过渡员工实施对等支持和知识转移计划

  • 安排定期的节奏和收费门员工审查

• 强大的灾难恢复/业务连续性计划

  • 每个应用程序或关键基础架构的恢复过程和恢复时间目标

  • 技术恢复团队的角色和职责

  • 沟通计划

  • 有关如何调用技术恢复计划的程序

  • 对其他计划（包括技术）的依赖

  • 优先策略

  • 备份程序，包括频率和保留

• 增强治理模型

  • 每周会议，状态电话，登机口评论

  • 专职项目经理

  • 主要客户与Exela利益相关者之间的持续沟通

  • SharePoint团队网站

  • 确定的产品要求/假设/约束

  • 制定团队行动报告

  • 实施项目成本控制

  • 使用状态仪表板

  • 成立了由Exela高级管理层组成的指导委员会

  • 启动变更控制流程；内部审核和发起人反馈程序

与Exela的合作产生了一些积极成果。最值得一提的是，过去10年节省了4000万美元的成本。该银行还实现了99％的绩效目标。借助已建立的LockBox提供商的资源和专业知识，该银行可以将其业务专门用于核心银行产品的开发和交付，同时以优质的服务取悦客户。一些其他好处包括：

• 设备所有权和维护方面的投资最少

• 劳动和雇员工资的连续性

• 减轻隐私和信息安全风险

• 未来流程改进和节省成本的机会

• 快递服务/邮件传递可靠性

• 高水平的加工精度

• 跨银行站点的工作流的一致性