COVID-19の蔓延を遅らせることを目的とした在宅勤務の注文を受けて、ロサンゼルスに本拠を置く法律事務所は、米国に他の2つの事務所を持ち、リモートワークに完全に適応するのに苦労していました。彼らは、ビジネスクリティカルなメールを収集するために、従業員を定期的にオフィスに送る必要があることに気づきました。このプロセスは非効率的であり、メールが遅れ、従業員は不必要なリスクにさらされていました。会社のオフィスではメールのバックログが蓄積されており、非常に迅速に実装できるメールソリューションが必要でしたが、法的文書の処理に関連する厳格なセキュリティ基準を維持するソリューションも必要でした。同社は、CoC追跡と完全な情報セキュリティを提供しながら、数日以内により優れたメールシステムを実装できるパートナーを探していました。

Exelaのデジタルメールルーム（DMR）とWebベースのDMRポータルは、電子媒体を介してリモートワーカーに物理的なメールを配信するための完璧なソリューションを提供します。 Exelaは、COVID-19に対応して、わずか10日以内に実装できる新しいRapid Response Digital MailSolutionを開発しました。この場合、ExelaのRapid Response Teamはお客様と緊密に協力して、48時間以内にソリューションの提案を提示しました。その後まもなく、ビジネス要件ドキュメント、必要な作業範囲（SOW）、および迅速な展開要件を満たす完全な作業範囲記述書を完成させることができました。 Exelaは、メールのバックログと将来のメール量の100％に対処することを提案し、ビジネスの中断を防ぐために、顧客の場所での物理的なメールのピックアップと転送を手配することも提案しました。顧客用に私書箱が設置され、私書箱から近くのエクセラのメール処理センターの1つにすべてのメールをルーティングするプロセスが導入されました。これにより、Digital Mailroomプロセスが実装された後、会社が受信メールを物理的に取得する必要がなくなりました。 SOWに署名してから10日以内に、Exelaは顧客のメールを受信、処理、および配布していました。会社のメール量の100％を処理できるリソースを提供することに加えて、Exelaの処理施設の分散ネットワークとクラウドでホストされるデータ管理機能により、階層化されたディザスタリカバリ保護が保証されます。 Digital Mailroomの顧客は、グローバルな運用フットプリントと柔軟で場所に依存しないソフトウェアプラットフォームによって可能になる、完全な事業継続計画と処理の冗長性によって常に保護されています。

• 10日以内に導入可能なソリューション
• 情報セキュリティの強化
• 再郵送の排除によるコスト削減
• 迅速にスケーラブルな操作
• いつでもどこでもメールにアクセスできるクラウドホスト
• 使いやすいプラットフォームは最小限のトレーニングで済みます
• 事業継続計画と多地域の災害復旧保護
• Exelaまたはサードパーティのワークフローソリューションを使用してダウンストリーム処理を開始するための基本的なソリューションに基づいて構築する機能
• 紙のメールを検索可能で簡単に共有できるようにします

経済的圧力の高まり、地理的フットプリントの拡大、およびより要求の厳しい顧客に直面して、金融機関は周辺ロックボックス処理機能をアウトソーシングし、コア製品のアップグレードと拡張に再び注力することを選択しています。明らかなコスト削減の意味は別として、専用のLockBoxプロバイダーの専門知識に依存することで、企業にいくつかの戦略的利点を提供できます。厳格な規制環境とプライバシーへの懸念の高まりの中で、効果的なセキュリティ管理と強化されたコンプライアンス対策の必要性がこれまで以上に重要になっています。また、多くの組織は、最先端の機器や新しいテクノロジーへの追加投資に負担をかけたくないと考えています。 LockBoxの運用をアウトソーシングすることにより、金融機関は、生産性と競争力の向上のために、リソースと支出を転用および再割り当てする新しい方法を見つけています。

米国のトップ8の金融機関の1つとして、この会社は、絶えず進化し、要求の厳しい市場で競争力を維持する機会を探していました。優れた製品と顧客体験を提供することは、その優先事項の最前線にありました。しかし、6つの異なる都市にまたがるLockBox処理活動を管理するために、勘定系システムから広範なリソースが引き出されていました。銀行はまた、新しいテクノロジーと最新の業界のベストプラクティスを把握するのに苦労していましたが、同時に、卓越したカスタマーサービスを通じて顧客維持率と獲得率を向上させようとしていました。銀行は過去30年間、他のオンサイト業務をExelaにアウトソーシングしてきましたが、リソースの完全な再割り当てに向けて次のステップを踏み出したいと考えていました。顧客データのセキュリティとプライバシーは、銀行にとって追加の考慮事項でした。

戦略的アジェンダを前進させ、この分野の他の人々の専門知識と技術を活用するために、銀行はLockBoxの運用を外部委託することを決定しました。大規模なオンサイト送金の実装に精通した専門のテクノロジープロバイダーの支援を求めました。才能の広大なネットワークのためにExelaを選択しました。用途の広いサービス提供モデル。技術的に高度なアプリケーション。複数のサイトにわたる運用管理の経験。 1億ドル相当のソリューションは、以下を含むように範囲を拡大しました。

• LockBox処理：Exelaは、6か所にわたる会社のLockBox操作のすべての側面を監視および実行する責任があります。既存の施設や設備を活用する。エンドツーエンドソリューションの一部として、Exelaはメールの取得を管理します。画像とデータのキャプチャ。アーカイブ;配達;送金;そして顧客の情報の安全な転送。

• 人事部と協力して移行チームを設立

• 従業員の転換：LockBoxオペレーションの完全な移転を完了するために、Exelaは600人を超えるオンサイト銀行の従業員を従業員に追加しました。これは、このパートナーシップ中に再バッジが付けられた1,500人を超える従業員に追加されます。変換を成功させるために、実装前に次の手順を完了しました。

  • 銀行スタッフと協力して、移行プロセスの重要な目標を決定しました

  • Exelaの人事部門および採用部門と協力して移行チームを設立

  • 移行した従業員のためのピアツーピアサポートと知識移転プログラムの実装

  • 定期的なリズムと料金所の従業員レビューのスケジュール

• 堅牢なディザスタリカバリ/事業継続計画

  • 各アプリケーションまたは重要なインフラストラクチャの回復手順と回復時間の目標

  • テクノロジーリカバリチームの役割と責任

  • コミュニケーション計画

  • テクノロジー回復計画を呼び出す方法の手順

  • 他の計画への依存（テクノロジーを含む）

  • 優先順位付け戦略

  • 頻度と保持を含むバックアップ手順

• 強化されたガバナンスモデル

  • 毎週の会議、ステータスコール、ゲートレビュー

  • 専任のプロジェクトマネージャー

  • 主要なクライアントとExelaの利害関係者間の絶え間ないコミュニケーション

  • SharePointチームサイト

  • 確立された製品要件/仮定/制約

  • チームアクションレポートを作成

  • 実装されたプロジェクトのコスト管理

  • 利用状況ダッシュボード

  • Exelaの上級管理職で構成される運営委員会を設立

  • 変更管理プロセスを開始しました。内部監査とスポンサーのフィードバック手順

Exelaとのパートナーシップは、いくつかの良い結果を生み出しました。最も注目すべきは、過去10年間で4000万ドルのコスト削減です。銀行はまた、業績目標の99％を達成しました。確立されたLockBoxプロバイダーのリソースと専門知識を活用することで、銀行は、卓越したサービスで顧客を喜ばせながら、勘定系製品の開発と提供に業務を専念させることができました。その他の利点は次のとおりです。

• 機器の所有権とメンテナンスへの最小限の投資

• 労働と従業員の賃金の継続

• プライバシーと情報セキュリティのリスクの軽減

• 将来のプロセス改善とコスト削減の機会

• 宅配便/メール配信の信頼性

• 高レベルの処理精度

• 銀行サイト間でのワークフローの一貫性