Una compañía de seguros para propietarios de viviendas de propiedad familiar y privada, que prestaba servicios a aproximadamente 300.000 titulares de pólizas en el estado de Florida, había confiado sus operaciones de impresión y envío por correo a un proveedor externo. Confió en este proveedor para imprimir y enviar por correo miles de documentos (cheques, reclamos y pólizas) cada mes. Este proveedor no cumplió con las expectativas de la empresa en varias áreas. La utilización del método de impresión de hojas sueltas planteó varios desafíos, como la compra y el almacenamiento de cheques y stock preimpresos costosos. Además, el proceso fue más lento que el de equipos más sofisticados como Ink Jets; causando retrasos. Esta técnica también fue costosa; a menudo duplica el precio por hoja que la impresión continua (con el respaldo de Ink Jets. La capacidad de imprimir cheques y reclamos juntos fue otro problema que resultó en que los cheques se imprimieran y enviaran por correo por separado de la póliza relacionada o la información de reclamos. en diferentes momentos, sin mencionar el gasto adicional en gastos de envío para dar cabida a envíos adicionales.

Finalmente, las limitadas capacidades de composición de la tecnología (es decir, impresión en blanco y negro y sin opciones de diseño) frustraron los esfuerzos de marketing de la empresa: la correspondencia con los clientes era a menudo rígida por diseño, difícil de leer y no atractiva visualmente. Las plantillas estáticas y las existencias preimpresas eliminaron la posibilidad de realizar campañas de marketing personalizadas sobre la marcha. Tomando todo esto en consideración, la empresa buscó los servicios de un nuevo proveedor con mayor experiencia y tecnología más sofisticada.

En 2016, Exela fue seleccionada para administrar la impresión de reclamos, pólizas y cheques, así como avisos y cartas desde sus instalaciones de Charlotte. Una de las primeras iniciativas fue actualizar a impresoras de inyección de tinta a todo color de alta velocidad; capaz de manejar millones de hojas mensualmente. Un papel único y conectado reemplazó a miles de hojas individuales. Los cheques se produjeron en línea con el resto de los documentos asociados y se empaquetaron y enviaron por correo juntos. Las nuevas máquinas presentaron una solución financieramente más sólida para la empresa. Ya no era necesario preimprimir papel. Las nuevas impresoras de 4 colores también ofrecían un amplio menú de opciones de diseño, lo que permitía a la empresa producir comunicaciones de marketing más legibles y atractivas. Exela utilizó un código de barras 2-D que se colocó en cada pieza de correspondencia, lo que permitió rastrear cada hoja durante toda la producción y hasta el correo.

Confiar todas sus operaciones de impresión y correo a Exela fue beneficioso de varias maneras.

• Ahorro de costos: al utilizar nuevos equipos de inyección de tinta, la compañía evitó los costos asociados con el almacenamiento de grandes volúmenes de papel y cheques, y los costos de impresión por hoja fueron significativamente más bajos. Además, el franqueo se redujo considerablemente gracias a la capacidad de combinar documentos y cheques en un solo paquete.
• Ahorro de tiempo: las impresoras de inyección de tinta son capaces de alcanzar velocidades mucho mayores de forma diaria, mensual y anual; con mayores tasas de utilización y productividad. Las redundancias se eliminaron combinando paquetes directamente desde la impresora.
• Marketing mejorado: el nuevo equipo ofreció un menú amplio de opciones de diseño para un marketing a todo color más específico e impactante; y mayor flexibilidad para adaptarse a solicitudes de impresión personalizadas

A medida que la empresa amplía su base de clientes y el volumen de reclamaciones crece exponencialmente, Exela's cuenta con las instalaciones, el equipo y los recursos necesarios para adaptarse a los requisitos cambiantes de la empresa.

El principal proveedor de seguros dentales del país es cliente de Exela desde hace mucho tiempo. Sirviendo a más de 78 millones de estadounidenses, su negocio requiere imprimir, insertar y enviar por correo a más de 8000 solicitudes de pacientes, declaraciones de Explicación de Beneficios (EOB) y cheques semanalmente. La empresa decidió que su forma tradicional de hacer las cosas, con altos costos y retrasos, necesitaba cambiar. Dependían de un método ineficaz de impresión de cheques con hojas sueltas que implicaba introducir hojas de papel individuales sueltas en la impresora. Se compraron pilas de cheques preimpresos y se fusionaron en el flujo de impresión y se superpusieron electrónicamente en cada hoja de papel. Comprar cheques y almacenar resmas de papel se traducía en costos innecesarios para la empresa. Los retrasos excesivos en el procesamiento fueron otra preocupación, ya que el método de hojas sueltas se limitó a una velocidad de impresión de aproximadamente 130 páginas por minuto. En consecuencia, estaba tardando más en producir, insertar y enviar cheques al cliente.

La compañía había estado utilizando una variedad de servicios de Exela durante los últimos 15 años. Recurrió a Exela en busca de orientación estratégica, ya que buscaba mejorar continuamente los procesos críticos para el negocio. Entonces, cuando Exela introdujo un enfoque más eficiente y rentable, la empresa aceptó con entusiasmo la recomendación. Al cambiar a la tecnología de inyección de tinta, la empresa obtuvo eficiencias en los procesos y ahorros cuantificables tanto en tiempo como en dinero. A diferencia de la impresión de hojas sueltas, la tecnología de inyección de tinta se adapta a la impresión por lotes continua con una única función de papel alimentado a través de la impresora. Además, la tecnología de la impresora de inyección de tinta elimina la necesidad de varios cheques preimpresos.

En general, la empresa se benefició con la tecnología que permitió su transición a métodos de impresión más avanzados y eficientes, lo que generó ahorros de costos, tiempos de respuesta más rápidos y una productividad mejorada.

Específicamente:

• Las impresoras de inyección de tinta son 5 veces más rápidas que el método anterior de la empresa.
• El tiempo de respuesta para la impresión y el procesamiento semanales se redujo en un día y medio.
• Los costos de los cheques disminuyeron de aproximadamente $ 16/1000 a $ 6,90 / 1000.
• Mayor ahorro en papel y cheques.
• Mayor ahorro en almacenamiento de papel y gestión de inventario asociado.
• Productividad mejorada al tiempo que disminuye el número de operadores de máquinas necesarios.