COVID-19の蔓延を遅らせることを目的とした在宅勤務の注文を受けて、ロサンゼルスに本拠を置く法律事務所は、米国に他の2つの事務所を持ち、リモートワークに完全に適応するのに苦労していました。彼らは、ビジネスクリティカルなメールを収集するために、従業員を定期的にオフィスに送る必要があることに気づきました。このプロセスは非効率的であり、メールが遅れ、従業員は不必要なリスクにさらされていました。会社のオフィスではメールのバックログが蓄積されており、非常に迅速に実装できるメールソリューションが必要でしたが、法的文書の処理に関連する厳格なセキュリティ基準を維持するソリューションも必要でした。同社は、CoC追跡と完全な情報セキュリティを提供しながら、数日以内により優れたメールシステムを実装できるパートナーを探していました。

Exelaのデジタルメールルーム（DMR）とWebベースのDMRポータルは、電子媒体を介してリモートワーカーに物理的なメールを配信するための完璧なソリューションを提供します。 Exelaは、COVID-19に対応して、わずか10日以内に実装できる新しいRapid Response Digital MailSolutionを開発しました。この場合、ExelaのRapid Response Teamはお客様と緊密に協力して、48時間以内にソリューションの提案を提示しました。その後まもなく、ビジネス要件ドキュメント、必要な作業範囲（SOW）、および迅速な展開要件を満たす完全な作業範囲記述書を完成させることができました。 Exelaは、メールのバックログと将来のメール量の100％に対処することを提案し、ビジネスの中断を防ぐために、顧客の場所での物理的なメールのピックアップと転送を手配することも提案しました。顧客用に私書箱が設置され、私書箱から近くのエクセラのメール処理センターの1つにすべてのメールをルーティングするプロセスが導入されました。これにより、Digital Mailroomプロセスが実装された後、会社が受信メールを物理的に取得する必要がなくなりました。 SOWに署名してから10日以内に、Exelaは顧客のメールを受信、処理、および配布していました。会社のメール量の100％を処理できるリソースを提供することに加えて、Exelaの処理施設の分散ネットワークとクラウドでホストされるデータ管理機能により、階層化されたディザスタリカバリ保護が保証されます。 Digital Mailroomの顧客は、グローバルな運用フットプリントと柔軟で場所に依存しないソフトウェアプラットフォームによって可能になる、完全な事業継続計画と処理の冗長性によって常に保護されています。

• 10日以内に導入可能なソリューション
• 情報セキュリティの強化
• 再郵送の排除によるコスト削減
• 迅速にスケーラブルな操作
• いつでもどこでもメールにアクセスできるクラウドホスト
• 使いやすいプラットフォームは最小限のトレーニングで済みます
• 事業継続計画と多地域の災害復旧保護
• Exelaまたはサードパーティのワークフローソリューションを使用してダウンストリーム処理を開始するための基本的なソリューションに基づいて構築する機能
• 紙のメールを検索可能で簡単に共有できるようにします

Exelaは、同社のオフィスの70％以上にさまざまなサービスを提供してきた長年のプロバイダーです。サービスの提供はオフィスによって異なりますが、Exelaのデジタルソリューションは、コピー、ファックス、メール、マネージドプリントサービス、スキャンサプライ管理、受信、ホスピタリティサービスの効果的な管理に貢献します。これらはすべて、会社のさまざまな場所でオンサイトで提供されます。

5年間の更新期間が近づくにつれ、Exela Service Delivery Managersは引き続き会社と緊密に協力して、サービスを強化および成長させる新しい方法を発見しました。 Exelaは、現代の法務の進化するニーズに準拠するために、デリバリー戦略を共同で変革し、このクライアントの継続的なビジネスを獲得しました。

課題は、可能な場合はテクノロジーをアップグレードし、ワークフローを改善し、人員配置とクロストレーニングの取り組みを拡大し、すべての場所の単一の連絡先によって管理される、柔軟なオプションを備えた標準化されたスケーラブルな機器プラットフォームを作成することでした。私たちの目標は、コスト削減のアプローチと高品質のホワイトグローブサービスとサポートを提供するというコミットメントを維持しながら、これを実現することでした。

この場合、サービスを拡大するための私たちのアプローチは、まったく新しい従業員を雇うのではなく、会社の既存のスタッフにバッジを付け直して再訓練することに基づいていました。この取り組みの一環として、詳細なトレーニングマニュアルと大規模なマルチトラックトレーニングプログラムの開発が必要です。

必要に応じて、アップグレードされたテクノロジーを導入しましたが、必要に応じて既存の印刷およびスキャンハードウェアを保持し、マシンの総数を減らしてコストを抑えました。単一のクラウドベースの印刷管理システム内ですべての印刷出力のニーズを網羅するカスタムソリューションをお勧めしました。ソリューションアーキテクトは、新しいテクノロジーと既存のテクノロジーを統合するための全体的なビジョンを作成することができたため、すべての場所で統一されたサービスとコミュニケーションモデルに向けて取り組み続けました。

サービスの更新では、テクノロジー対応ソリューションの使用の増加に重点が置かれているため、コンプライアンスの維持に重点を置くようにしました。この場合、お客様のビジネスの性質上、これは特に重要でした。品質保証管理と外部監査により、全体を通して安全で準拠したプロセスが実証されました。

• 初年度の機器を15％節約

• 全体で10％の省力化

• Exelaのマネージドプリントサービスによる27％の節約

• ワードプロセッシングとレコード管理の最適化を支援するコンサルティングサポート

米国の主要都市に12のオフィスを持つ国の法律事務所は、明確で体系化されたプロセスの欠如、一元化されたドキュメント管理構造の必要性、さまざまなオフィスにわたる従業員トレーニングの不十分な形式化、および限られた洞察のために運用に苦労していました。ワークフローが会社のニーズと業界のベストプラクティスと同期しているかどうかを調べます。同社には、ワークロードが大きく変動する可能性のあるリテーナにドキュメントサービス提供担当者がいて、スタッフは頻繁に十分に活用されていませんでした。

同社の本社でのソリューションは、ドキュメントワークフローの改善から始まりました。メインフロアに大きなハブを備えた、24フロアのそれぞれに印刷およびコピーセンターのシステムとして始まったものは、最終的にはメインフロアにある単一の全体的なドキュメントソリューションセンターで構成されるように体系的に削減されました。この一元化されたドキュメント処理センターは、大量かつ多様なジョブ要件に合わせて最適化され、印刷およびコピーの場所の数は大幅に削減されましたが、ユーザーエクスペリエンスとともに、納期と生産能力が大幅に向上しました。

ドキュメントソリューションセンターは、印刷やコピーの作業以上のものを処理するように時間とともに進化しました。公文書を監視し、メタデータの抽出と要約を自動化する高度な電子情報開示システムが導入され、情報収集とケース管理を支援するためにExelaの訴訟サポートソリューションも導入されました。

Exelaと会社との継続的な関係は、相互に有益なパートナーシップと、コラボレーションのための多くの追加の機会を生み出しました。当社の訴訟サポートサービスは、会社にとって非常にミッションクリティカルになっているため、サービス提供チームのメンバーに、訴訟チームと一緒に訴訟を行って業務をサポートするように依頼することがよくあります。それ以来、会社の12の場所のそれぞれで一貫したワークフローを推進するために国民経済計算の構造を作成し、10年以上の関係を継続的に育むために積極的なサービス改善戦略を継続しています。

• 印刷とコピーの統合により、同社は本社のリースフロアスペースを2フロア削減することができました。

• 年間43万ドルの節約とコスト回避

• テクノロジーとプロセスの改善により、契約の最初の3年間でさらに175万ドルの節約が実現しました

• 18か月間で人員需要を35％削減

• エンドユーザーエクスペリエンスと全体的な生産性の向上