各クリーブランドアンカー機関は、異なるシステム、スタッフ、および施設を備えた独自のメールサービスハブを運営しています。これにより、機器、労働力、およびサプライヤーの冗長性、標準化されたUSPS、HIPPA、およびACAコンプライアンス慣行の欠如、および一貫性のないメールの準備、配信、追跡プロセスが発生します。分散型のサービス提供モデルは、追加のオーバーヘッドコストと不動産の非効率的な使用も意味します。機関はテクノロジーの採用に時間がかかり、代わりに手作業による選別やその他の手動プロセスに依存しています。熟練労働者の不在は、処理と配達の遅延とエラーへの扉を開きます。最後に、メールの説明責任とセキュリティを確保するための追跡システムや正式な一連の管理手順はありません。

Case Western University、Cleveland Clinic、University Hospitalsは、Exelaが管理する単一の集中型メールハブを形成するために業務を統合しました。この施設は以下のサービスを提供しています。

• オフィス間宅配便
• アウトバウンド/インバウンドメール収集
• 分類と適切な運送業者への配布
• アウトバウンド/インバウンドパッケージの誘導
• アウトバウンドメータリングと郵便料金の誘導
• 郵便料金の管理と報告
• 配信不能メール/パッケージに関する調査
• 基本的なメールスクリーニング

この施設はクリーブランドのケースウエスタン大学のキャンパス内にあり、周辺地域の経済成長を促進するために地元住民の雇用を奨励しています。 Exelaは、専門知識と技術能力を促進するための包括的なスキル開発リソースとトレーニングを提供します。

この機能は、大量の受信メールと送信メールに対応できるように拡張可能です。現在、Exelaは年間510万通以上のUSPSアウトバウンドメールを処理および計測しています。年間520万通以上のUSPSのインバウンドメール/パッケージを受け取り、分類し、配達します。オペレーションをExelaに移すことにより、ハブは従業員がすぐに利用できるテクノロジーの注入から恩恵を受けます。実装されるテクノロジーには次のものが含まれます。

• メール仕分け自動化技術（2Dバーコード）
• メールメータリング機器/レポート（Novimetrix）
• パッケージ追跡ハードウェアおよびソフトウェア（Podtracker）
• オンラインレポート/データ入力/データベース管理

• 2つの施設を含む冗長なリソースを排除
• 従業員の75％はクリーブランド出身で、周辺地域からの集中度が高い
• アンカー機関の既存のメールサービスのコスト削減が推定20％になる可能性
• 冗長なリソースを再利用および/または排除
• テクノロジーのより効果的な利用とベストプラクティスの実装のための集中化されたメール操作と統合されたワークフロー
• 機密情報の混合を回避するために、より優れたセキュリティと品質管理を実装しました
• 100％の精度を維持しながらプロセス効率を達成
• 現在他のプロバイダーでメールハブ機能を実行している保存済みジョブ
• 広範な専門能力開発リソースを通じて、より高度なスキルを持つ労働力の機会を創出しました

経済的圧力の高まり、地理的フットプリントの拡大、およびより要求の厳しい顧客に直面して、金融機関は周辺ロックボックス処理機能をアウトソーシングし、コア製品のアップグレードと拡張に再び注力することを選択しています。明らかなコスト削減の意味は別として、専用のLockBoxプロバイダーの専門知識に依存することで、企業にいくつかの戦略的利点を提供できます。厳格な規制環境とプライバシーへの懸念の高まりの中で、効果的なセキュリティ管理と強化されたコンプライアンス対策の必要性がこれまで以上に重要になっています。また、多くの組織は、最先端の機器や新しいテクノロジーへの追加投資に負担をかけたくないと考えています。 LockBoxの運用をアウトソーシングすることにより、金融機関は、生産性と競争力の向上のために、リソースと支出を転用および再割り当てする新しい方法を見つけています。

米国のトップ8の金融機関の1つとして、この会社は、絶えず進化し、要求の厳しい市場で競争力を維持する機会を探していました。優れた製品と顧客体験を提供することは、その優先事項の最前線にありました。しかし、6つの異なる都市にまたがるLockBox処理活動を管理するために、勘定系システムから広範なリソースが引き出されていました。銀行はまた、新しいテクノロジーと最新の業界のベストプラクティスを把握するのに苦労していましたが、同時に、卓越したカスタマーサービスを通じて顧客維持率と獲得率を向上させようとしていました。銀行は過去30年間、他のオンサイト業務をExelaにアウトソーシングしてきましたが、リソースの完全な再割り当てに向けて次のステップを踏み出したいと考えていました。顧客データのセキュリティとプライバシーは、銀行にとって追加の考慮事項でした。

戦略的アジェンダを前進させ、この分野の他の人々の専門知識と技術を活用するために、銀行はLockBoxの運用を外部委託することを決定しました。大規模なオンサイト送金の実装に精通した専門のテクノロジープロバイダーの支援を求めました。才能の広大なネットワークのためにExelaを選択しました。用途の広いサービス提供モデル。技術的に高度なアプリケーション。複数のサイトにわたる運用管理の経験。 1億ドル相当のソリューションは、以下を含むように範囲を拡大しました。

• LockBox処理：Exelaは、6か所にわたる会社のLockBox操作のすべての側面を監視および実行する責任があります。既存の施設や設備を活用する。エンドツーエンドソリューションの一部として、Exelaはメールの取得を管理します。画像とデータのキャプチャ。アーカイブ;配達;送金;そして顧客の情報の安全な転送。

• 人事部と協力して移行チームを設立

• 従業員の転換：LockBoxオペレーションの完全な移転を完了するために、Exelaは600人を超えるオンサイト銀行の従業員を従業員に追加しました。これは、このパートナーシップ中に再バッジが付けられた1,500人を超える従業員に追加されます。変換を成功させるために、実装前に次の手順を完了しました。

  • 銀行スタッフと協力して、移行プロセスの重要な目標を決定しました

  • Exelaの人事部門および採用部門と協力して移行チームを設立

  • 移行した従業員のためのピアツーピアサポートと知識移転プログラムの実装

  • 定期的なリズムと料金所の従業員レビューのスケジュール

• 堅牢なディザスタリカバリ/事業継続計画

  • 各アプリケーションまたは重要なインフラストラクチャの回復手順と回復時間の目標

  • テクノロジーリカバリチームの役割と責任

  • コミュニケーション計画

  • テクノロジー回復計画を呼び出す方法の手順

  • 他の計画への依存（テクノロジーを含む）

  • 優先順位付け戦略

  • 頻度と保持を含むバックアップ手順

• 強化されたガバナンスモデル

  • 毎週の会議、ステータスコール、ゲートレビュー

  • 専任のプロジェクトマネージャー

  • 主要なクライアントとExelaの利害関係者間の絶え間ないコミュニケーション

  • SharePointチームサイト

  • 確立された製品要件/仮定/制約

  • チームアクションレポートを作成

  • 実装されたプロジェクトのコスト管理

  • 利用状況ダッシュボード

  • Exelaの上級管理職で構成される運営委員会を設立

  • 変更管理プロセスを開始しました。内部監査とスポンサーのフィードバック手順

Exelaとのパートナーシップは、いくつかの良い結果を生み出しました。最も注目すべきは、過去10年間で4000万ドルのコスト削減です。銀行はまた、業績目標の99％を達成しました。確立されたLockBoxプロバイダーのリソースと専門知識を活用することで、銀行は、卓越したサービスで顧客を喜ばせながら、勘定系製品の開発と提供に業務を専念させることができました。その他の利点は次のとおりです。

• 機器の所有権とメンテナンスへの最小限の投資

• 労働と従業員の賃金の継続

• プライバシーと情報セキュリティのリスクの軽減

• 将来のプロセス改善とコスト削減の機会

• 宅配便/メール配信の信頼性

• 高レベルの処理精度

• 銀行サイト間でのワークフローの一貫性

大規模な州立大学は、Exelaの長年の顧客でした。とりわけ、Exelaは、荷物配達ワークフローを含む大学のメールサービスの管理に成功しており、そのインフラストラクチャは、スタッフが荷物を手動で記録して配達の受信者に通知し、荷物が集荷されるまで保管される荷物室で構成されていました。これは、eコマースの普及が着実に増加し始め、パッケージの量とワークフローに参加する学生の数が増えるまで、最適であることが証明されていました。ただし、ワークフローの量が増えた結果、次のような問題が発生しました。

• 入ってくるすべてのパッケージのための十分なスペースがパッケージルームにありません。
• スタッフが到着を記録し、受信者に通知し、荷物を受け取るために到着するすべての学生に対応するために、就業時間中に十分な時間がありません。
• パッケージルーム周辺の混雑
• 受信者が荷物を受け取るための長い列。

これらの問題は、秋の入居シーズン、期末試験、ホリデーシーズンなどの忙しい時期に悪化しました。

Exelaインテリジェントロッカーは論理的な解決策でした。 Exela Intelligent Lockersは、Exelaの自動化された無人の追跡可能な配送および保管ソリューションであり、パッケージのスマートで安全なエンドツーエンドのCoCを可能にします。大学の選択は、エクセラとの大学の長年の関係の論理的な延長でした。 Exelaと大学は協力して、電子的に操作される個々のストレージユニットのカスタム構成されたキオスクを設計しました。 Exelaは、これらのインテリジェントロッカーを大学のメインダイニングホールとスペースを共有する建物に設置し、午後10時までロッカーにアクセスできるようにしましたが、追加のスタッフは必要ありませんでした。 Exela独自のソフトウェアは、パッケージの受信者に自動通知を送信し、ロッカーのすべての開閉を追跡するように構成されていました。混雑と待ち時間を制御するために、Exelaはキオスクに使いやすく直感的なタッチスクリーンを取り付けました。

学生、従業員、および大学自体は、Exela Intelligent Lockersの安全で、無人で、スペースを節約し、時間を節約するクリックアンドコレクトパッケージワークフローソリューションに満足していました。

• 学生にとっての柔軟性と利便性の向上

• 営業時間の延長

• メールルームスタッフの負担を軽減

• メールルームスペースの負担を軽減

• 効率的で合理化されたパッケージのCoC追跡

• ヒューマンエラーの減少とパッケージセキュリティの向上