法的

著名な法律事務所は、より高い効率と長期的な節約のために、フリートの最適化と戦略的な人員配置ソリューションに投資しています

＃法的

チャレンジ：

紙への厳格な依存とデジタル化への継続的な抵抗により、法務業界はマネージドプリントサービス（MPS）を最大限に活用する準備ができているようです。現在、法律事務所は年収の最大13.7％をドキュメント出力に費やしています。それは維持費と供給費に向かっています。速度が遅く機能が制限されている古いプリンタを利用することで、企業はドキュメントあたりの料金を高くし、機器の修理や交換により多くの投資を行っています。実質的な監査またはレポートツールがなければ、企業は機器の設置面積と実行可能性についての洞察が限られています。使用量、ダウンタイム、ボリュームなどの主要業績評価指標を正確に測定できないため、あらゆる種類の予防的な意思決定や予防保守が妨げられます。

調整された技術サポートがない場合、弁護士は、デバイスの問題のトラブルシューティングや消耗品の交換のために、請求可能な時間を犠牲にすることを余儀なくされます。さらに、使用状況データや効果的な監査証跡がない場合、企業はデータ侵害のリスクの高まりとデータセキュリティ法の違反を懸念しています。

訴訟、サイバーセキュリティ、雇用、不動産など、幅広い分野を専門とするニューヨークを拠点とするAm Law 200法律事務所は、これらの問題の影響を受けた多くの法律事務所の1つでした。多数の機器、古いデバイス、非効率的なワークフロー、および生産性の低さの管理に関連する高コストに苦しんでいる同社は、外部のプロバイダーに支援を求めました。同社の長年のパートナーであり、MPSサービスの定評のあるサプライヤーとして、Exelaは同社のオンサイト業務を引き継ぐ独自の資格を持っていました。

解決：

Exelaは、会社の当面および長期の要件を認識し、労働（人員配置、オンボーディング、トレーニング、パフォーマンスレポート）、および機器の交換、修理、最適化の推奨、供給を含む会社のフリートの完全な管理からなる多面的なソリューションを提示しました。補充、追跡および報告。

  • MPSサービス
    • 実装プロセスを開始する前に、Exelaのチームは、会社の機器の完全な監査を実施して、最適なフリート構成とサイズを決定しました。
    • Exelaは、同社の機器を新しい高速多機能デバイス（MFD）に置き換えました。
    • Exelaは、80台を超えるプリンターのフットプリントを29台のMFDと15台未満のプリンターの組み合わせに削減するのに役立ちました。これは45％のデバイス削減です。
    • Exelaは、会社のフリートの継続的なメンテナンスをサポートするために、すべてのトナー、労働力、および部品を提供しました
    • 一般的な機器の操作：Exelaは紙詰まりを取り除き、紙の在庫を管理しました
    • Exelaは、消耗品の調達、配送、在庫を管理しました。設置されたトナーおよび非トナー用品、および該当する場合はリサイクル用品
    • デバイスのメンテナンス/修理サポート：Exelaのチームは、進行中の機器サービス要求に対応し、事前に確立されたサービスレベル契約に沿ってエスカレーションを管理しました
    • 毎日の機器サービスチェック。紙の補充;予防的なデバイスのメンテナンスと定期的なクリーニング
    • 戦略的推奨事項-ソリューションが完全に展開された後も、Exelaは引き続き会社と協力して、さらなるコスト削減と最適化の強化の機会を特定しました。これには、機器の冗長性を減らすための推奨事項、および不要な修理と交換が含まれていました。継続的な取り組みは、重大なケース関連の活動を混乱させる可能性のあるサービスの中断を減らすことにも焦点を当てていました
  • 人員配置
    Exelaのオンサイトスタッフは、それぞれの分野での熟達度を確保するために厳格なトレーニングを受けました。チームは、すべての機器を毎日積極的にチェックおよび監視し、定期的なキー操作サービスを実行します。Exelaのスタッフは、すべての機器の問い合わせに対する最初の対応者となり、最適な機器の稼働時間を維持するために必要に応じて軽微な修理を完了します。
  • 報告
    Exelaは、会社の業務の透明性を高め、最適化を促進するために、次の内容で構成される月次管理レポートを提供しました。
    • コピー、印刷、スキャンに分けられた各デバイスの総量
    • 特定の請求サイクル中の印刷ジョブの総数と、それらのジョブが時間どおりに完了したかどうかを示すレポート
    • 製本および組み立てジョブの総数
    • 機器サービスコール、コールの長さ、および応答時間の詳細なリスト
    • 会社からの要求に応じた追加アイテム
結果：

過去数年間、同社は、とりわけ労働力の最適化、ソリューショントレーニング、および機器の削減の組み合わせにより、年間10万ドル以上のコストを削減することができました。同社の印刷フリートは、非効率で時代遅れのデスクトッププリンターを新しい多目的オフィス機器に置き換えることで、大幅に削減されました。デバイスの使用状況と個々の印刷ジョブを追跡および監査することで、効率と節約が得られました。実際、無駄な印刷の量は10％減少しました。より厳格なセキュリティ制御と強化されたアクティビティ監視により、データ侵害のリスクが軽減されました。ユーザーがより便利なデバイス構成と印刷オプションを楽しんだため、従業員の生産性が急上昇しました。個々の印刷キューを統合し、フリートサイズを削減することで、同社はIT部門に必要な時間とリソースを削減しました。フリートが完全に最適化されると、同社は二酸化炭素排出量を30％削減することもできました。

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