Les Scanners à Grande Vitesse, un Excellent Premier Pas vers la Transformation Numérique
Même si beaucoup de tâches sont encore réalisées manuellement sur papier, les solutions numériques, simples et rapides, deviennent la norme. Les entreprises de tous secteurs se tournent vers les technologies numériques pour rester compétitives. Elles sont parfois amenées à redéfinir certains aspects de leurs processus fondamentaux afin de tirer le meilleur parti des solutions numériques.
Si une restructuration numérique complète n'est pas forcément indispensable pour toutes les entreprises, c'est le moment idéal pour entamer une réflexion sur la manière dont votre organisation peut amorcer sa transformation numérique. Les dépenses mondiales consacrées à la transformation numérique devraient en effet atteindre 2,3 trillions de dollars en 2023, toutes les entreprises ont donc intérêt à jouer la carte de la numérisation pour rester compétitives et commencer à intégrer davantage de solutions numériques.
Numérisation de documents : un bon début
Même si nous avons parfois l'impression d'être entrés de plain-pied dans une nouvelle ère numérique où même les objets du quotidien sont connectés à Internet et qualifiés d’« intelligents », de nombreux processus commerciaux essentiels reposent encore sur des documents papier. Et si depuis son invention le papier joue un rôle crucial dans l'enregistrement et le partage d’informations, toute dépendance excessive présente de nombreux inconvénients.
Stocker des informations vitales, uniques ou sensibles sur papier peut les exposer à de nombreux risques. Les documents papier peuvent être perdus, endommagés, mal classés ou consultés par des personnes non habilitées. Il n'est par ailleurs pas facile d'accéder aux documents physiques rangés sous clé dans des archives, et cette méthode de stockage peut se révéler coûteuse et gourmande en espace. Grâce à des équipements de pointe, ultra rapides et capables de traiter des volumes importants comme ceux de la gamme de scanners de production IntelliScan Exela qui permettent de transformer rapidement et fidèlement des documents papier en données numériques, la numérisation de documents devient un moyen simple et efficace d'amorcer votre transformation numérique.
Accès à l’information en un clic
L'un des principaux inconvénients du papier est qu'il constitue à bien des égards une véritable prison pour l'information. Impossible de partager facilement ou d’utiliser efficacement les informations stockées sur un document papier sur d'autres systèmes. La numérisation de documents est un premier pas décisif pour rendre l'information plus accessible et exploiter réellement tout son potentiel.
L’IntelliScan est disponible dans une large gamme de modèles de scanners et peut être associé à OpenBox pour capturer les données. Cette solution permet de classifier et d'indexer automatiquement, créant ainsi une plateforme complète de numérisation de documents et d'extraction d'informations. Cette approche facilite également l'intégration d'autres solutions d'automatisation et de transformation numérique en aval, car une grande partie des données et informations stratégiques de votre entreprise sont déjà disponibles. Vous pouvez donc partager des copies par e-mail, réaliser des impressions et toujours avoir une version numérisée sécurisée à portée de main.
Ne perdez pas un seul mot
Certaines entreprises hésitent encore à se lancer dans la numérisation par crainte de perdre des informations au cours du processus. L'optique et le système d'éclairage de haute précision de l'IntelliScan permettent un traitement supérieur des images. L'IntelliScan Raptor effectue un contrôle IQA (image quality assurance) instantané en analysant chaque image en temps réel sur la base des critères de qualité définis par l'utilisateur.
Augmenter la productivité grâce à une numérisation fiable et rapide
Les scanners les plus rapides et les plus fiables : la numérisation de vos documents peut améliorer votre productivité et votre efficacité sur d'autres processus commerciaux. Les documents numérisés peuvent être traités par des machines et d'autres processus automatisés, ce qui permet à vos employés de consacrer plus de temps et d'énergie à des tâches plus importantes afin d'offrir un meilleur service à vos clients.
Accessibilité des archives
Quelle que soit la taille de votre organisation, vous avez toujours une tonne d'informations stockées dans vos archives. L’encombrement d'une seule feuille de papier peut sembler dérisoire, mais lorsque vous cumulez, au fil des années voire des décennies, des formulaires, études de cas, factures, dossiers, bilans et autres documents, le volume devient rapidement impossible à gérer. La numérisation de ces archives permet non seulement d'économiser un espace précieux, mais aussi de rendre les informations plus accessibles, une ressource potentiellement précieuse. Les scanners de production à grande vitesse avec chargeur vous facilitent considérablement la tâche !
Les avantages de la numérisation de documents concernent la quasi-totalité des opérations commerciales, et toutes les entreprises savent désormais que la transformation numérique est la solution essentielle à leur réussite. La nécessité de cette évolution est indéniable, mais les facteurs décisifs restent la méthode à employer et le point de départ. Découvrez comment l’IntelliScan Raptor peut aider votre entreprise – contactez l'un de nos spécialistes pour comprendre comment Exela peut vous accompagner dans votre démarche de transformation numérique.
