Effizientes und effektives Dokumentenmanagement trägt zum reibungslosen Funktionieren von Unternehmen bei. Eine Verbesserung des bestehende DMS kann sich auf die digitale Verwaltung und Organisation von Dokumenten auf lange Sicht in allen Branchen vorteilhaft auswirkten. Die Digitalisierung von Dokumenten wird dabei oft übersehen. Der Umgang mit einer papierbasierten Ansammlung von Dokumenten, Berichten, Bildern und vielem mehr, wird leicht vernachlässigt. Diese Papierarchive häufen sich meistens erst im Laufe der Jahre an. Von der Verbesserung der Zugänglichkeit bis hin zur Erhöhung der Sicherheit gibt es einige gute Gründe, warum es sich lohnt, ein papierbasiertes Archiv zu digitalisieren und dies zu einer Priorität für Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse zu machen.

Bei der Digitalisierung von Dokumenten geht es im Wesentlichen um die Umwandlung physischer Dokumente und Aufzeichnungen in digitale Formate. Durch den Digitalisierungsprozess werden analoge Informationen in leicht zugängliche digitale Strukturen umgewandelt, die sich leicht durchsuchen, teilen und extrahieren lassen. Die Digitalisierung von Dokumenten, sowohl historische oder archivierte Dokumente als auch alle neuen Dokumente, ist ein entscheidender Schritt, um Barrieren zu überwinden.

Es gibt vier essenzielle Gründe, Ihre Dokumente zu digitalisieren:

Erhöhte Sicherheit: Bei physischen Dokumenten besteht die Gefahr, dass böswillig, unbefugt oder versehentlich wichtige Dokumente vernichtet oder entwendet werden. Darüber hinaus müssen sensible Informationen über Kunden oder sogar vertrauliche Dokumente geschützt werden.

Physische Dokumente sind schwieriger zu verwalten und Sie müssen jedes Mal, wenn jemand auf Dokumente zugreift, Protokolle führen. Sie können dennoch nicht gewährleisten, dass die Unterlagen nicht kompromittiert werden.

Die Digitalisierung erhöht die Sicherheit Ihrer Dokumente in vielerlei Hinsicht. Sie können beispielsweise den Zugriff auf Dateien einschränken, sie mit Passwörtern sichern und vieles mehr.

Verfügbarkeit: Durch die Digitalisierung können Sie Dokumente auf einem Online- oder Offline-Server oder in einer privaten oder öffentlichen digitalen Bibliothek ablegen und archivieren und so für Mitarbeiter oder für die Öffentlichkeit leicht zugänglich machen. Natürlich nur bei entsprechender Zugangsberechtigung.
Das Auffinden von Unterlagen in einem Raum voller Dokumente kann entmutigend sein. Durch die Digitalisierung können Sie schnell und problemlos auf erforderliche Informationen zugreifen.

Sie können Ihre Dokumente unter Verwendung von Dateinamenskonventionen speichern, einen Index erstellen, relevante Dateien gruppieren, kategorisieren und Tags versehen, damit sie leicht zu finden sind.

Sparen Sie Platz: Physische Dokumente benötigen natürlich immer mehr Platz. Anstatt also mehr Lagerfläche zu schaffen, können Sie Ihre Dokumente digitalisieren und speichern, um somit Platz in Ihrem Büro einzusparen. Dadurch wird nicht nur Ihre Bürofläche für wichtigere Dinge frei, sondern es ist auch eine kostengünstige Lösung.

Einfaches Teilen: Geben Sie Ihre Dateien weiter und gewähren Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen innerhalb Ihres Unternehmens oder Ihren Kunden unterschiedliche Zugriffe. Die Digitalisierung macht die Arbeit mit Dokumenten und deren gemeinsame Nutzung flexibler. Sie können beim Verfassen von E-Mails einfach relevante Dateien hinzufügen, anstatt sich mit physischen Papierstapeln herumzuschlagen.

Wie können Sie also Ihre Reise zur Digitalisierung von Dokumenten beginnen?

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen, je nachdem wie viele Dokumente es bearbeitet. Ein intelligenter Scanner an Ihrem Arbeitsplatz kann Ihnen dabei helfen, Ihre Dokumente zu verwalten und mit der Digitalisierung zu beginnen.

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