Warum Hochgeschwindigkeits-Scanner ein großartiger erster Schritt für Ihre digitale Transformation sind

 

Während ein erheblicher Teil vieler Geschäftsabläufe immer noch über manuelle und papierbasierte Prozesse abgewickelt wird, werden die Geschwindigkeit und der Komfort digitaler Lösungen schnell zur Norm. Unternehmen aller Branchen setzen auf digitale Technologien, um wettbewerbsfähig zu bleiben, und definieren einige Aspekte ihrer Kernprozesse neu, um die Vorteile digitaler Lösungen besser nutzen zu können. 

Auch wenn eine vollständige digitale Umstellung nicht für jedes Unternehmen erforderlich ist, ist es ein guter Zeitpunkt, um zu prüfen, wie Ihr Unternehmen die digitale Transformation einleiten kann. Angesichts der zu erwartenden weltweiten Ausgaben für die digitale Transformation für das Jahr 2023 von rund  2,3 Billionen US-Dollar, wird es für alle Unternehmen von Vorteil sein, ein gewisses Maß an Digitalisierung bereits hinter sich zu haben, um wettbewerbsfähig zu bleiben und in Zukunft noch mehr digitale Lösungen zu integrieren. 

 

Document Digitisation: Ein guter Ausgangspunkt

Auch wenn es sich manchmal anfühlt, als befänden wir uns mitten in einem neuen digitalen Zeitalter, in dem selbst alltägliche Haushaltsgegenstände mit dem Internet verbunden und als „smart“ gekennzeichnet sind, beruhen viele wesentliche Geschäftsprozesse immer noch auf physischer Papierdokumentation. Und obwohl Papier seit seiner Erfindung eine entscheidende Rolle bei der Aufzeichnung und Weitergabe von Informationen gespielt hat, gibt es viele Nachteile, wenn man sich zu sehr auf Papier verlässt. 

Die Speicherung wichtiger, einzigartiger oder sensibler Informationen auf Papier kann einer Vielzahl von Risiken ausgesetzt sein. Papierdokumente können verloren gehen, beschädigt, falsch abgelegt oder von Unbefugten eingesehen werden. Außerdem ist es nicht einfach, auf physische Dokumente zuzugreifen, die in Papierarchiven eingeschlossen sind. Die Lagerung kann ebenfalls teuer sein und viel Platz beanspruchen. Durch fortschrittliche Hochgeschwindigkeits-Scanner für hohe Volumen wie den IntelliScan-Produktionsscannern von Exela, ist man in der Lage, Papierdokumente schnell und präzise in vollständig digitale Bestände umzuwandeln. Dadurch ist die Dokumentendigitalisierung eine relativ einfache und kostengünstige Möglichkeit, Ihre digitale Transformation einzuleiten.

Ein Klick, um auf Informationen zuzugreifen

Einer der größten Nachteile von Papier ist, dass es in vielerlei Hinsicht ein Informationssilo darstellt. Informationen, die auf einem Papierdokument gespeichert sind, können nicht ohne weiteres mit anderen Systemen und Funktionen geteilt und verwendet werden. Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein wichtiger erster Schritt, um Informationen zugänglicher zu machen und ihr wahres Potenzial voll auszuschöpfen.

IntelliScan bietet eine Reihe von Scannern und kann mit OpenBox gekoppelt werden, um die Daten zu erfassen. Es kann klassifizieren und indizieren und schafft so eine stabile End-to-End-Plattform für die Digitalisierung von Dokumenten und die Extraktion von Informationen. Dies erleichtert auch die Integration weiterer nachgelagerter Automatisierungs- und digitaler Transformationslösungen, da viele der kritischen Daten und Informationen Ihres Unternehmens bereits verfügbar sind. So können Sie Kopien per E-Mail versenden, Ausdrucke erstellen und haben immer eine sichere digitalisierte Kopie bei sich vor Ort.

Verpassen Sie kein einziges Wort 

Manche Unternehmen zögern bei der Digitalisierung, weil sie befürchten, dass dabei Informationen verloren gehen. Die Präzisionsoptik und Beleuchtung des IntelliScan Raptors sorgen für eine hervorragende Bildverarbeitung. Der IntelliScan Raptor führt eine 
Inline-Bildqualitätssicherung (IQA) durch, indem er jedes Bild in Echtzeit anhand einer Reihe von benutzerdefinierter Qualitätsmetriken prüft, die potenziellen Fehler erkennen.

Höhere Produktivität durch zuverlässige und schnelle Digitalisierung

Schnellste und zuverlässige Scanner, die Ihre Dokumente digitalisieren, können Ihre Produktivität und Effizienz in anderen Geschäftsprozessen verbessern. Digitale Dokumente können von Bots und anderen automatisierten Prozessen verarbeitet werden, sodass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit und Energie für Aufgaben mit höherer Priorität konzentrieren können, die Ihren Kunden einen besseren Service bieten.

 

Historische Aufzeichnungen zugänglich machen

Unabhängig von der Größe des Unternehmens gibt es immer eine Menge Informationen, die in den Unternehmensarchiven gespeichert sind. Ein einzelnes Blatt Papier scheint nicht viel Platz einzunehmen, aber wenn es sich um Jahre oder sogar Jahrzehnte alte Formulare, Fallstudien, Aufzeichnungen, Fallakten, Konten und anderen Dokumenten handelt, kann es schnell zu Platzproblemen kommen. Durch die Digitalisierung dieser alten Archive kann nicht nur wertvoller Platz gespart werden, sondern auch der Zugriff auf Informationsrückstände - eine potenziell wertvolle Ressource – erleichtert werden. Und Hochgeschwindigkeits-Produktionsscanner mit Einzug machen diese Aufgabe sehr viel einfacher!

Die Vorteile der Dokumentendigitalisierung umfassen nahezu alle Facetten des Geschäftsbetriebs, und mittlerweile weiß jedes Unternehmen, dass die digitale Transformation der Weg in die Zukunft und für den Erfolg entscheidender ist. Die Notwendigkeit einer Transformation ist unbestreitbar – entscheidend ist, wie und wo Sie beginnen. Erfahren Sie, wie der IntelliScan Raptor die richtige Lösung für Ihr Unternehmen sein kann – wenden Sie sich an einen unserer Spezialisten und erfahren Sie, wie Exela Sie auf Ihrem Weg der digitalen Transformation unterstützen kann.