由于在家待在家里的订单意在减慢COVID-19的普及，一家位于洛杉矶的律师事务所在美国设有另外两个办事处，该公司正在努力完全适应远程工作。他们发现他们仍然需要定期将员工派到办公室以收集关键业务邮件。事实证明，此过程效率低下，邮件被延迟，员工面临不必要的风险。公司办公室积压了许多邮件，需要一种可以很快实施的邮件解决方案，但同时也要维护与处理法律文件有关的严格安全标准。该公司正在寻找可以在几天之内实施更好的邮件系统，同时还提供产销监管链跟踪和全面信息安全性的合作伙伴。

Exela的数字邮件室（DMR）和基于Web的DMR门户提供了一种理想的解决方案，用于通过电子介质将物理邮件分发给远程工作人员。作为对COVID-19的回应，Exela开发了一种新的快速响应数字邮件解决方案，该解决方案能够在10天内实施。在这种情况下，Exela的快速响应团队与客户密切合作，在48小时内提出了解决方案建议。此后不久，就可以完成一份完整的工作说明，以满足业务需求文档，所需的工作范围（SOW）和快速部署的要求。 Exela提供了解决积压的邮件以及未来邮件量的100％的方法，并且还提供了安排在客户所在地提取和传输物理邮件的方式，以防止业务中断。为客户建立了一个邮政信箱，并建立了一个流程，将所有邮件从邮政信箱路由到Exela附近的邮件处理中心之一。这确保了一旦实施数字邮件室流程，公司就不必物理检索任何传入的邮件。在签署SOW的10天之内，Exela正在接收，处理和分发客户的邮件。除了提供能够处理公司100％邮件量的资源外，Exela的分布式处理设施网络和云托管的数据管理功能还可以确保分层灾难恢复保护。 Digital Mailroom客户始终受到完整的业务连续性计划和处理冗余的保护，而全球业务足迹和灵活的，与位置无关的软件平台则使之成为可能。

• 解决方案可在10天内部署
• 加强信息安全
• 通过消除转寄邮件节省成本
• 快速可扩展的操作
• 随时随地通过云托管访问邮件
• 易于使用的平台需要最少的培训
• 业务连续性计划和多区域灾难恢复保护
• 能够在基本解决方案的基础上使用Exela或第三方工作流解决方案启动下游处理
• 使纸质邮件可搜索并易于共享

Exela是公司70％以上办事处的长期服务提供商。虽然服务交付因办公室而异，但Exela的数字解决方案有助于有效地管理复印，传真，邮件，受管理的打印服务，扫描供应管理，接待和接待服务-所有这些均在公司的各个位置现场交付。

随着五年更新期的临近，Exela服务交付经理继续与公司紧密合作，以发现增强和发展我们服务的新方法。 Exela协同改变了我们的交付策略，以适应现代法律实践不断发展的需求，并赢得了该客户的持续业务。

面临的挑战是在可能的情况下升级技术，完善工作流程，扩大人员配备和进行交叉培训，以及创建具有灵活选项的标准化，可扩展设备平台，该平台由遍布所有地点的单点联系进行管理。我们的目标是做到这一点，同时保持我们的节约成本方法以及我们对提供优质白手套服务和支持的承诺。

在这种情况下，我们扩展服务的方法是基于对公司现有员工进行重新标记和再培训，而不是雇用全新的劳动力。这项工作的一部分需要制定详细的培训手册和广泛的多轨培训计划。

必要时，我们引入了升级技术，但在适当的情况下，我们还保留了现有的打印和扫描硬件，并减少了机器总数，以降低成本。我们推荐了一个定制解决方案，该解决方案应在单个基于云的打印管理系统中涵盖所有打印输出需求。我们的解决方案架构师能够为集成新技术和现有技术创建一个整体愿景，以便我们继续致力于在所有地点建立统一的服务和通信模型。

由于我们的服务更新着重于技术支持解决方案的更多使用，因此我们确保将重点放在保持合规性上。在这种情况下，由于客户业务的性质，这一点尤为重要。质量保证控制和外部审核证明了整个过程都是安全，合规的。

• 第一年节省15％的设备

• 整体节省10％的人工

• 通过Exela的托管打印服务节省27％

• 咨询支持可帮助优化文字处理和记录管理

一家在美国主要城市设有12个办事处的全国性律师事务所在运营方面遇到了困难，原因是缺乏明确和编纂的流程，缺乏集中化的文件管理结构，各个办事处的员工培训正规化不足以及洞察力有限工作流程是否与公司的需求和行业最佳实践保持同步。该公司在保留者上有文件服务交付助理，他们的工作量可能会剧烈波动，并且其员工经常没有得到充分利用。

在公司的公司总部，我们的解决方案始于改善文档工作流程。最初是在24层中的每一个上都有一个打印和复印中心系统，而在主层中有一个较大的集线器，后来被系统地缩减为最终在主层中只有一个整体的文档解决方案中心。这个集中式文档处理中心针对大量和多样化的工作需求进行了优化，尽管打印和复印位置的数量大大减少，但交付时间和生产能力以及用户体验得到了显着改善。

随着时间的推移，文档解决方案中心不断发展，不仅可以处理打印和复印工作，还可以处理更多的工作。建立了一个先进的电子数据展示系统，该系统可监视公共法院记录并自动进行元数据提取和汇总，并且还引入了Exela的诉讼支持解决方案，以帮助协助情报收集和案件管理。

Exela与公司的长期关系已建立了互惠互利的伙伴关系，并带来了许多其他合作机会。我们的诉讼支持服务对公司已变得至关重要，因此他们经常要求我们的服务交付团队的成员与诉讼团队一起旅行以进行审判，以支持其运营。此后，我们创建了国家帐户管理结构，以在公司的十二个地点中的每个地点推动一致的工作流程，并且我们将继续采取积极的服务改进策略，以不断培育我们十多年的合作关系。

• 打印和复印合并使公司将其公司总部的租赁面积减少了两层

• 每年节省和节约成本430,000美元

• 技术和流程的改进在合同的前三年节省了175万美元

• 在18个月内将人员需求减少了35％

• 改善最终用户体验和整体生产力