承保支持得到重大改头换面，以提高成本节省和效率

一家《财富》 100强财产和意外伤害保险提供商需要全面改革其商业业务，以承保支持基础设施和程序。它的业务分布在七个不同的地区和管理者中，这带来了几个问题。排名最高的是不一致的做法，这为不遵守内部和内部标准打开了大门。分散的流程导致昂贵的工作流程冗余和效率低下。不可靠的支持导致保险人承担了这些行政职责；使他们摆脱核心责任。无效的承保支持也导致更长的政策制定和处理时间，关键任务通常需要长达2周的时间才能完成。总而言之，公司的承保支持操作，包括人员配置，流程和系统，都需要进行全面的改版。如果没有解决方案，该公司就有遭受金钱和客户损失的风险。

缺乏工作流程/过程的标准化和一致性-由于每个部门在单独的管理下各自为政，因此区域运营之间的流程和工作流程未标准化。此外，一些工人在同一办公室内遵循不同的程序集，在某些情况下，它们依赖于五个以上的不同应用程序来研究历史政策信息。没有监控员工绩效，确保合规性和问责制的控制措施，导致员工与办公室之间绩效水平的差异。没有清晰的监管流程链，当操作从一个阶段转移到另一个阶段时，就需要这样做。缺乏标准的程序和任务会导致某些工作被多名员工重复进行。

支持不一致—承保支持人员分布不均，运营效率低下，导致组间工作负载不平衡。通常，小组负担的工作量超出其处理能力，而其他时候，工作量不足以使他们忙碌。同样，由于无法在办公室之间移动工作，导致一个办公室的某些工作落后六个月，而其他办公室则有带宽。

缺乏内部控制—没有任何标准的审核程序来确保符合要求，例如法律通知的时间，代理商和被保险人的通知要求，正确的表格和邮件类型等。此外，没有适当的监控措施工人的生产力，这导致延迟和资源利用效率低下。

过时的/劳动密集型程序—为了使事情更糟，员工严重依赖过时且费时的方法来收集，记录和组织数据。由于将内容剪切并粘贴到Excel电子表格中，以及将信息访问并输入到多个数据库中，因此效率低下是系统固有的问题。该系统无法让支持人员识别供保险商审核的问题，从而迫使保险商在每条记录中寻找问题。

自2005年以来，Exela为该公司提供了广泛的服务，包括邮件服务，影像处理，车队管理和前台支持。作为其值得信赖的合作伙伴，Exela是承担公司所有承保支持业务管理工作的自然选择。为了提高承保支持效率，Exela记录了所有任务并制定了SLA和QA措施。 Exela还使用六西格玛（Six Sigma）黑色腰带审查了工作流程，该腰带确定了多个效率提升。

Exela承担的一些任务包括：

• 创建背书并检查表格的完整性和准确性
• 访问和研究历史政策信息
• 查找并更正车辆登记号错误，并将信息传输到DMV
• 提取每周报告并分发给包销经理以检查系统错误
• 输入政策变更；续订，恢复，不续订和取消（通过电子邮件接收）到计算机化
• 接收支票并将支票路由到现场现金部门的开票部门进行处理
• 监视邮箱以获取来自索赔的风险咨询通知电子邮件，并为保险人创建通知任务
• 定期答复被保险人，理赔人和代理商人员有关表格，承保程序和文件信息的询问
• 从商业车队政策中添加和删除驾驶员和车辆，以及在所有驾驶员上运行机动车记录

选择外包承保支持活动时，公司的主要举措之一就是将业务合并到两个地点。采用更加集中化的业务模型在多个方面都有帮助。首先，经理人数从7人减少到1人。并且建立了一套统一的程序，每个站点的所有工人都遵循该程序。更加集中的配置还促进了最佳实践在员工和位置之间的自由流动。通过消除冗余并根据需要重新分配劳动力来优化资源利用。

• 通过合并为两个站点，该公司实现了15％的节省，并且通过在整个组织中实施最佳实践而额外节省了12％
• 完成管理任务的时间从两周减少到25小时
• 在将业务外包给Exela之前，该公司仅实现了50-60％的SLA。 Exela接管后，已满足超过99％的SLA
• 减轻了包销助理的重复性管理任务，例如处理DMV请求和报告错误等。
• 消除和/或合并受监视的电子邮件箱可以缩短对代理的响应时间并更快地创建要处理的任务
• 通过消除工作积压并实施更简化的流程，客户可以及时收到溢价通知