Un administrador de beneficios líder estaba luchando por mantener sus operaciones internas de impresión y correo, sufriendo altos costos generales y baja productividad. La compañía estaba incurriendo en costos innecesarios para mantener tres instalaciones en América del Norte, con pies cuadrados desperdiciados y una subutilización de equipos. Estaba experimentando un alto volumen de inventario (más de 5.000 artículos individuales) porque carecía de capacidades de impresión integradas, así como de un sistema de gestión de inventario digital. Su infraestructura no admitía la automatización: los trabajadores tenían que acomodar manualmente trabajos altamente personalizados para cada cliente, lo que requería tiradas de impresión adicionales y un inventario de selección e igualación para el cumplimiento del kit. Tampoco existía una solución inherente de recuperación ante desastres / continuidad empresarial. Esto significaba que los materiales tenían que enviarse físicamente de un lugar a otro, lo que resultó en un retraso de 2 días. Los flujos de trabajo fragmentados y basados en manuales (cumplimiento de kits) condujeron a una baja productividad en todos los sitios y a una impresión y una entrega más lentas. Por último, las operaciones de producción no se estaban apalancando para líneas de negocio adicionales.

Para abordar estos desafíos, Exela absorbió todas las operaciones de procesamiento de entrada y salida de impresión y correo de la compañía, que incluían: producción, cumplimiento, gestión de correo de devolución, optimización postal, optimización de inventario de la cadena de suministro y gestión de comunicaciones con el cliente. Para empezar, todas las operaciones se migraron al Mega Centro y las instalaciones de producción de Exela. Esto alivió a la empresa de los excesivos costos generales de bienes raíces, seguridad, tecnología e infraestructura. La implementación se implementó en el transcurso de un año para acomodar la transferencia de cientos de trabajos individuales, mientras que las pruebas de aceptación del usuario se llevaron a cabo en una de las instalaciones antes de que se pusiera en funcionamiento cualquier trabajo. Para ayudar a simplificar, estandarizar y unificar las operaciones; Exela rebautizó a más de doscientos trabajadores. Anteriormente, los procesos manuales, como las actividades personalizadas de impresión y cumplimiento, estaban automatizados. Exela también pudo aprovechar su amplia red de proveedores para asegurar las tarifas más competitivas e impulsar economías de escala.

• Reducción del gasto total en un 20%; Se prevé que los ahorros aumenten año tras año a través de la reingeniería de valor.
• Proporcionó una solución escalable que satisface los picos repentinos de demanda y el crecimiento futuro
• Operaciones optimizadas mediante la creación de flujos de trabajo fluidos; eliminar bienes inmuebles y recursos infrautilizados; e integrando automatización
• Eliminó la necesidad de realizar inversiones de capital.
• Impulsó economías de escala utilizando el ecosistema de proveedores de Exela de $ 1 mil millones en gastos de adquisición
• Riesgo mitigado a través de empleados altamente capacitados, documentación detallada del proceso y planes de continuidad comercial comprobados.
• Gestión eliminada de la mano de obra por horas
• Se introdujeron nuevas capacidades de impresión de inserción en color para reducir el tiempo, los volúmenes de inventario y los recursos manuales.

Un gran sistema hospitalario de Georgia estaba luchando por contratar y retener suficientes codificadores calificados para satisfacer la demanda y mantener un nivel aceptable de cuentas no facturadas. La administración del hospital buscaba reducir los costos de HIM, incluida la capacitación, la TI y el personal. Las operaciones de codificación eventualmente se trasladarían fuera del sitio, pero la transición debía ser incremental para garantizar la continuidad del servicio.

LexiCode, una marca de Exela, inició el compromiso empleando codificadores con credenciales completas en el lugar del hospital principal. Durante este tiempo se realizó una evaluación operativa que cubría el volumen de trabajo, políticas y procedimientos, estándares de producción y planes de personal. Luego, los servicios de codificación comenzaron a migrar fuera del sitio al Centro de codificación remota de LexiCode. Las operaciones de codificación en los tres hospitales de la red se cambiaron poco después.

• Cuentas no facturadas reducidas de ~ $ 14 millones por semana a $ 2-3 millones

• Tiempo de respuesta de 48 horas

• Soporte de codificación 7 días a la semana

• Calidad de codificación mejorada (verificado por auditoría externa)

• Reducción de costos y demandas de personal